Met de basisopmaak in Word kun je al een heel eind komen, maar soms wil je meer controle over de exacte lay-out van je facturen. In dit artikel vind je tips waarmee je je sjabloon verder kunt verfijnen.
💡 Je hebt geen betaalde versie van Word nodig om sjablonen aan te passen. Met Word voor het Web kun je gratis Word-documenten bewerken in je browser. Je hoeft hiervoor alleen een gratis Microsoft-account aan te maken.
💡 Er zijn taalrijke versies van Word (Windows, Mac, web...), waardoor knoppen en menu’s er soms net wat anders uitzien. De voorbeelden in dit artikel dienen als illustratie. Twijfel je? Online vind je snel de juiste informatie voor jouw versie van Word.
Lettertypes in factuursjablonen
In Word heb je een ruime keuze aan lettertypes, maar niet elk lettertype wordt ondersteund door AdminPulse voor gebruik in factuursjablonen.
Voor een overzicht van alle ondersteunde lettertypes, raadpleeg de tabel in de sectie “Introduction” op deze pagina: Microsoft-fontlijst.
Een afbeelding (zoals een logo) toevoegen
Wil je een logo of een andere afbeelding op je factuur plaatsen? Voeg deze dan direct toe in het Word-document van je sjabloon.
Ga in Word naar Invoegen > Afbeeldingen en kies het bestand vanaf je computer.
Zodra je de afbeelding selecteert, verschijnt automatisch het tabblad Afbeeldingsindeling. Daar kun je:
- Instellen hoe de afbeelding zich verhoudt tot de tekst (bijv. ‘Voor de tekst’, ‘Achter de tekst’, ‘Met tekstterugloop’)
- Randen, schaduwen of andere opmaakeffecten toepassen
👉 Gebruik bij voorkeur ‘Voor de tekst’ of ‘Met tekstterugloop’ voor een voorspelbare opmaak bij het exporteren naar PDF. Zo voorkom je dat je logo onverwachts verschuift.
💡 Gebruik bij voorkeur een PNG- of JPG-bestand van goede kwaliteit.
Koppen en voetteksten gebruiken
Gebruik de kop- en voetteksten van Word om standaardinformatie zoals je bedrijfsgegevens (adres, e-mail, KvK-nummer, ...) op elke factuurpagina weer te geven. Je kunt hier ook tabellen toevoegen om deze gegevens overzichtelijk te structureren, en eventueel een logo plaatsen.
Tabellen gebruiken voor een nette indeling
Tabellen zijn ideaal om informatie overzichtelijk te rangschikken. Ze zorgen ervoor dat gegevens mooi uitgelijnd blijven, ook als sommige velden meer tekst bevatten dan andere.
De opties onder ‘Indeling van tabel’ verschijnen zodra je in een tabel klikt. Onder ‘Tabelontwerp’ vind je alle opties voor het aanpassen van randen.
💡 In Word kun je rasterlijnen zichtbaar maken zonder dat ze op de factuur worden afgedrukt. Dat helpt bij het correct positioneren van elementen (Indeling van tabel > Tabel > Rasterlijnen weergeven).
Meer ruimte in je tabel: cellen samenvoegen
Merk je dat tekst in een kolom (bijv. ‘Omschrijving’) te snel wordt afgebroken? Vergroot de beschikbare ruimte door die cel te combineren met lege aangrenzende cellen.
Selecteer de cellen die je wilt combineren, ga naar Indeling van tabel › Samenvoegen › Cellen samenvoegen of klik met de rechtermuisknop en kies ‘Cellen samenvoegen’. Zo maak je één bredere cel, waardoor de tekst minder snel naar de volgende regel springt. Moet je het later opnieuw splitsen? Gebruik ‘Cellen splitsen’ in hetzelfde menu of Ctrl+Z.
👉 Let op: vermijd het samenvoegen van cellen die elk eigen inhoud moeten tonen (bijv. ‘Aantal’ en ‘Prijs’). Zo voorkom je dat gegevens door elkaar gaan lopen of slecht uitgelijnd raken.
Tabelinstellingen: positionering
Wil je een tabel bijvoorbeeld netjes boven de voettekst laten uitlijnen? Dan kun je in Word exact instellen waar de tabel op de pagina moet staan.
Via Indeling van tabel > Eigenschappen > Plaatsing kun je de exacte afstand tot de boven- of onderkant van de pagina bepalen.
Alinea-instellingen: regels laten samenblijven
Soms wil je dat een volledige tekstblok (bijvoorbeeld de betalingsvoorwaarden) niet over twee factuurpagina’s wordt gesplitst. Gebruik daarvoor de alinea-instellingen in Word.
Je vindt deze via Start > Alinea > Tekstdoorloop.
Afstand vóór en na instellen
Gebruik geen enters om extra witruimte toe te voegen. Stel liever de afstand vóór of na een alinea in via de opmaakopties in het menu Start. Zo voorkom je dat de inhoud verspringt in de facturen.
Gebruik de voorbeeldweergave in AdminPulse regelmatig
Dit is geen directe Word-tip, maar wel een cruciale stap: het uiteindelijke resultaat van je factuursjabloon kan er anders uitzien zodra de invulvelden worden ingevuld met gegevens.
Bekijk daarom regelmatig een voorbeeld via de voorbeeldweergave in AdminPulse (Instellingen > Factuursjablonen > +Toevoegen of vervang een bestaand sjabloon). Zo zie je meteen hoe je factuur eruit zal zien.
Ziet het resultaat met de nepgegevens uit de voorbeeldweergave er goed uit? Activeer dan het sjabloon en bekijk enkele factuurvoorstellen met echte data. Dit is de beste manier om de laatste details bij te werken voor de definitieve versie.
Niet het gewenste resultaat?
Krijg je niet het gewenste resultaat? Stuur ons gerust een ticket. Voeg het factuursjabloon toe, samen met screenshots van wat er fout gaat (bijvoorbeeld uit de voorbeeldweergave of een factuurvoorstel). Zo kunnen wij sneller zien wat er misgaat en gericht helpen.
💡 Goed om te lezen
- Nog niet veel ervaring met het aanpassen van factuursjablonen? Lees dan eerst onze reeks artikelen over factuursjablonen en hoe deze werken. Start hier: Aan de slag: Factuursjablonen in AdminPulse
- Wil je weten hoe AdminPulse automatisch gegevens invult in je facturen op basis van invulvelden? Lees dan dit artikel over invulvelden in factuursjablonen:
➡️ Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo
➡️ Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen
➡️ Factuurspecificatie-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden - Meer leren over hoe Word werkt? Raadpleeg zeker de onderdelen “Pagina’s en indelingen” en “Tabellen, afbeeldingen en watermerken invoegen” in de Microsoft-documentatie.