Met het rapport Controlelijst facturatie (Rapporten > Controlelijst facturatie) controleer je vóór je factureert welke bedragen klaarstaan en welke relaties extra aandacht vragen, bijvoorbeeld door afwijkingen of een ontbrekend facturatieschema.

In dit artikel lees je:

waarvoor je de controlelijst gebruikt;
welke filters beschikbaar zijn;
wat de belangrijkste kolommen betekenen;
welke Excel-exports je kunt maken.

💡 Het rapport toont één regel per relatie. Wordt een relatie apart gefactureerd voor verschillende opdrachten? Dan verschijnt er één regel per opdracht.

Waarvoor gebruik je het rapport Controlelijst facturatie?

De Controlelijst facturatie helpt je om je facturatieronde voor te bereiden en mogelijke afwijkingen sneller te vinden.

Je facturatieronde voorbereiden: de kolom Te factureren toont per relatie hoeveel je vandaag kunt factureren. Dat bedrag houdt rekening met klaarstaande factuurvoorstellen, te factureren registraties en het eerstvolgende geplande abonnement of voorschot.
Abonnementen evalueren: ligt het Potentieel structureel hoger dan het abonnementsbedrag? Dan is het abonnement mogelijk te laag. De maandkolommen helpen je om de ontwikkeling van de facturatie te bekijken.
Rendabiliteit opvolgen: met Gemiddeld bedrag per uur (gefactureerd) zie je wat een relatie effectief oplevert per gefactureerd uur. Samen met Afgeboekt bedrag helpt dit om relaties te vinden waar veel tijd verloren gaat of waar je vaak bedragen afboekt.
Relaties zonder actief facturatieschema controleren: via de filter op facturatieschema’s vind je relaties zonder actief schema waarvoor toch factureerbare werkzaamheden openstaan. Zo voorkom je dat werkzaamheden niet op een factuur terechtkomen.

Periode en filters instellen bij de controlelijst facturatie

Periode kiezen

Bovenaan het scherm kies je een periode via Factuurdatum vanaf en Factuurdatum tot. Je kunt ook een van de snelkeuzes gebruiken: de laatste 12 maanden, het huidige jaar of het vorige jaar.

💡 De gekozen periode bepaalt alleen de gefactureerde en afgeboekte bedragen en uren, inclusief de maandkolommen. De kolommen over factuurvoorstellen, open registraties en geplande facturen tonen altijd de huidige stand van zaken, ongeacht de gekozen periode.

Basisfilters gebruiken

In het scherm kun je meteen filteren op:

Zoek relatie: toon alleen de gegevens van één specifieke relatie.
Facturatieschema's: filter op één of meerdere facturatieschema’s, op type schema zoals regie, abonnement of voorschot/afrekening, op relaties zonder facturatieschema of op relaties met een inactief schema.

Extra filters toevoegen via Meer filters

Via de knop Meer filters voeg je extra filters toe. Gebruik het zoekveld Zoek filters om snel een specifieke filter terug te vinden.

Je kunt filtercombinaties ook bewaren, zodat je ze later opnieuw kunt gebruiken.

Je kunt deze extra filters toevoegen:

Eigen bedrijf: toon alleen relaties van een specifiek eigen bedrijf. Deze filter is alleen beschikbaar wanneer er meerdere eigen bedrijven zijn.
Labels (met) en Labels (zonder): filter op relaties die een specifiek label wel of niet hebben.
Medewerkerprofielen: filter op medewerkerprofielen zoals Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot of Medewerker verantwoordelijke. Een profiel dat specifiek in de instellingen van een opdracht is ingevuld, krijgt voorrang op de instelling op relatieniveau.
Opdrachtsjabloon: filter op relaties of opdrachten op basis van het gebruikte opdrachtsjabloon. Deze filter is alleen beschikbaar als je opdrachten gebruikt.
Relatiegroepen: toon alleen relaties uit een specifieke relatiegroep of zonder relatiegroep.
Relatietype: filter op een specifiek relatietype: bedrijf, eenmanszaak of persoon.
Sector: toon alleen relaties binnen een specifieke sector. Dit is handig wanneer je snel inzicht per sector wilt krijgen.
Teams: toon alleen relaties die gelinkt zijn aan specifieke teams of zonder teams.

Het overzicht van de controlelijst facturatie lezen

In het overzicht zie je per relatie of opdracht de belangrijkste bedragen, uren en planningsinformatie voor je facturatiecontrole.

Via de knop Kolommen aanpassen kies je welke kolommen zichtbaar zijn. AdminPulse bewaart deze keuze per gebruiker.

Onder de kop staat een totalenrij voor alle bedrag- en urenkolommen.

Relatie, opdracht en planning

Relatie: de naam van de relatie.
Opdracht: de naam van de opdracht, als je opdrachten gebruikt.
Facturatieschema: het facturatieschema van de relatie of opdracht. Staat hier Geen? Dan is er geen facturatieschema. Wordt het schema in het rood getoond? Dan is de facturatie stopgezet, omdat de einddatum in het verleden ligt.
Laatste factuurdatum: de datum van de laatste factuur voor deze relatie of opdracht.
Volgende planningsdatum: de datum waarop het volgende factuurvoorstel gepland is.

Bedragen controleren

Bedrag volgende periode: het vaste bedrag van de eerstvolgende geplande schemalijn. Bij regieregels zonder vast bedrag blijft deze kolom leeg.
Abonnement / Voorschot: het abonnements- of voorschotbedrag op het openstaande factuurvoorstel. Is er geen factuurvoorstel? Dan toont AdminPulse het bedrag van de eerstvolgende geplande schemalijn. Bevat het voorstel geen abonnement of voorschot, dan staat hier € 0,00.
Bedrag factuurvoorstellen: het bedrag, exclusief btw, dat momenteel klaarstaat om te factureren binnen de factuurvoorstellen.
Potentieel: de oorspronkelijke waarde van alle registraties die nog niet gefactureerd zijn. Het gaat om open registraties en registraties in factuurvoorstellen, zonder rekening te houden met handmatige aanpassingen zoals meer-/minderwerk, of met binnen/buiten abonnement. Een potentieel dat veel hoger ligt dan het abonnementsbedrag verdient mogelijk extra aandacht vóór je factureert.
Te factureren: het totale bedrag dat vandaag nog gefactureerd kan worden. AdminPulse telt hiervoor het bedrag van de factuurvoorstellen, de open registraties en het eerstvolgende geplande abonnement of voorschot, als dat nog niet in een factuurvoorstel zit. Bij een abonnementsschema tellen alleen de registraties buiten abonnement mee.
Niet-afgerekende voorschotten worden in mindering gebracht wanneer er geen factuurvoorstel en geen gepland bedrag is.
Gemiddeld bedrag per uur: het bedrag Te factureren gedeeld door Geregistreerde uren (te factureren). Zo zie je, op basis van het bedrag dat je zult factureren en het aantal geregistreerde uren, het gemiddelde bedrag per uur.
Gefactureerd bedrag: het totale bedrag, exclusief btw, dat binnen de geselecteerde periode werd gefactureerd voor deze relatie of opdracht. Interne doorfacturatie telt niet mee.
Afgeboekt bedrag: het bedrag van facturen die binnen de geselecteerde periode intern werden afgeboekt.
Gemiddeld bedrag per uur (gefactureerd): het Gefactureerd bedrag gedeeld door de Gefactureerde uren. Zo zie je, op basis van het totaal gefactureerde bedrag en de gefactureerde uren, hoeveel er gemiddeld per uur werd gefactureerd.

Uren en maandkolommen opvolgen

Totale uren: de som van Geregistreerde uren (te factureren) en Gefactureerde uren.
Geregistreerde uren (te factureren): het aantal uren dat nog niet gefactureerd werd. Dit zijn open registraties en registraties op factuurvoorstellen. Deze kolom houdt geen rekening met de geselecteerde periode.
Gefactureerde uren: het totaal aantal uren dat gefactureerd werd voor deze relatie of opdracht, waarvan de factuurdatum binnen de gekozen periode valt.
Maanden: één kolom per maand binnen de geselecteerde periode, met het gefactureerde bedrag van die maand. Deze informatie helpt je om abonnementsaanpassingen te onderbouwen of afwijkingen te detecteren, bijvoorbeeld wanneer er veel tijd werd besteed aan een relatie.

💡 Bedragen van definitieve facturen, zoals gefactureerde en afgeboekte bedragen, zijn alleen zichtbaar voor gebruikers met leesrechten op facturen.

Exporteren naar Excel

Via de knop Exporteren naar Excel kun je de controlelijst exporteren. AdminPulse maakt het bestand op de achtergrond aan. Zodra het bestand klaar is, start de download automatisch.

Je kiest tussen twee aparte exports: het overzicht en de details.

Overzicht exporteren

De overzichtsexport bevat een algemeen overzicht dat lijkt op het overzicht in AdminPulse. De export bevat ook extra kolommen, zoals klantnummer, btw-nummer, ondernemingsnummer, eigen bedrijf, medewerkerprofielen en niet-afgerekende voorschotten.

Details exporteren

De detailexport toont per relatie of opdracht de factuurhistoriek en een detail van de registraties.

Gerelateerd aan