In dit artikel vind je invulvelden waarmee je automatisch gegevens op je factuur kunt plaatsen. Het gaat om velden die je overal in je sjabloon kunt gebruiken, zoals:
-
Je eigen bedrijfsgegevens
Naam, adres, KvK-nummer, … -
Klantgegevens (uit het relatiedossier)
Contactgegevens van je klant - Opdrachtgegevens
-
Factuurgegevens
Factuurnummer, factuurdatum, referentie… -
Totaal- en btw-bedragen
Totaal exclusief/inclusief btw, btw-tarief... - Korting op factuurniveau
-
Betaalgegevens
QR-code, betaallink, betaalmethode, IBAN,...
👉 Invulvelden die je alleen met tabellen kunt gebruiken (zoals bij factuurlijnen of registraties), vind je in deze aparte artikelen:
- ⏭️ Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen
- ⏭️ Factuurspecificatie-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden
💡 Tip: Gebruik de inhoudsopgave aan de rechterkant om naar een specifieke sectie in dit artikel te springen.
Voor het eerst met factuursjablonen? Start hier!
Ben je pas begonnen met factuursjablonen? Lees dan eerst de algemene artikelen over factuursjablonen. Ze geven je de nodige basis voordat je aan de slag gaat met invulvelden:
- Voor een algemene introductie over factuursjablonen: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
- Voor het beheer van je factuursjablonen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
- Voor het maken of aanpassen van factuursjablonen in Word: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
- Wil je meer uit je Word-document halen? Bekijk dan zeker ook dit artikel: Factuursjablonen: tips voor opmaak in Word
👉 Tot slot: je hoeft niet helemaal vanaf nul te beginnen. Ga in AdminPulse naar Instellingen > Factuursjablonen > Voorbeeldsjablonen. Je kunt de voorbeeldsjablonen gebruiken zoals ze zijn, of aanpassen tot je eigen sjabloon.
Op zoek naar meer voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurspecificaties
Hoe voeg je invulvelden toe aan een factuursjabloon?
Een invulveld toevoegen is eenvoudig: kopieer het uit de tabellen hieronder en plak het op de juiste plaats in je Word-sjabloon.
Stappen:
-
Kopieer het invulveld uit de tabel hieronder (bijvoorbeeld
{CompanyName}). - Plak het op de juiste plek in je Word-document.
Wil je een bestaand invulveld vervangen? Verwijder het en plak het nieuwe veld op dezelfde plaats.
💡 Tips:
- Je mag meerdere invulvelden naast of onder elkaar zetten – dat werkt prima.
- Je kunt invulvelden ook opmaken (vet, cursief, kleur...). Die stijl verschijnt dan ook op je factuur.
- 👉 Let op: veldnamen moeten exact overeenkomen. Geen extra spaties of tekens en let op hoofdletters – anders werkt het veld niet.
Invulvelden voor factuursjablonen: algemene velden uitgelegd
Hoe toon je de gegevens van je eigen bedrijf op facturen?
De {Company...} invulvelden vullen automatisch de gegevens van je eigen bedrijf (Instellingen > Eigen bedrijf) in op je facturen, zoals naam, adres, contactgegevens en btw- of ondernemingsnummer.
Invulvelden met gegevens uit ‘Eigen bedrijf’:
| Invulveld | Beschrijving |
| {CompanyName} | Officiële naam van je bedrijf, inclusief rechtsvorm |
| {CompanyCommercialName} | Commerciële of verkorte naam van je bedrijf |
| {CompanyEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer |
| {CompanyVatNumber} | BTW-nummer van je bedrijf |
| {CompanyKvKNumber} | KvK-nummer |
| {CompanyTelephone} | Telefoonnummer van je bedrijf |
| {CompanyEmail} | E-mailadres van je bedrijf |
| {CompanyWebsite} | Website van je bedrijf |
| {CompanyProfessionalAssociation} | Afkorting van je beroepsvereniging (IAB, ITAA, IBR of BIBF) |
| {CompanyProfessionalAssociationNumber} | Lidnummer bij je beroepsvereniging |
| {CompanyIban} | IBAN-rekeningnummer van je bedrijf |
| {CompanyBic} | BIC-code van je bankrekening |
| {CompanyStreetAndNr} | Straatnaam, huisnummer en eventueel busnummer (vb. “Puursesteenweg 390/C”) |
| {CompanyStreet2} | Tweede adresregel |
| {CompanyZipCode} | Postcode van je bedrijfsadres |
| {CompanyCity} | Gemeente van je bedrijfsadres |
| {CompanyCountry} | Land van je bedrijfsadres |
| {CompanyLegalForm} | Enkel de rechtsvorm van je bedrijf (bv. “BV” of “NV”) |
Voorbeeld:
💡 Heb je meerdere rekeningnummers die je op je factuur wilt weergeven? Gebruik dan een tabel, zoals uitgelegd in het volgende artikel: Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen
Hoe zet je klantgegevens op je factuur?
De {Relation...} invulvelden halen automatisch gegevens op uit het relatiedossier van je klant, zoals naam, adres, contactgegevens en identificatienummers (Relatiedossier > sectie: Identificatie) om deze op de factuur te tonen.
Invulvelden met gegevens uit relatiedossiers:
| Invulveld | Beschrijving |
| {RelationName} | Naam met rechtsvorm (bij bedrijven) of aanspreektitel (bij personen) — bv. “Syneton BVBA” |
| {RelationLastName} | Achternaam (of bedrijfsnaam als het om een bedrijf gaat) |
| {RelationInfix} | Tussenvoegsel |
| {RelationFirstName} | Voornaam (leeg bij bedrijven) |
| {RelationSalutation} | Aanspreektitel van de relatie |
| {RelationCommercialName} | Korte / commerciële naam van de relatie |
| {RelationNameOrCommercialName} | Toont de naam of commerciële naam van de relatie |
| {RelationNameFirstNameLeadingOrCommercialName} | Toont voornaam + naam of commerciële naam van de relatie |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactLastNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of achternaam |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactFirstNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of voornaam |
| {RelationCustomSalutationOrRelationOrContactNameSalutation} | Aangepaste aanspreektitel of naam |
| {RelationStreetAndNr} | Straatnaam, huisnummer en eventueel busnummer (bv.: “Boerenkrijglaan 34”) |
| {RelationStreet2} | Tweede adresregel |
| {RelationZipCode} | Postcode van het relatieadres |
| {RelationCity} | Gemeente van het relatieadres |
| {RelationCountry} | Land van het relatieadres |
| {RelationVatNumber} | BTW-nummer van de relatie |
| {RelationCode} | Klantcode |
| {RelationUniqueIdentifier} | Unieke identificatie van de klant (APR...) |
| {RelationAccountingNumber} | Nr boekhouding - Boekhoudkundig referentienummer |
| {RelationEnterpriseNumber} | Ondernemingsnummer |
| {RelationKvkNumber} | KvK-nummer |
| {RelationRsinNumber} | RSIN nummer |
| {RelationBsnNumber} | BSN nummer |
| {RelationObNumber} | Omzetbelastingnummer |
| {RelationLbNumber} | Loonheffingennummer |
| {RelationOrContactFirstName} | Voornaam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactLastName} | Achternaam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactName} | Volledige naam van de relatie of het hoofdcontact van de relatie |
| {RelationOrContactInitials} | Initialen van de relatie of contactpersoon |
| {RelationOrContactSalutation} | Aanspreektitel van de relatie of contactpersoon |
| {RelationVatEnterpriceNumberLabel} | De tekst “BTW-nummer” of “Ondernemingsnummer” (indien geen BTW-nummer gekend) |
| {RelationVatEnterpriceNumber} | Toont het BTW-nummer of, als dat ontbreekt, het ondernemingsnummer |
| {RelationVatEnterpriseNumberLabel} |
De tekst “BTW-nummer” of “Ondernemingsnummer” (indien geen BTW-nummer gekend) (aanbevolen veld) |
| {RelationVatEnterpriseNumber} | BTW-nummer of Ondernemingsnummer (indien geen BTW-nummer gekend) (aanbevolen veld) |
| {RelationFiscalNumber} | Fiscaal nummer van de relatie |
Voorbeeld:
Hoe toon je informatie over de opdracht?
De {Assignment...} velden vullen automatisch informatie in over de opdracht waarvoor de factuur wordt opgemaakt – ook buiten tabellen.
Invulvelden met gegevens van de opdracht:
| Invulveld | Beschrijving |
| {AssignmentName} | Naam van de opdracht (leeg als het om de standaardopdracht gaat) |
| {AssignmentOrDefault} | Toont de opdrachtnaam of standaardtekst “Standaard opdracht” |
Voorbeeld:
Hoe toon je de kerngegevens van je factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder vullen automatisch de belangrijkste gegevens van de factuur in, zoals het factuurnummer, de datum, vervaldatum, factuurtekst en omschrijving.
Invulvelden met de kerngegevens van de factuur:
| Invulveld | Beschrijving |
| {InvoiceNumber} | Factuurnummer |
| {InvoiceDate} | Factuurdatum |
| {PurchaseOrderNumber} | Bestelbonnummer (PO-nummer), ingevuld op de relatie of per opdracht |
| {ExpiryDate} | Vervaldatum van de factuur |
| {PaymentReference} | Betalingsreferentie |
| {InvoiceNumberReference} | Factuurnummer van de originele factuur (bij creditnota's) |
| {InvoiceDescription} | Factuuromschrijving die je manueel ingeeft bij het factuurvoorstel |
| {InvoiceText} | Factuurtekst uit Instellingen >Factuurteksten die enkel gebruikt wordt bij het automatische maken van facturen door de facturatieplanning |
| {RelationInvoiceRemark} | Factuuropmerking uit het relatiedossier (sectie: Facturatie), die op elke factuur voor die relatie verschijnt |
| {InvoiceRemark} | Tekst op factuur uit Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie: PDF-creatie die op elke factuur verschijnt |
| {TransactionType} | Transactietype van de factuur, bv. “Standaard”, “Intracom diensten” of “Export”. |
| {VatExemptionReason} | Reden voor vrijstelling van btw. |
Voorbeeld:
Hoe toon je totalen en btw-bedragen op de factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder tonen de totalen van je factuur, zoals het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Je kunt ze flexibel inzetten – bijvoorbeeld bovenaan je sjabloon om het te betalen bedrag meteen zichtbaar te maken, of onderaan als afsluiting van het overzicht.
Je kunt deze velden ook combineren met voorwaarden (zie verderop in dit artikel onder Voorwaarden gebruiken om informatie dynamisch te tonen).
👉 Belangrijk: deze totaalvelden werken los van tabellen zoals InvoiceLines of Registrations. Ze tonen het berekende eindresultaat van de factuur en hebben dus geen {TableStart:...}-structuur nodig.
⏭️ Meer uitleg over tabellen in factuursjablonen vind je in dit aparte artikel: Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen
Invulvelden met totalen en btw-bedragen:
| Invulveld | Beschrijving |
| {InvoiceSubtotalAmount} | Bedrag vóór korting en vóór btw. |
| {InvoiceTaxableAmount} | Totaalbedrag exclusief BTW |
| {InvoiceBaseAmount} | Zelfde als {InvoiceTaxableAmount}, maar met een duidelijkere veldnaam |
| {InvoiceAmount} | Totaalbedrag inclusief BTW |
| {InvoiceVatAmount} | Totale btw op de factuur |
| {InvoiceTimeAmount} | Totaal van alle factuurlijnen behalve kosten, exclusief btw |
| {InvoiceCostAmount} | Totaal van alle kostgebaseerde lijnen (kosten, administratieve kosten), exclusief btw |
| {InvoiceFixedAmountAmount} | Totaalbedrag van het abonnement, exclusief btw |
| {InvoiceFixedAmountVatAmount} | Btw-bedrag op het abonnement |
| {InvoiceTimeAmountExcludedFromFixedAmount} | Totaal van de tijdgebaseerde lijnen die niet binnen het abonnementsbedrag vallen, exclusief btw |
| {InvoiceTimeVatAmountExcludedFromFixedAmount} | Btw-bedrag op de tijdgebaseerde lijnen die niet binnen het abonnementsbedrag vallen |
| {InvoiceCostAmountExcludedFromFixedAmount} | Totaal van de kostgebaseerde lijnen die niet binnen het abonnementsbedrag vallen, exclusief btw |
| {InvoiceCostVatAmountExcludedFromFixedAmount} | Btw-bedrag op de kostgebaseerde lijnen die niet binnen het abonnementsbedrag vallen |
| {InvoicePaidAdvancesVatAmount} | Btw op de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoicePaidAdvancesAmount} | Totaalbedrag van de betaalde voorschotten (negatief bedrag) |
| {InvoicePaidAdvancesSubTotalAmount} | Subtotaal van betaalde voorschotten, exclusief btw (negatief bedrag) |
| {InvoiceTotalSettlementVatAmount} | Btw op het totaalbedrag als er geen voorschotten zijn aangerekend |
| {InvoiceTotalSettlementAmount} | Totaalbedrag van de factuur als er geen voorschotten zijn aangerekend |
| {InvoiceTotalSettlementSubTotalAmount} | Subtotaal van de factuur zonder voorschotten, exclusief btw |
| {InvoiceAdministrativeCostAmount} | Administratieve kost op de factuur, exclusief btw |
| {InvoiceAdministrativeCostVatAmount} | Btw op de administratieve kosten |
Voorbeeld:
In dit voorbeeld zie je hoe de totaalvelden onderaan een tabel kunnen worden geplaatst, als visuele afronding van het factuuroverzicht.
Hoe toon je korting op de factuur?
De invulvelden hieronder tonen informatie over algemene factuurkorting, lijnkortingen en de combinatie van beide.
Invulvelden in verband met kortingen:
| Invulveld | Beschrijving |
| {DiscountAmount} | De factuurkorting. Dit kan een percentage zijn of een bedrag inclusief btw |
| {DiscountVatAmount} | Btw-deel van de factuurkorting |
| {DiscountBaseAmount} | Bedrag van de factuurkorting exclusief btw |
| {DiscountLabel} | Het woord “Korting”, alleen ingevuld als er daadwerkelijk een factuurkorting is. |
| {DiscountPercentage} | Het kortingspercentage van de algemene factuurkorting. Leeg wanneer de korting als vast bedrag is ingevoerd |
| {DiscountIsPercentage} | Geeft aan of {DiscountAmount} een percentage is: Ja = procentuele korting, Nee = bedragkorting |
| {HasLineDiscounts} | Ja wanneer er minstens één factuurlijn met korting is, anders Nee. |
| {LineDiscountBaseAmount} | Totale lijnkorting exclusief btw (som van alle kortingen op factuurlijnen). |
| {HasTotalDiscounts} | Ja wanneer er een vorm van korting is (algemene factuurkorting en/of lijnkorting), anders Nee. |
| {TotalDiscountBaseAmount} | Totale korting exclusief btw: {DiscountBaseAmount} + {LineDiscountBaseAmount}. |
Voorbeeld:
Hoe toon je betaalgegevens op de factuur?
De invulvelden in de lijst hieronder bevatten alle informatie die nodig is om een factuur te betalen – zoals QR-code en betaallink.
Invulvelden in verband met betaalgegevens:
| Invulveld | Beschrijving |
| {Image:PaymentQrCode} |
Voegt een QR-code voor betaling toe aan de factuur.
|
| {PaymentQrCodeText} | Tekst onder of naast de QR-code: "Gelieve de QR code te scannen met je bank app." of "Gelieve de QR code te scannen met je camera app." Wil je extra instructies bij de QR-code? Voeg die dan zelf toe in je Word-factuursjabloon: typ de tekst rechtstreeks in het document, rond {Image:PaymentQrCode} (bv. erboven, eronder of ernaast). |
| {PaymentUrl} | Unieke link waarop de klant kan klikken om de factuur te betalen. 👉 Dit invulveld is alleen beschikbaar als je werkt met een betaalprovider zoals Twikey of Mollie. |
Voorwaarden gebruiken om informatie dynamisch weer te geven
Wat doet een voorwaarde in je sjabloon?
Met voorwaarden zoals {IF} en {IFNOTEMPTY} bepaal je wanneer bepaalde tekstgedeelten of elementen op de factuur worden weergegeven.
Zo maak je je sjabloon dynamisch en toon je alleen relevante informatie voor de specifieke klant of situatie - bijvoorbeeld een QR-code, een referentie of extra instructies.
Wanneer gebruik je voorwaarden in factuursjablonen?
Denk aan situaties zoals:
- Een QR-code alleen weergeven als er een betaallink beschikbaar is.
- Een andere tekst tonen bij automatische incasso dan bij handmatige overschrijving.
Welke soorten voorwaarden kun je gebruiken?
- Met
{IF}geef je aan: “Toon dit alleen als de voorwaarde waar is.” - Met
{IFNOTEMPTY}toon je iets alleen als een bepaald veld niet leeg is.
IF-voorwaarden met betrekking tot betaling en betaalmethode
Deze voorwaarden gebruiken zogenoemde booleaanse velden – die zijn ofwel waar (true) of onwaar (false). De inhoud tussen {IF} en {ENDIF} wordt alleen weergegeven als het veld “waar” is.
-
{IF HasPaymentQrCode} ... {ENDIF HasPaymentQrCode}
Toont alleen de inhoud als er een QR-code beschikbaar is. -
{IF IsSameDayPayment} ... {ENDIF IsSameDayPayment}
Toont alleen de inhoud als de factuurdatum en vervaldatum op dezelfde dag vallen (bijvoorbeeld “Directe betaling vereist”). -
{IF RelationPaymentMethodDirectDebit} ... {ENDIF RelationPaymentMethodDirectDebit}
Toont alleen de inhoud als de klant gebruikmaakt van automatische incasso. -
{IF RelationPaymentMethodManual} ... {ENDIF RelationPaymentMethodManual}
Toont alleen de inhoud als de klant handmatig betaalt via overschrijving.
Voorbeeld:
In dit voorbeeld:
- Als de klant via automatische incasso betaalt, verschijnt alleen de tekst “Betaling via automatische incasso”.
- Bij handmatige overschrijving verschijnt: “Referentie bij betaling: XXX” + QR-code + extra instructies.
IF-voorwaarden voor korting en administratieve kosten
Gebruik deze voorwaarden om specifieke tekst weer te geven wanneer er een korting of administratieve kosten op een factuur worden toegepast:
-
{IF HasDiscountAmount} ... {ENDIF HasDiscountAmount}
Geeft de inhoud alleen weer als er een korting is. -
{IF InvoiceHasAdministrativeCostAmount} ... {ENDIF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}
Geeft de inhoud alleen weer als er administratieve kosten zijn.
Voorbeeld:
{IF HasDiscountAmount}Er is een korting toegepast op deze factuur.{ENDIF HasDiscountAmount}
{IF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}Er zijn administratieve kosten in rekening gebracht.{ENDIF InvoiceHasAdministrativeCostAmount}IF-voorwaarden voor klanttype
Met de volgende voorwaarden kun je een aparte aanspreking per klanttype instellen:
-
{IF_relation.isEnterprise} ... {ENDIF_relation.isEnterprise}
Toont de inhoud alleen als de relatie een eenmanszaak of bedrijf is. -
{IF_relation.isPerson} ... {ENDIF_relation.isPerson}
Toont de inhoud alleen als de relatie een persoon is. -
{IF_relation.isCompany} ... {ENDIF_relation.isCompany}
Toont de inhoud alleen als de relatie een bedrijf is. -
{IF_relation.issoleproprietor} ... {ENDIF_relation.issoleproprietor}
Toont de inhoud alleen als de relatie een eenmanszaak is.
Voorbeeld (aanspreking per klanttype):
{IF_relation.isCompany}Geachte heer/mevrouw,{ENDIF_relation.isCompany}
{IF_relation.issoleproprietor}Beste ondernemer,{ENDIF_relation.issoleproprietor}
{IF_relation.isPerson}Beste,{ENDIF_relation.isPerson}IFNOTEMPTY-voorwaarde: toon iets als een veld niet leeg is
Met {IFNOTEMPTY} geef je aan dat iets alleen wordt weergegeven wanneer een bepaald veld niet leeg is.
Voorbeeld:
In dit voorbeeld:
- De rij “Doorbelaste kosten” wordt alleen weergegeven als
{InvoiceCostAmount}niet leeg is.
💡Tips voor het gebruik van voorwaarden
-
Sluit elk blok correct af: een
{IF}mag nooit open blijven. Gebruik altijd{ENDIF}.{IFNOTEMPTY}sluit je af met{/IFNOTEMPTY}. - Houd voorwaarden overzichtelijk: gebruik een duidelijke structuur en beperk de complexiteit waar mogelijk.
- Test grondig: probeer je sjabloon bij verschillende relaties en met verschillende instellingen om zeker te zijn dat alles werkt zoals verwacht.
-
Let op hoofdlettergebruik: velden zoals
HasPaymentQrCodezijn hoofdlettergevoelig en moeten exact juist gespeld zijn.
💡Goed om te lezen
- Net begonnen met het werken met sjablonen? Bekijk dan zeker eerst onze basisartikelen over factuursjablonen. Start hier:
- ⏭️ Dit artikel maakt deel uit van een reeks. Het volgende artikel gaat dieper in op tabellen in factuursjablonen: Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen
- Op zoek naar voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurspecificaties
- Gebruik je een sjabloon voor factuurspecificaties? De juiste invulvelden en structuur vind je hier: Factuurspecificatie-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden
- Zie je een foutmelding of vreemde tekst in je preview of op je factuur? FAQ - Waarom staat er ‘System.Collections.Generic…’ op mijn factuur in plaats van gegevens?