Rapport : Onderhanden werk

Met het rapport Onderhanden werk (Rapporten > Onderhanden werk) kun je opvolgen hoeveel werk er binnen een gekozen periode is verricht en hoeveel daarvan al is gefactureerd.

Het rapport vergelijkt de verkoopwaarde van factureerbare uren, correcties en factureerbare kosten met de omzet die in dezelfde periode al is gefactureerd. Zo zie je per relatie, en eventueel per opdracht, welk saldo aan onderhanden werk openstaat: positief, negatief of rond nul.

In dit artikel lees je waarvoor je het rapport gebruikt, hoe je de gegevens filtert en hoe je de kolommen en het saldo interpreteert.

👉 Het rapport Onderhanden werk is beschikbaar zonder extra kosten. Wil je het gebruiken? Dien dan een supportticket in.

Waarvoor gebruik je het rapport?

Onderhanden werk toont de waarde van werkzaamheden en kosten die al zijn geregistreerd, maar nog niet of niet volledig zijn gedekt door facturatie. Het rapport helpt je om de verhouding tussen werkzaamheden en facturatie op te volgen.

De basislogica is:

Onderhanden werk = verkoopwaarde van werkzaamheden en kosten − gefactureerde omzet

In AdminPulse wordt dit concreet berekend als:

Verkoopwaarde factureerbare uren + verkoopwaarde correcties + verkoopwaarde factureerbare kosten − gefactureerd

Hoe interpreteer je het saldo?

Saldo	Betekenis	Mogelijke actie
Positief saldo	Er is meer werk verricht dan gefactureerd.	Controleer of de werkzaamheden nog gefactureerd moeten worden. Bij een abonnement kan dit ook een signaal zijn dat het abonnement te laag is of dat meerwerk besproken moet worden.
Negatief saldo	Er is meer gefactureerd dan verricht.	Dit is normaal bij voorschotten, abonnementen of jaarwerk waarbij je vooraf factureert. Het kan ook betekenen dat er nog werkzaamheden moeten worden verricht om de gefactureerde omzet te dekken.
Saldo rond nul	Het saldo is beperkt. De werkzaamheden en facturatie zijn ongeveer in evenwicht. In de praktijk is het saldo bijna nooit exact nul.	Er is meestal geen directe actie nodig, tenzij je voor die relatie of opdracht een ander patroon verwacht.

💡 Bekijk het saldo altijd in de context van de gekozen periode en het type facturatie. Een negatief saldo is bijvoorbeeld niet automatisch fout wanneer je met voorschotten of abonnementen werkt.

Gegevens filteren

Bovenaan het rapport kun je het overzicht verfijnen. Zo richt je je op de relaties, opdrachten of periodes die je wilt opvolgen.

Standaard filteropties in het Onderhanden werk-rapport

• Zoeken
  Zoek naar een specifieke relatie om alleen de gegevens voor die relatie te tonen.
• Facturatieschema
  Filter op relaties met een bepaald facturatieschema, zoals abonnement, urenbasis of voorschot.
• Periode
  Kies zelf een begin- en einddatum of gebruik de snelknoppen, zoals Vorige maand, Deze maand, Vorig kwartaal, Dit kwartaal of een specifiek jaar.

Meer filters

Via Meer filters kun je het rapport verder verfijnen.

• Eigen bedrijf
  Filter op een specifiek eigen bedrijf wanneer je met meerdere eigen bedrijven werkt.
• Inactieve relaties
  Bepaal of je ook inactieve relaties in het rapport wilt opnemen.
• Labels
  Gebruik Labels (met) om alleen relaties met bepaalde labels te tonen. Gebruik Labels (zonder) om relaties met bepaalde labels uit te sluiten.
• Medewerkerfilters
  Filter op een medewerkerrol, zoals Medewerker, Medewerker (vervanger), Medewerker facturatie, Medewerker senior, Medewerker vennoot of Medewerker verantwoordelijke.
• Opdrachtsjabloon
  Filter op opdrachten die gebaseerd zijn op een bepaald opdrachtsjabloon, wanneer je met opdrachten werkt.
• Ref. jaar
  Filter op referentiejaar wanneer dit in je omgeving wordt gebruikt.
• Relatiegroepen
  Filter op een of meer relatiegroepen.
• Relatietype
  Filter op het type relatie: Bedrijf, Eenmanszaak of Persoon.
• Sector
  Filter op de sector die aan de relatie gekoppeld is.
• Teams
  Filter op relaties die aan een bepaald team gekoppeld zijn.

Zoekopdrachten bewaren en filters terugzetten

Een zoekopdracht bewaren

Gebruik je vaak dezelfde filters in het Onderhanden werk-rapport? Klik op Bewaar zoekopdracht om je huidige instellingen op te slaan. Zo kun je dezelfde filtercombinatie later opnieuw gebruiken zonder alles opnieuw in te stellen.

Een opgeslagen zoekopdracht openen

Je bewaarde zoekopdrachten vind je terug via de filterbalk. Zo kun je snel schakelen tussen verschillende filterinstellingen, afhankelijk van wat je wilt opvolgen.

Welke gegevens zie je in het overzicht?

Bovenaan de tabel staat een totalenregel. Die regel telt de waarden van alle zichtbare resultaten op. Daaronder zie je de gegevens per relatie en, wanneer van toepassing, per opdracht.

De belangrijkste kolom is Saldo. Die kolom toont het verschil tussen de verkoopwaarde van de werkzaamheden en kosten enerzijds, en het bedrag dat al is gefactureerd anderzijds.

💡 De periodefilter werkt niet voor alle kolommen op dezelfde manier. Factureerbare uren en kosten worden gefilterd op registratiedatum. Correcties en gefactureerde bedragen worden gefilterd op factuurdatum.

💡 Relaties waarvoor binnen de gekozen periode geen factureerbare werkzaamheden, kosten of facturen bestaan, worden niet in het rapport getoond.

Relatie en opdracht

In het overzicht zie je voor welke relatie de werkzaamheden, kosten en facturatie worden getoond. Zo zie je snel bij welke klant er een positief of negatief saldo ontstaat.

Afhankelijk van je inrichting kan het rapport ook de opdracht tonen waaraan de werkzaamheden of kosten gekoppeld zijn. Wanneer je met opdrachten werkt, helpt deze kolom om het onderhanden werk per opdracht te analyseren in plaats van alleen per relatie.

Factureerbare uren

De kolom Factureerbare uren toont het totaal aantal uren dat binnen de gekozen periode is geregistreerd en als factureerbaar is aangeduid. Hiermee zie je hoeveel factureerbare tijd er effectief is geschreven.

Uren die later bij de facturatie zijn afgeboekt, blijven in deze kolom zichtbaar. De afboeking zie je apart in de kolom Correcties (uren). Zo zie je het verschil tussen wat er geregistreerd is en wat uiteindelijk is gefactureerd.

In deze kolom tellen alleen registraties mee die je zelf handmatig invoert in het registratiescherm. De volgende registraties worden niet meegeteld:

• registraties die als Nooit factureren zijn gemarkeerd;
• verwijderde registraties;
• registraties met een datum in de toekomst. Dit gaat om uren die je registreert op een datum die nog moet komen; ze tellen pas mee zodra die datum is bereikt;
• registraties die niet handmatig zijn ingevoerd, maar automatisch zijn aangemaakt. Denk aan uren die ontstaan vanuit een geplande (terugkerende) registratie, uren die via een timer zijn opgestart, of registraties die via een import (Excel) of een koppeling met een ander programma in AdminPulse zijn binnengekomen.

Je kunt op het aantal uren klikken om de onderliggende registraties rechtstreeks te bekijken in het registratieoverzicht.

Verkoopwaarde factureerbare uren

De kolom Verkoopwaarde factureerbare uren toont de verkoopwaarde exclusief btw van de factureerbare uren. AdminPulse berekent deze waarde op basis van het tarief dat op het moment van registratie van toepassing was.

Gebruik deze kolom als indicatie van wat de geregistreerde uren zouden opbrengen als ze ongewijzigd worden gefactureerd. Je kunt op het bedrag klikken om de onderliggende registraties rechtstreeks te bekijken in het registratieoverzicht.

Correcties

De kolom Correcties (uren) toont de nettocorrectie op de geschreven uren die tijdens de facturatie is aangebracht.

• Een negatieve correctie betekent dat er uren zijn afgeboekt bij de facturatie. Er is dan minder gefactureerd dan er oorspronkelijk was geregistreerd.
• Een positieve correctie betekent dat er uren zijn bijgeboekt bij de facturatie, bijvoorbeeld wanneer er meer uren op een factuurregel zijn gefactureerd dan handmatig waren geregistreerd.

De kolom Verkoopwaarde correcties toont de waarde exclusief btw die bij die correcties hoort. Gebruik deze kolom om te zien hoeveel waarde tijdens de facturatie is afgeboekt of bijgeboekt.

Intern afgeboekte facturen, waarbij het volledige bedrag intern wordt afgeboekt zonder dat er omzet wordt geboekt, tellen ook mee in de correctiekolommen. Ze verschijnen niet in de kolom Gefactureerd, omdat er geen gefactureerde omzet tegenover staat.

Verkoopwaarde factureerbare kosten

De kolom Verkoopwaarde factureerbare kosten toont de verkoopwaarde exclusief btw van factureerbare kostenregistraties binnen de gekozen periode. Denk bijvoorbeeld aan onkosten, softwarekosten, doorgerekende producten of kilometervergoedingen: alles wat geen tijdregistratie is.

Net als bij de factureerbare uren tellen alleen de kosten mee die je zelf handmatig invoert en die als factureerbaar zijn gemarkeerd. Registreer je bijvoorbeeld softwarekosten handmatig als een factureerbare kost, dan tellen die mee in het saldo. Je kunt op het bedrag klikken om de onderliggende registraties rechtstreeks te bekijken in het registratieoverzicht.

Gefactureerd

De kolom Gefactureerd toont de totale gefactureerde omzet exclusief btw op definitieve facturen waarvan de factuurdatum binnen de gekozen periode valt. Kortingen zijn al verrekend.

Creditnota's worden ook meegeteld en verlagen het bedrag. Voorschotfacturen, abonnementsfacturen en vrije facturen worden eveneens opgenomen. Daardoor kan het gefactureerde bedrag hoger zijn dan de waarde van de werkzaamheden in dezelfde periode.

Interne doorfacturen tussen entiteiten of afdelingen binnen het kantoor worden niet meegeteld in het gefactureerde bedrag.

Saldo

De kolom Saldo is het belangrijkste signaal in het rapport. Het saldo toont het verschil tussen de verkoopwaarde van factureerbare uren, correcties en factureerbare kosten enerzijds, en het gefactureerde bedrag anderzijds.

Een positief saldo wijst op nog te factureren werk: er is dan meer werk verricht dan gefactureerd.
Een negatief saldo wijst op vooraf gefactureerde omzet of op werk dat nog moet worden verricht, bijvoorbeeld bij voorschotten, abonnementen of jaarwerk.
Een saldo rond nul betekent dat het saldo beperkt is en dat werkzaamheden en facturatie voor de gekozen periode ongeveer in evenwicht zijn.

Praktische controles in het rapport

Gebruik het rapport niet alleen om bedragen te bekijken, maar ook om afwijkingen in je facturatieproces op te sporen.

• Een klant met een abonnement heeft structureel een positief saldo.
  Dit kan betekenen dat er meer werkzaamheden worden verricht dan het abonnement dekt. Controleer of het abonnement moet worden aangepast of dat meerwerk apart moet worden besproken.
• Een klant met jaarwerk heeft tijdelijk een negatief saldo.
  Dit kan normaal zijn wanneer je vooraf factureert en de werkzaamheden later uitvoert, bijvoorbeeld later in hetzelfde jaar of pas in het daaropvolgende jaar.
• Een klant heeft een negatief saldo zonder duidelijke reden.
  Controleer of er voorschotten, abonnementen of vrije facturen zijn geboekt. Controleer ook of de werkzaamheden nog moeten worden geregistreerd.
• De correctiekolommen tonen hoge positieve of negatieve waarden.
  Dit kan wijzen op veel afboekingen of bijboekingen tijdens de facturatie. Controleer of de geregistreerde tijd en de facturatieafspraken nog goed op elkaar aansluiten.

💡 Combineer het rapport met filters op periode, facturatieschema, opdracht of medewerker om gerichter te analyseren waar het saldo vandaan komt.

💡 Goed om te lezen

• Wil je meer weten over hoe je een facturatieschema toepast bij een relatie? Meer uitleg vind je in: Facturatieplanning per relatie: instellen, raadplegen en aanpassen.
• Wil je meer weten over werken met meerdere opdrachten per relatie? Bekijk dan: Meerdere opdrachten beheren per relatie en Opdrachtsjablonen.
• Wil je meer weten over het referentiejaar? Bekijk dan: Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in? en Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?.