Met de koppeling tussen je Outlook-agenda (Outlook of Office 365) en AdminPulse worden je afspraken rechtstreeks in je weekplanner weergegeven. Zo kun je je taken plannen rond de vergaderingen en afspraken die al in je agenda staan.
In dit artikel lees je welke afspraken worden weergegeven, wat je voor de koppeling nodig hebt, hoe je de koppeling instelt en wat je kunt doen als de verbinding niet meer werkt.
👉 Alleen beschikbaar met capaciteitsplanning
Deze koppeling is alleen beschikbaar als je kantoor de module capaciteitsplanning gebruikt. De afspraken worden namelijk weergegeven in de weekplanner, die onderdeel is van capaciteitsplanning.
Gebruikt je kantoor capaciteitsplanning nog niet? De module is beschikbaar op aanvraag. Lees er meer over in Capaciteitsplanning in AdminPulse: van buikgevoel naar inzicht.
Wat toont de koppeling met je Outlook-agenda?
Met deze koppeling kun je:
- je afspraken uit je Outlook-agenda in je eigen weekplanner bekijken;
- per afspraak het onderwerp, de tijd en de status bekijken;
- je taken plannen terwijl je bestaande afspraken in beeld hebt.
Wat doet de koppeling niet?
De koppeling heeft alleen leesrechten: AdminPulse leest je agenda om je afspraken weer te geven, maar kan niets in Outlook wijzigen of verwijderen. Concreet betekent dit:
- Afspraken maak of wijzig je nog steeds in Outlook.
- De afspraken hebben geen invloed op je geplande of beschikbare tijd in de weekplanner. Ze worden alleen ter informatie weergegeven en tellen niet mee als geplande capaciteit.
- Je ziet alleen je eigen agenda en alleen in je eigen weekplanner. Andere gebruikers zien je afspraken niet en jij ziet hun afspraken niet.
- AdminPulse maakt geen taken aan op basis van je afspraken.
Wat heb je nodig voor deze koppeling?
Controleer voordat je de koppeling instelt of aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- je kantoor gebruikt de module capaciteitsplanning;
- je hebt een Microsoft-account (Outlook of Office 365) met een agenda;
- je hebt toegang tot Instellingen > Software koppelingen in AdminPulse.
AdminPulse brengt voor deze koppeling geen extra kosten in rekening. Je hebt wel een actief Microsoft-account met een agenda nodig.
Iedere gebruiker stelt de koppeling zelf in. Wil je je Outlook-agenda in je weekplanner zien, dan moet je deze zelf koppelen. Koppelt een collega de eigen agenda niet, dan worden voor die gebruiker geen afspraken weergegeven.
De koppeling met je Outlook-agenda instellen
Zo stel je de koppeling in:
- Ga naar Instellingen > Software koppelingen.
- Zoek de koppeling voor je Outlook-agenda.
- Klik op de kaart op Connect.
- Meld je aan met je Microsoft-account en geef toestemming. AdminPulse vraagt toestemming om je agenda te lezen, je aangemeld te houden en je basisprofiel en e-mailadres te gebruiken. Voor je agenda verleen je alleen leesrechten.
- Na de bevestiging ga je automatisch terug naar AdminPulse.
👉 De koppeling verloopt via het aanmeldings- en toestemmingsscherm van Microsoft. Er is geen aparte knop om de koppeling te testen of op te slaan. Zodra je toestemming hebt gegeven, is de koppeling actief.
Je afspraken in de weekplanner bekijken
Zodra de koppeling actief is, verschijnen je afspraken automatisch in de weekplanner op de dag waarop ze plaatsvinden.
Je herkent de afspraken aan een agenda-icoon. Ze worden gesorteerd op begintijd. Per afspraak toont de weekplanner:
- het onderwerp van de afspraak;
- de begin- en eindtijd, of Hele dag voor een afspraak die de hele dag duurt;
- de status van de afspraak:
- Bezet: de standaardweergave;
- Beschikbaar: een iets lichtere grijstint;
- Afwezig: een lila achtergrond.
Je afspraken zijn alleen zichtbaar in je eigen weekplanner. Als je de weekplanner van een collega bekijkt, zie je de afspraken van die collega niet.
💡 Als je de weekplanner op een dag voor het eerst opent, kan het laden van de afspraken enkele seconden langer duren.
Wat als de verbinding niet meer werkt?
De verbinding met je Outlook-agenda kan verlopen, bijvoorbeeld als de toegang is ingetrokken of de autorisatie is verlopen. Je afspraken verschijnen dan niet meer in de weekplanner en je krijgt de volgende melding: There is a problem with your calendar connection. Please reconnect it.
Herstel de verbinding als volgt:
- Ga naar Instellingen > Software koppelingen.
- Zoek de koppeling voor je Outlook-agenda en klik opnieuw op Connect.
💡 Goed om te lezen
Lees ook deze artikelen voor meer uitleg over capaciteitsplanning en de weekplanner: