In AdminPulse bepaal je zelf hoe je facturen eruitzien en welke informatie erop wordt weergegeven. Dit gebeurt met behulp van factuursjablonen: Word-documenten met een specifieke opmaak en invulvelden, zoals {InvoiceNumber} of {RelationName}.

Wanneer je een factuur genereert, vult AdminPulse deze velden automatisch in met de juiste gegevens. Zo krijg je een nauwkeurige en gepersonaliseerde factuur.

Dit artikel geeft een overzicht van het scherm Factuursjablonen en legt uit hoe AdminPulse bepaalt welk sjabloon wordt toegepast bij het aanmaken van een factuur.

⏭️ In het volgende artikel in deze reeks lees je hoe je sjablonen beheert in het scherm Factuursjablonen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties

⏭️ Het derde artikel in de reeks gaat dieper in op het aanmaken en aanpassen van Word-factuursjablonen en het gebruik van invulvelden: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl

Overzicht van het scherm Factuursjablonen

In het scherm Factuursjablonen (Instellingen > Factuursjablonen) beheer je alle factuursjablonen die beschikbaar zijn binnen jouw AdminPulse-omgeving. Bovenaan staan enkele filters; daaronder zie je een overzichtstabel.

Filters in het scherm Factuursjablonen

Bovenaan in het scherm Factuursjablonen kun je verschillende filters gebruiken om snel het juiste sjabloon te vinden:

Sjabloontype – filter op het type document, zoals facturen of creditnota’s.
Taal – kies tussen Nederlands of Engels.
Eigen bedrijf – toon alleen sjablonen die gekoppeld zijn aan een specifiek eigen bedrijf.
Toon alleen actieve sjablonen – vink dit aan om alleen sjablonen te zien die momenteel actief zijn.

💡 Combineer meerdere filters om snel de juiste sjablonen te vinden. De resultaten verschijnen onder de filters in een overzichtslijst op basis van jouw selectie.

Inhoud van het sjabloonoverzicht

De tabel onder de filters toont alle sjablonen die voldoen aan je filterinstellingen. Per sjabloon zie je de volgende informatie:

Naam: de titel van het sjabloon.
Sjabloontype: bijvoorbeeld Factuur - Abonnement, Factuurspecificatie of Creditnota.
Taal: de taal waarin het sjabloon is opgesteld.
Eigen bedrijf: het eigen bedrijf waaraan het sjabloon is gekoppeld.
Laatst aangepast: datum en tijd van de laatste wijziging.
Actief: toont of het sjabloon momenteel actief is.
Acties: knoppen om het sjabloon te bewerken, vervangen, downloaden enz.
In het volgende artikel lees je meer over elk van deze knoppen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties

💡 Standaard worden de sjablonen alfabetisch gesorteerd op naam. Je kunt echter ook sorteren op andere kolommen, zoals Laatst aangepast, om snel recente wijzigingen terug te vinden. Klik opnieuw op een kolomtitel om de volgorde om te draaien.

Voorbeeldsjablonen downloaden en hergebruiken

Boven de overzichtstabel vind je het uitklapmenu Voorbeeldsjablonen, waar je standaardvoorbeelden kunt downloaden.

De standaardvoorbeelden zijn handig bij het hergebruiken van onderdelen. Je kunt bijvoorbeeld een tabel uit een sjabloon kopiëren en plakken in je eigen ontwerp.

Klik op Voorbeeldsjablonen om de lijst uit te klappen.
Download het gewenste sjabloon in .docx-formaat via de knop met het pijltje omlaag.
Bewerk het document in Microsoft Word.
Upload je aangepaste versie via de knop +Toevoegen (om een nieuw sjabloon te creëren) of met de actieknop Vervangen (om het huidige sjabloon aan te passen).
Meer informatie over het beheren van sjablonen: Factuursjablonen: belangrijkste beheeracties
Meer informatie over de inhoud en aanpassing van Word-documenten: Factuursjablonen: facturen personaliseren – invulvelden, tabellen en huisstijl
Activeer het sjabloon zodra je tevreden bent door de knop met het vinkje te gebruiken.

💡 Op zoek naar meer voorbeeldsjablonen? Bekijk dan zeker het volgende artikel: Voorbeeldsjablonen voor facturen en factuurspecificaties

Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Indien je AdminPulse-omgeving met meerdere Eigen Bedrijven werkt, kan het moeilijk zijn om nog goed te weten welk factuursjabloon voor welk Eigen Bedrijf actief staat. Via het overzicht van de actieve factuursjablonen per eigen bedrijf geeft AdminPulse jou hier meer inzicht in.

Welke informatie vind je terug in de tabel Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Eigen Bedrijf: De informatie in de tabel wordt weergegeven per Eigen Bedrijf

Sjabloontype: Per Eigen Bedrijf krijg je de sjabloontypes te zien waarvoor een actief factuursjabloon bestaat

Nederlands/Engels: Er wordt een opsplitsing gemaakt per taal

Resultaat: De naam van het actieve factuursjabloon wordt getoond

Wat betekenen de symbolen die gebruikt worden in de tabel Overzicht actieve factuursjablonen per eigen bedrijf

Welk sjabloon wordt toegepast?

Bij het aanmaken van een factuur kiest AdminPulse automatisch het juiste factuursjabloon op basis van een aantal bepaalde parameters.

Automatische taalkeuze

AdminPulse selecteert automatisch een sjabloon in de taal van de relatie. Als er voor die taal geen actief sjabloon beschikbaar is, wordt de volgende foutmelding getoond: “Geen factuursjabloon gevonden in ‘taal’.”

Foutmelding: geen actief sjabloon voor taal

💡 Werk je met klanten in verschillende talen? Zorg er dan voor dat je ook sjablonen aanmaakt of aanpast in die talen.

Automatische selectie van sjabloontype

AdminPulse bepaalt het sjabloontype automatisch op basis van het type factuur dat wordt aangemaakt. De volgende types worden ondersteund:

Factuur (standaard)
Factuur – Afrekening
Factuur – Abonnement
Factuur – Urenbasis
Factuur – Voorschot
Factuur – Vrij
Factuurspecificatie
Creditnota (standaard)
Creditnota – Afrekening
Interne facturatie

Stel dat je een abonnement factuur aanmaakt, dan controleert AdminPulse of er een actief sjabloon beschikbaar is van het type Factuur – Abonnement in de juiste taal. Als dat zo is, dan wordt dit sjabloon toegepast.
Is er voor dat specifieke type geen actief sjabloon beschikbaar? Dan kiest AdminPulse automatisch het standaardtype Factuur of Creditnota, afhankelijk van het soort document, mits dat sjabloon wel actief en in de juiste taal is.

Actieve factuursjablonen

Alleen actieve sjablonen worden automatisch toegepast wanneer een factuur wordt gegenereerd. Gebruik de knop met het vinkje om een sjabloon te activeren zodra je er tevreden mee bent.

👉 Een uitzondering geldt voor sjablonen van het type 'Factuur' die expliciet gekoppeld zijn op relatieniveau (Relatiedossier > sectie Facturatie > Facturatiegegevens en instellingen) of binnen de facturatieplanning (Relatiedossier > sectie Facturatie > Facturatieplanning - per Opdracht) - deze hoeven niet actief te zijn om toch te worden gebruikt.

Specifieke factuursjablonen instellen op relatie- of facturatieplanning-niveau

Wil je afwijken van de standaardregels die AdminPulse hanteert? Dan kun je specifieke sjablonen instellen voor bepaalde relaties of facturatieplanningen.

Waar kun je specifieke factuursjablonen instellen?

AdminPulse biedt de mogelijkheid om sjablonen heel gericht toe te wijzen - zowel op relatieniveau als op het niveau van een facturatieplanning binnen een relatie:

Facturatieplanning-niveau:
Relatiedossier > sectie: Facturatie > blok: Facturatieplanning > tandwielicoon bij de facturatieplanning
Hier kun je specifieke sjablonen koppelen aan een facturatieplanning.
Relatie-niveau:
Relatiedossier > Facturatie > Facturatiegegevens en instellingen
Stel hier specifieke sjablonen in voor alle facturatie bij deze relatie.

Hiërarchie bij het toepassen van sjablonen

AdminPulse past sjablonen toe volgens een duidelijke rangorde. Een sjabloon dat op een specifieker niveau is ingesteld, krijgt altijd voorrang boven algemenere instellingen.

Facturatieplanningsniveau: als op dit niveau een sjabloon is ingesteld, wordt dat altijd gebruikt - ongeacht instellingen op relatieniveau of algemene instellingen.
Relatieniveau: als er geen uitzondering ingesteld is op facturatieplanningsniveau, wordt het sjabloon van het relatieniveau toegepast.
Is er geen uitzondering op facturatieplannings- of relatieniveau, dan worden de actieve sjablonen per eigen bedrijf toegepast zoals ze zijn ingesteld in het scherm Factuursjablonen.

⏭️ Klaar om zelf sjablonen toe te voegen of bestaande te vervangen? Ga dan verder in dit artikel: Factuursjablonen: belangrijke beheeracties

Gerelateerd aan

wereldbol	Dit sjabloon wordt niet enkel voor dit Eigen Bedrijf gebruikt maar voor álle Eigen Bedrijven.
rode gevarendriehoek	Hiervoor ontbreekt een factuursjabloon.
info-teken	Hiervoor staat geen specifiek sjabloon ingesteld. In plaats daarvan wordt het sjabloon van sjabloontype "factuur" of "creditnota" gebruikt. 💡Je ziet dit ook aan de naam van het sjabloon, die staat namelijk cursief.