Wil je professioneel ogende facturen opmaken in jouw eigen stijl? In dit artikel leer je hoe je werkt met factuursjablonen: van het invoegen van invulvelden en tabellen tot het toepassen van kleuren, lettertypes en andere elementen van je huisstijl.
⏪ Nog niet vertrouwd met de algemene werking van factuursjablonen? Lees dan eerst het overzichtsartikel: Factuursjablonen: schermoverzicht, typen en toepassing
⏪ Wil je eerst weten hoe je sjablonen downloadt, vervangt en activeert? Bekijk dan het vorige artikel over sjabloonbeheer: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
Invulvelden gebruiken in factuursjablonen
In AdminPulse bepaal je zelf hoe je facturen eruitzien en welke informatie erop wordt weergegeven. Dit doe je via factuursjablonen: Word-documenten met een vaste opmaak en invulvelden.
Klik op de knop ‘Invulvelden’ (Instellingen > Factuursjablonen > Invulvelden) om een overzicht te openen van alle beschikbare invulvelden, inclusief uitleg. Je kunt elk veld eenvoudig kopiëren en in je Word-sjabloon plakken.
Hoe werken invulvelden precies?
AdminPulse leest je Word-sjabloon en vervangt automatisch de invulvelden door actuele gegevens zodra je een factuur aanmaakt.
Bijvoorbeeld: als je het invulveld {RelationName} gebruikt in je factuursjabloon, en je maakt een factuur aan voor de klant “AP Tech BV”, dan wordt op die plek automatisch "AP Tech BV" ingevuld.
Hieronder zie je een voorbeeld van het adresgedeelte in een sjabloon vóór invulling:
En dit is het resultaat nadat AdminPulse de velden automatisch heeft ingevuld:
Dankzij invulvelden kun je automatisch de volgende informatie op de juiste plek in het sjabloon laten invullen:
- Bedrijfsgegevens van jouw organisatie (zoals adres, e-mail, KvK, etc.)
- Klantgegevens (naam, adres, btw-nummer, etc.)
- Factuurdetails (factuurnummer, datum, totaalbedrag, regels op de factuur, enz.)
Een overzichtstabel op je factuur weergeven
Naast algemene klant- en betaalgegevens wil je je klant ook een duidelijk overzicht bieden van de werkzaamheden, de hoeveelheid bestede tijd en het bijbehorende bedrag.
Om deze informatie overzichtelijk te tonen, gebruik je in Word een tabel met invulvelden. Je kiest hierbij zelf welke gegevens je wilt tonen. Denk aan een lijst met factuurregels, met per regel een beschrijving, het aantal of de duur, en het subtotaal exclusief btw.
Hoe stel je zo'n tabel op?
In je Word-sjabloon voeg je een gewone tabel in met kolommen waarin je de gewenste informatie wilt tonen. Bijvoorbeeld: "Omschrijving", "Aantal", "Tarief", enzovoort.
Om aan te geven waar AdminPulse moet beginnen en eindigen met het herhalen van rijen, gebruik je twee specifieke velden:
-
{TableStart:XXX}— plaats je in de eerste cel van de herhaalbare rij -
{TableEnd:XXX}— plaats je in de laatste cel van diezelfde rij
Tussen deze twee tags zet je invulvelden zoals {Description}, {Quantity}, {UnitPrice}, {VatRate} en {TaxableAmount}.
💡 Je hoeft in Word slechts één rij aan te maken. AdminPulse gebruikt deze rij als sjabloon en herhaalt die automatisch voor elke rij met factuurgegevens.
Kolomkoppen toevoegen aan de tabel
Voor een betere leesbaarheid op je factuur kun je boven de rij met invulvelden een koprij plaatsen. Dit is een gewone rij met vaste tekst zoals “Omschrijving”, “Aantal”, “Prijs per stuk”, enzovoort.
Deze koprij wordt slechts één keer weergegeven, bovenaan de tabel, en maakt voor je klant in één oogopslag duidelijk waar elke kolom voor staat.
Voorbeeld: een tabel met factuurregels
Hieronder zie je een voorbeeld van een tabel in Word, met daarin invulvelden:
En dit is hoe dezelfde tabel eruitziet op een gegenereerde factuur, met ingevulde gegevens:
Welke soorten gegevens kun je in een tabel tonen?
Je kiest zelf welke gegevenslijst je wilt weergeven in je tabel met invulvelden:
-
{TableStart:InvoiceLines}…{TableEnd:InvoiceLines}– toont alle factuurregels -
{TableStart:TimeInvoiceLines}…{TableEnd:TimeInvoiceLines}– toont alleen regels op basis van tijd-gebaseerde prijslijstitems -
{TableStart:CostInvoiceLines}…{TableEnd:CostInvoiceLines}– toont alleen regels op basis van kosten-/productprijslijstitems -
{TableStart:PaidAdvanceInvoiceLines}…{TableEnd:PaidAdvanceInvoiceLines}– toont alleen voorschotregels die al zijn betaald - ...
👉 Raadpleeg de volledige lijst van ondersteunde gegevensblokken en invulvelden in dit overzicht: Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo
💡 Je kunt ook meerdere soorten lijsten combineren in één sjabloon, zolang elke sectie een eigen {TableStart:...} en {TableEnd:...} heeft. Zo kun je bijvoorbeeld eerst tijdgerelateerde regels tonen, daarna kosten, en vervolgens voorschotten. Dit maakt je factuur overzichtelijk en duidelijk voor je klant.
In onderstaand voorbeeld zie je hoe {TableStart:TimeInvoiceLines} … {TableEnd:TimeInvoiceLines} gecombineerd wordt met {TableStart:CostInvoiceLines} … {TableEnd:CostInvoiceLines} binnen één Word-tabel.
De opmaak van je facturen bepalen in Word
Met een sjabloon bepaal je niet alleen de inhoud, maar ook het uiterlijk van je facturen. Zo sluit elke factuur volledig aan bij je huisstijl en straalt hij professionaliteit uit.
Alles wat je opmaakt in het Word-document — tekst, kleuren, stijlen en afbeeldingen — wordt één op één doorgegeven in de gegenereerde factuur.
Welke opmaakmogelijkheden heb je in Word?
- Lettertype en lettergrootte
- Kleuren van tekst en achtergronden
- Vet, cursief, onderstreept
- Afbeeldingen en logo’s
- Uitlijning van tekst en/of tabellen
- ...
De stijl die je toepast op een invulveld wordt automatisch ook toegepast op de gegenereerde waarde. Bijvoorbeeld: Als je het invulveld {InvoiceNumber} vetgedrukt en groen opmaakt in Word, dan verschijnt het factuurnummer ook vet en groen op de uiteindelijke factuur.
👉 Let op: bij de omzetting van een Word-bestand naar PDF kan bepaalde opmaak licht aangepast worden. Kleuren en uitlijning worden meestal correct weergegeven, maar voor lettertypes geldt een vaste set van ondersteunde fonts. Bekijk de volledige lijst in de “Introduction” van de volgende pagina: Microsoft – lijst met ondersteunde lettertypes
💡 Wil je alles uit je sjabloon halen? In het volgende artikel ontdek je hoe je logo’s invoegt, headers en footers inzet en tabellen perfect positioneert — allemaal om je factuur te laten aansluiten op je visuele identiteit: Factuursjablonen: tips voor opmaak in Word
💡 Goed om te lezen
- Bij het aanmaken en bewerken van een factuursjabloon is het handig om de referentieartikels bij de hand te houden:
➡️ Factuursjablonen: invulvelden voor algemene factuurinfo
➡️ Factuursjablonen: invulvelden voor tabellen - Werk je aan een specificatie-sjabloon? De specifieke invulvelden vind je hier: Factuurspecificatie-sjablonen: opbouw, tabellen en invulvelden
- Op zoek naar voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurspecificaties
- Twijfel je over hoe je Word-bestanden aanpast, een logo toevoegt of je opmaak optimaliseert? Bekijk dan: Factuursjablonen: tips voor opmaak in Word
- Wil je voorwaarden toevoegen aan je facturen? Ontdek hier de mogelijkheden: FAQ - Hoe voeg ik voorwaarden toe aan een factuur?