In dit artikel lees je wat automatische incasso is, welke providers je kunt koppelen, waar je meer informatie vindt om de koppelingen in te stellen en welke velden in AdminPulse aan automatische incasso zijn gerelateerd.
👉 Belangrijk: AdminPulse kan zelf geen incasso- of SEPA-bestanden aanmaken. De incasso wordt uitgevoerd via een gekoppelde provider.
Wat is automatische incasso en hoe werkt het met AdminPulse?
Bij automatische incasso geeft je klant toestemming om facturen automatisch van zijn bankrekening te laten afschrijven. Het werkt als een automatische betaling: je klant hoeft niets te doen en jij bent verzekerd van betaling.
De incasso en de configuratie van het moment waarop wordt geïncasseerd gebeuren bij de gekoppelde provider (Twikey of Mollie), niet in AdminPulse. De betalingsstatus wordt daarna teruggestuurd naar AdminPulse, zodat de status van je facturen altijd up-to-date blijft.
Waarom automatische incasso gebruiken?
- Tijd besparen: je hoeft geen bankrekeningen meer te controleren of betalingen handmatig te koppelen.
- Betere cashflow: voorspelbare betalingen en minder achterstallige facturen.
- Tevreden klanten: ze hoeven niet meer te onthouden om te betalen.
Het resultaat: betalingen worden automatisch verwerkt en gemarkeerd in AdminPulse. Meer tijd voor belangrijkere taken, minder zorgen over onbetaalde facturen.
Welke incassoproviders kun je koppelen?
Er zijn momenteel twee providers die automatische incasso aanbieden en vanuit AdminPulse gekoppeld kunnen worden:
| Provider | Handleiding |
|---|---|
| Twikey | Betalingsintegratie: Twikey |
| Mollie | Betalingsintegratie: Mollie |
De concrete stappen om de koppeling te activeren hangen af van de gekozen provider. Alle details vind je in de handleidingen hierboven.
💡 Pas je factuursjablonen aan zodra je automatische incasso gebruikt. Toon bijvoorbeeld geen betaalreferentie meer op de pdf en vermeld duidelijk dat de betaling automatisch via incasso gebeurt. Zo voorkom je verwarring bij je klanten. Lees hiervoor ook de volgende artikelen:
- FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en laat ik die op de factuur zien?
- E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden
💡 Er is ook een koppeling mogelijk met Payt via de AdminPulse API. Deze integratie wordt niet opgezet in AdminPulse, maar via Payt. Meer informatie vind je op hun website: https://paytsoftware.nl/integraties/.
Wat gebeurt er als er een mandaat wordt aangemaakt?
- De betaalmethode van de klant wordt automatisch aangepast naar Automatische incasso.
- De bankrekeninggegevens van de klant worden opgeslagen.
- De gekozen rekening wordt gemarkeerd als automatische incasso.
- De mandaatreferentie wordt bewaard.
Zo weet AdminPulse voortaan dat facturen voor die klant automatisch via incasso worden geïnd.
Velden in AdminPulse die relevant zijn voor automatische incasso
Overzicht van de belangrijkste velden die betrekking hebben op automatische incasso in het relatiedossier van een klant:
| Sectie in het relatiedossier | Veld | Toelichting |
|---|---|---|
| Facturatie > Factuurgegevens en instellingen | Betaalmethode | Kies: handmatig of automatische incasso. Gesynchroniseerd met het veld in Accountant info. |
| Facturatie > Factuurgegevens en instellingen | Mandaat referentie (incasso) | Referentie van het mandaat (Twikey/Mollie). Wordt automatisch ingevuld door AdminPulse. |
| Accountant info > Financieel | Betaalmethode | Zelfde keuze als hierboven. Gesynchroniseerd met de sectie Facturering. |
| Accountant info > Bankrekeningen | IBAN, BIC, banknaam, … | Overzicht van de rekeningen van de klant. Bij automatische incasso worden deze automatisch ingevuld via Mollie of Twikey. |
| Accountant info > Bankrekeningen | Checkbox: Incasso | Duid aan welke rekening voor incasso wordt gebruikt. Er kan maar één rekening per relatiedossier worden ingesteld. |
Alternatieven voor automatische incasso buiten AdminPulse
Met SEPA (Single Euro Payments Area) kun je betalingen automatisch innen via je bank. De klant ondertekent een SEPA-mandaat en de banken verwerken de betaling rechtstreeks.
👉 AdminPulse kan geen SEPA-bestanden aanmaken. Dit doe je via een extern pakket of je boekhoudsoftware.
💡 Goed om te lezen
- Meer info over transacties en hoe je deze kunt raadplegen en beheren in AdminPulse: Overzicht: Betalingsverrichtingen en betalingen koppelen, opvolgen en beheren
- Gebruik je automatische incasso en wil je je factuursjablonen daarop afstemmen? Lees dan:
FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en laat ik die op de factuur zien? - Wil je je e-mailsjablonen aanpassen en de betaalmethode in de e-mail tonen? Zie:
E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden