In dit artikel ontdek je alle beschikbare acties in het scherm Factuursjablonen: het downloaden, vervangen, activeren of verwijderen van een sjabloon, het aanmaken van een nieuw sjabloon via +Toevoegen, en het raadplegen van de lijst met invulvelden.
⏪ Ben je nog niet bekend met factuursjablonen? Lees dan eerst dit inleidende artikel: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
⏭️ Leer in het volgende artikel hoe je in Word een factuursjabloon op maat maakt en hoe je invulvelden toepast: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Beheer van factuursjablonen in de praktijk
Het overzicht onder Instellingen > Factuursjablonen toont de sjablonen die voldoen aan je ingestelde filters.
Elke rij in de tabel beschikt over een kolom Acties. Met de knoppen in deze kolom beheer je de gehele levenscyclus van een sjabloon – van aanmaak tot definitieve versie.
Een sjabloon downloaden
Klik op de knop met de pijl naar beneden om het Word-bestand van het sjabloon te downloaden.
Wil je het sjabloon bewerken? Download het dan eerst en open het in Word. Daar kun je de opmaak naar wens aanpassen - bijvoorbeeld je betalingsvoorwaarden toevoegen, je logo plaatsen, kleuren wijzigen of lettertypes instellen.
Meer informatie over het bewerken van het sjabloon in Word vind je in het volgende artikel: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Klaar met aanpassen? Upload het bijgewerkte bestand opnieuw via +Toevoegen of vervang eenvoudig het bestaande sjabloon.
Een sjabloon vervangen
Klik op de knop met de dubbele pijl om een sjabloon te vervangen door een nieuwe versie van het Word-document.
Selecteer het bijgewerkte .docx-bestand en bevestig de upload. AdminPulse behoudt de oorspronkelijke naam, taal en het sjabloontype - alleen de inhoud wordt bijgewerkt.
💡 Werk stap voor stap: pas eerst je document aan, vervang vervolgens het sjabloon, bekijk een voorbeeld en herhaal indien nodig tot het eindresultaat perfect is.
Een voorbeeld bekijken
Klik op het oog-icoon om een voorbeeldfactuur met fictieve gegevens te bekijken.
Controleer de opmaak – logo, lettertypes, marges – en controleer of alle invulvelden correct worden gevuld.
💡 Direct zien hoe het sjabloon zich gedraagt in verschillende situaties? Personaliseer het voorbeeld via de opties aan de rechterkant van het scherm:
- selecteer het relatietype (bedrijf, eenmanszaak of persoon)
- stel het aantal extra opdrachten in
- bepaal welke prijslijstitemtypes in het voorbeeld worden gebruikt (tijd, product/kost, afstand)
- simuleer het factuurtype (forfait, voorschot, afrekening, regie, vrij of intern)
- voeg een administratieve kost toe
- domiciliëring / handmatige betaling: handig bij het gebruik van conditionele tekst, afhankelijk van de betaalwijze van de klant
👉 Vergeet niet op ‘Voorbeeld opnieuw genereren’ te klikken zodra de opties zijn aangepast, zodat een nieuw voorbeeld wordt gemaakt op basis van de gekozen instellingen.
Zo kun je eenvoudig verschillende scenario’s testen zonder echte relaties of facturen te gebruiken. Niet tevreden met het resultaat? Pas het sjabloon aan in Word, upload het opnieuw en genereer het voorbeeld opnieuw totdat alles klopt.
Tevreden met het resultaat? Activeer het sjabloon en bekijk de factuurvoorstellen (Facturatie > Factuurvoorstellen) om voorbeelden met echte gegevens te zien (als je die al hebt).
Een sjabloon activeren
Bepaal welk sjabloon actief moet zijn voor een specifieke combinatie van factuurtype, taal en eigen bedrijf door te klikken op het vinkje.
👉 Per combinatie kan slechts één sjabloon actief zijn. Zodra je een nieuw sjabloon activeert, wordt het vorige automatisch gedeactiveerd.
💡 Tip: Bekijk eerst een voorbeeld en eventueel enkele factuurvoorstellen op basis van het sjabloon, voordat je overgaat tot nummering van de facturen.
Een sjabloon kopiëren en versiebeheer
Gebruik de knop met het document-icoon om een kopie van een sjabloon te maken. Dit is handig in de volgende situaties:
- Voor tijdelijke of seizoensgebonden sjablonen
- Als je werkt aan een nieuwe huisstijl terwijl de huidige nog actief is
- Om versiebeheer te voeren en eerdere versies te bewaren
Een sjabloon verwijderen
Wil je een sjabloon definitief verwijderen? Klik dan op de knop met het prullenbakicoon en bevestig je keuze alleen als je zeker bent.
👉 Verwijderen is onomkeerbaar en kan niet ongedaan worden gemaakt.
De knoppen Invulvelden en +Toevoegen
Rechtsboven in het scherm Factuursjablonen vind je twee belangrijke knoppen:
- Invulvelden: biedt toegang tot de invulvelden die beschikbaar zijn voor gebruik in je Word-factuursjabloon.
- +Toevoegen: hiermee maak je een nieuw sjabloon aan. Je geeft een naam op, selecteert de taal, het eigen bedrijf en het type sjabloon, en uploadt vervolgens het Word-document.
⏭️ Zelf een sjabloon op maat maken in Word? Lees dan dit artikel: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl