FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en laat ik die op de factuur zien?

Voor elke klant kun je in AdminPulse aangeven hoe facturen betaald zullen worden: handmatig of via automatische incasso. Deze betaalmethode kan vervolgens automatisch op de factuur worden weergegeven, met een aangepaste tekst, door gebruik te maken van conditionele invulvelden in je factuursjabloon. In dit artikel laten we je zien hoe je dat instelt.

💡Wil je de betaalmethode ook vermelden in facturatie-e-mails? Lees dan dit aanvullende artikel: E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden.

Betaalmethode instellen per klant

Volg deze stappen om de betaalmethode per klant in te stellen:

1. Open het relatiedossier van de klant.
2. Ga naar Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
3. Selecteer bij Betaalmethode een van de volgende opties:
   • Handmatig
   • Automatische incasso

💡 De gekozen methode bepaalt welke tekst op de factuur verschijnt wanneer je de juiste conditionele velden toevoegt in je sjabloon.

Factuursjabloon aanpassen met conditionele betaaltekst

Bij automatische incasso wil je voorkomen dat de klant de betaalreferentie gebruikt en alsnog handmatig betaalt. Geef daarom duidelijk op de factuur aan dat de betaling automatisch wordt uitgevoerd. Gaat het om handmatige betaling, vermeld dan juist wél de betaalreferentie. Zo ontvangt de klant geen tegenstrijdige informatie en voorkom je foutieve of dubbele betalingen.
Hieronder laten we zien hoe je die conditionele tekst toevoegt aan het factuursjabloon.

💡 Werk je voor het eerst met factuursjablonen of invulvelden? Lees dan zeker dit artikelreeks: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse

Het factuursjabloon bewerken

1. Ga naar Instellingen > Factuursjablonen.
2. Download het sjabloon dat je wilt bewerken via het download-icoon (houd er rekening mee dat er per taal een apart sjabloon kan bestaan).
3. Open het Word-document en ga naar het gedeelte waar je normaal de betaalinstructies plaatst.
4. Vervang of vul de bestaande tekst aan met onderstaand codeblok.
5. Sla het document op nadat je de wijzigingen hebt doorgevoerd.
6. Upload het aangepaste sjabloon opnieuw via de knop met de twee pijlen.
7. Bekijk een voorbeeldfactuur met testgegevens via de knop met het oog-icoon en controleer of de betaaltekst correct wordt weergegeven. Pas indien nodig het sjabloon opnieuw aan.

Codeblok voor conditionele betaaltekst

{IF RelationPaymentMethodDirectDebit}De betaling zal automatisch via automatische incasso van uw bankrekening worden uitgevoerd.
{ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit} {IF RelationPaymentMethodManual}Gelieve het factuurbedrag over te maken onder vermelding van {PaymentReference}.{ENDIF RelationPaymentMethodManual}

👉 De tekst binnen de conditionele velden is slechts een voorbeeld. Je kunt deze vervangen door een eigen boodschap. Laat wel altijd het {IF ...} en {ENDIF ...} gedeelte ongewijzigd staan.

Gebruik IF-velden ook afzonderlijk

Je hoeft het volledige voorbeeld hierboven niet te gebruiken. Je kunt de {IF RelationPaymentMethodDirectDebit} en {IF RelationPaymentMethodManual} velden ook afzonderlijk toepassen. Zo bepaal je zelf wanneer bepaalde informatie op de factuur verschijnt, afhankelijk van de gekozen betaalmethode.

💡 Voorbeeld: wil je klanten die nog handmatig betalen aanmoedigen om over te stappen op automatische incasso? Toon dan een aangepaste boodschap bij handmatige betaling:

{IF RelationPaymentMethodManual}Kies voor automatische incasso en ontvang 2% korting op je volgende factuur.{ENDIF RelationPaymentMethodManual}

Facturen in meerdere talen

Voor elke factuur kiest AdminPulse automatisch het sjabloon in de taal van de klant. Zorg er dus voor dat je alle taalversies van elk sjabloon aangepast hebt met de conditionele velden en de correcte vertaling van de tekst.

Voorbeeldsjablonen in AdminPulse

Wil je snel zien hoe je de invulvelden kunt gebruiken? In het scherm Instellingen > Factuursjablonen vind je enkele voorbeeldsjablonen waarin de conditionele velden al zijn verwerkt.
Gebruik deze sjablonen gerust als inspiratie of als uitgangspunt voor het maken van je eigen aangepaste factuursjabloon.

Hieronder zie je twee voorbeeldfacturen: een met de tekst voor automatische incasso en een met de tekst voor handmatige betaling:

💡 Goed om te lezen

• Wil je de betaalmethode ook in een e-mailsjabloon gebruiken? Bekijk dan: E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden
• Meer informatie over hoe automatische incasso werkt en welke providers je kunt koppelen: Automatische incasso en AdminPulse – een overzicht