Met conditionele invulvelden maak je de tekst in een e-mailsjabloon dynamisch. Bepaalde passages verschijnen alleen als aan een voorwaarde is voldaan, zoals het type klant, de betaalmethode of de Peppol-status. Zo stuur je een relevante, gepersonaliseerde e-mail zonder meerdere sjablonen te hoeven beheren.
馃憠 Dit artikel bouwt voort op E-mailsjablonen - invulvelden. In dat artikel lees je hoe je gewone invulvelden toevoegt en welke invulvelden beschikbaar zijn.聽
Dit artikel legt uit hoe je tekst conditioneel toont op basis van klant- of factuurgegevens.
Hoe werkt een conditioneel invulveld?
Een conditioneel invulveld bestaat uit een openingstag, de tekst die je wilt tonen en een sluitingstag. De tekst tussen de twee tags verschijnt alleen als de voorwaarde geldt.
De basisstructuur ziet er zo uit:
{IF_veldnaam}Tekst die je wilt tonen.{ENDIF_veldnaam}
Vervang veldnaam door het veld waarvoor je een voorwaarde wilt instellen.
Er zijn verschillende logische varianten, afhankelijk van wat je wilt controleren:
-
{IF_veldnaam}...{ENDIF_veldnaam}toon de tekst als de voorwaarde geldt. -
{IFNOT_veldnaam}...{ENDIFNOT_veldnaam}toon de tekst als de voorwaarde niet geldt. -
{IFNOTEMPTY_veldnaam}...{ENDIFNOTEMPTY_veldnaam}toon de tekst als het veld niet leeg is. -
{IFEMPTY_veldnaam}...{ENDIFEMPTY_veldnaam}toon de tekst als het veld leeg is.
馃挕 Je kunt conditionele blokken ook nesten: je plaatst dan een {IF_...} binnenin een ander {IF_...}. Zo toon je tekst alleen wanneer meerdere voorwaarden tegelijk gelden, bijvoorbeeld wanneer een Peppol-verzending mislukt is.
馃挕 De velden met {IF_} zijn beschikbaar via het zoekveld + Invulvelden toevoegen onderaan de e-mailsjablooneditor.
Gebruik de knop {Invulvelden} om de volledige lijst met beschikbare invulvelden te openen.
Tekst tonen als een voorwaarde geldt of niet geldt
Gebruik {IF_...} als tekst moet verschijnen wanneer een voorwaarde geldt. Gebruik {IFNOT_...} als tekst juist moet verschijnen wanneer die voorwaarde niet geldt.
Hieronder vind je voorbeelden van invulvelden die je met deze logica kunt gebruiken, gegroepeerd per type gegevens. De tabellen tonen telkens de variant {IF_...}.
Betaalmethode
Gebruik deze conditionele invulvelden als je een andere tekst wilt tonen op basis van de betaalmethode van de klant. Je stelt de betaalmethode in via Relatiedossier > Accountant info > Financieel.
馃憠 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.paymentmethod.manual}...{ENDIF_relation.paymentmethod.manual} |
De klant betaalt via handmatige overschrijving. |
{IF_relation.paymentmethod.direct}...{ENDIF_relation.paymentmethod.direct} |
De klant betaalt via automatische incasso. |
Voorbeeld:
{IF_relation.paymentmethod.manual}
Gelieve het bedrag over te maken naar rekeningnummer IBAN: {company.iban}.
Gebruik als omschrijving: {invoice.paymentReference}.{ENDIF_relation.paymentmethod.manual}{IF_relation.paymentmethod.direct}
Het factuurbedrag wordt automatisch van uw rekening ge茂ncasseerd via automatische incasso.{ENDIF_relation.paymentmethod.direct}
馃挕 Wil je de betaalmethode ook dynamisch tonen op de factuur zelf? Lees dan FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en laat ik die op de factuur zien?
BTW-tijdvak
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de tekst wilt aanpassen aan het BTW-tijdvak van de klant. Dat is handig als je in een e-mail wilt verwijzen naar deadlines of aangiftefrequentie. Je stelt het BTW-tijdvak in via Relatiedossier > Accountant info > BTW.
馃憠 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.vatperiodicity.monthly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.monthly} |
BTW-periodiciteit is "Maandelijks". |
{IF_relation.vatperiodicity.quarterly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.quarterly} |
BTW-periodiciteit is "Per kwartaal". |
{IF_relation.vatperiodicity.yearly}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.yearly} |
BTW-periodiciteit is "Jaarlijks". |
{IF_relation.vatperiodicity.smallenterprise}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.smallenterprise} |
BTW-periodiciteit is "Vrijstelling kleine ondernemingen". |
{IF_relation.vatperiodicity.notsubjecttovat}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.notsubjecttovat} |
De klant is niet BTW-plichtig. |
{IF_relation.vatperiodicity.unknown}...{ENDIF_relation.vatperiodicity.unknown} |
BTW-periodiciteit is onbekend of niet ingesteld. |
Voorbeeld:
{IF_relation.vatperiodicity.monthly}
Als maandelijkse BTW-plichtige dien je je aangifte elke maand in v贸贸r de 20e.{ENDIF_relation.vatperiodicity.monthly}{IF_relation.vatperiodicity.quarterly}
Als kwartaalaangever dien je je BTW-aangifte in v贸贸r de 20e van de maand na het kwartaal.{ENDIF_relation.vatperiodicity.quarterly}
Type relatie
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de aanspreking of inhoud wilt aanpassen aan het type relatie: een priv茅persoon, een bedrijf of een eenmanszaak. Je stelt het type relatie in via Relatiedossier > Identificatie.
馃憠 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_relation.isPerson}...{ENDIF_relation.isPerson} |
De relatie is een priv茅persoon. |
{IF_relation.isEnterprise}...{ENDIF_relation.isEnterprise} |
De relatie is een onderneming: een bedrijf of een eenmanszaak, maar geen priv茅persoon. |
{IF_relation.iscompany}...{ENDIF_relation.iscompany} |
De relatie is een bedrijf, bijvoorbeeld een BV of NV. |
{IF_relation.issoleproprietor}...{ENDIF_relation.issoleproprietor} |
De relatie is een eenmanszaak. |
Voorbeeld (aangepaste aanspreking):
{IF_relation.iscompany}Geachte heer, mevrouw,{ENDIF_relation.iscompany}{IF_relation.issoleproprietor}Beste ondernemer,{ENDIF_relation.issoleproprietor}{IF_relation.isPerson}Beste,{ENDIF_relation.isPerson}
Peppol
Gebruik dit conditionele invulveld als je tekst wilt tonen wanneer de Peppol-verzending van een factuur mislukt is.
馃憠 {IF_invoice.peppoldeliveryfailed} is alleen beschikbaar in e-mailsjablonen die gekoppeld zijn aan het verzenden van facturen, zoals "Factuur versturen" of aanmaningen.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_invoice.peppoldeliveryfailed}...{ENDIF_invoice.peppoldeliveryfailed} |
De Peppol-verzending van de factuur is mislukt. |
Voorbeeld (melding bij mislukte Peppol-verzending):
{IF_invoice.peppoldeliveryfailed}
De factuur is via Peppol verzonden, maar de aflevering is niet gelukt. We bezorgen de factuur daarom per e-mail. Controleer uw Peppol-registratie of neem contact met ons op, zodat we toekomstige facturen correct kunnen bezorgen.{ENDIF_invoice.peppoldeliveryfailed}
In dit voorbeeld verschijnt de Peppol-melding alleen als de Peppol-verzending van de factuur mislukt is. In alle andere gevallen verschijnt er niets.
Factuurkenmerken
Gebruik deze conditionele invulvelden als je de tekst wilt aanpassen op basis van kenmerken van de verzonden factuur: of het een factuur of creditnota is, en of betaling onmiddellijk vereist is.
馃憠 Alleen beschikbaar in e-mailsjablonen die gekoppeld zijn aan het verzenden van facturen, zoals "Factuur versturen" of aanmaningen. In andere sjabloontypen gelden deze condities nooit.
| Conditie | Wanneer de voorwaarde geldt |
|---|---|
{IF_invoice.isinvoice}...{ENDIF_invoice.isinvoice} |
Het document is een factuur, geen creditnota. |
{IF_invoice.issamedaypayment}...{ENDIF_invoice.issamedaypayment} |
De factuurdatum en vervaldatum vallen op dezelfde dag. De betaling is dus onmiddellijk vereist. |
Voorbeeld:
{IF_invoice.isinvoice}
Gelieve het bedrag te betalen v贸贸r {invoice.dueDate}.{ENDIF_invoice.isinvoice}{IF_invoice.issamedaypayment}
Deze factuur is onmiddellijk betaalbaar.{ENDIF_invoice.issamedaypayment}
Tekst tonen als een veld leeg of ingevuld is
Gebruik {IFNOTEMPTY_...} en {IFEMPTY_...} wanneer tekst alleen mag verschijnen op basis van de inhoud van een vrij te kiezen veld: ingevuld of juist leeg.
Deze condities werken met tekstvelden uit het relatiedossier, zoals een opmerking, referentie of contactpersoon. Je vindt alle beschikbare velden via de knop {Invulvelden} in de sjablooneditor.
馃憠 Beschikbaar in alle e-mailsjabloontypen.
Voorbeeld (opmerking tonen als die ingevuld is):
{IFNOTEMPTY_relation.remark}
Opmerking: {relation.remark}{ENDIFNOTEMPTY_relation.remark}
Voorbeeld (melding tonen als een veld leeg is):
{IFEMPTY_relation.remark}
Er is nog geen opmerking toegevoegd aan uw dossier.{ENDIFEMPTY_relation.remark}
Tips voor het gebruik van conditionele invulvelden
-
Sluit elk blok correct af. Een
{IF_}mag nooit openblijven. Gebruik altijd de bijbehorende{ENDIF_}. Anders verwerkt AdminPulse het sjabloon niet correct. - Test je sjabloon. Gebruik een fictieve testklant met de juiste eigenschappen, bijvoorbeeld een klant met automatische incasso. Zet het e-mailadres van die testklant op je eigen e-mailadres en stuur een testmail naar jezelf. Zo controleer je of de juiste tekst verschijnt.
- Gebruik nesting voor gecombineerde voorwaarden. Plaats een conditioneel blok binnen een ander conditioneel blok als je meerdere voorwaarden tegelijk wilt controleren.
馃挕 Goed om te lezen
- Algemene introductie tot e-mailsjablonen en het beheer ervan: E-mailsjablonen aanmaken, aanpassen en gebruiken
- Introductie tot het gebruik van invulvelden in e-mailsjablonen: E-mailsjablonen - invulvelden
- Wil je de betaalmethode ook tonen op de factuur zelf? Lees dan hoe je dat instelt via conditionele invulvelden in het factuursjabloon: FAQ - Hoe stel ik per klant een betaalmethode in en laat ik die op de factuur zien?