MagicMail instellen en gebruiken om e-mails en bijlagen op te slaan in Documenten

Met MagicMail kan je e-mails en hun bijlagen automatisch laten opslaan in AdminPulse. De e-mail komt zo terecht in het centrale Documenten-scherm. Afhankelijk van de afzender en de instellingen kan AdminPulse de e-mail ook automatisch koppelen aan een relatie en bijlagen herkennen.

In dit artikel lees je hoe je MagicMail, of het Documenten-adres, instelt, hoe je e-mails naar Documenten stuurt, welke bijlagen worden opgeslagen en wanneer documentherkenning wordt gestart.

MagicMail instellen

Om MagicMail te gebruiken, stel je eerst een prefix in voor het Documenten-adres. Daarna open je Opties herkenning. Daar bepaal je welke e-mails automatisch aan relaties gekoppeld worden en welke extra e-mailadressen bijlagen mogen laten toevoegen en herkennen.

Je stelt MagicMail in per eigen bedrijf.

Stap 1: MagicMail prefix instellen

De prefix vormt het eerste deel van het e-mailadres waarnaar je e-mails kan doorsturen. Het volledige adres ziet er dan uit als [e-mail].

1. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Algemeen.
2. Klik bij de instelling Adres voor mail naar 'Documenten' (in aan, cc of bcc) op het potlood-icoon.
3. Vul een prefix in en klik buiten het veld om de prefix op te slaan.

💡 Kies een korte, herkenbare prefix zodat collega's het Documenten-adres makkelijk kunnen gebruiken. De prefix moet uniek zijn. Als de gekozen naam al in gebruik is door een ander kantoor, geeft AdminPulse een foutmelding.

💡 Ben je na het instellen vergeten wat het Documenten-adres was? Kijk dan in de instellingen na; het e-mailadres wordt daar weergegeven.

Stap 2: Opties herkenning instellen

Klik naast het Documenten-adres op Opties herkenning. In dit venster stel je twee zaken in:

• voor welke types relaties AdminPulse e-mails automatisch mag koppelen;
• van welke extra e-mailadressen AdminPulse bijlagen mag toevoegen en herkennen.

Deze instellingen hebben twee aparte effecten: ze bepalen of e-mails automatisch aan relaties worden gekoppeld, en of bijlagen van extra afzenders mogen worden toegevoegd en herkend.

Bepalen welke e-mails aan relaties worden gekoppeld

In Opties herkenning bepaal je welke e-mails automatisch aan relaties gekoppeld worden op basis van het type relatie.

• Koppel e-mails aan relaties van het type klant: e-mails voor relaties van het type Klant worden altijd gekoppeld. Dit kan niet uitgeschakeld worden.
• Koppel e-mails aan relaties van het type prospect: e-mails voor relaties van het type Prospect worden standaard gekoppeld. Je kan dit uitschakelen.
• Koppel e-mails aan relaties van het type andere en Koppel e-mails aan relaties van het type eigen bedrijf: e-mails voor relaties van het type Andere en Eigen bedrijf worden standaard niet gekoppeld. Je kan dit inschakelen.

👉 De instellingen voor het koppelen aan relatietypes bepalen alleen of de e-mail aan een relatie wordt gekoppeld. Ze bepalen niet of de bijlagen worden opgeslagen. Voor bijlagen kijkt AdminPulse naar de afzender van de e-mail.

Extra e-mailadressen toelaten voor bijlagen en herkenning

Bijlagen uit e-mails worden standaard alleen toegevoegd en herkend wanneer de e-mail komt van een medewerker met een account in AdminPulse.

Wil je ook bijlagen van een externe bron laten toevoegen en herkennen, bijvoorbeeld van de overheid of een andere softwareleverancier? Voeg dat e-mailadres dan toe in hetzelfde venster, onderaan bij Opties herkenning.

1. Open Opties herkenning.
2. Klik op + Toevoegen.
3. Vul het e-mailadres in waarvoor je bijlagen ook wil toevoegen en herkennen.
4. Klik op OK om je wijziging te bewaren.

Bijlagen uit e-mails van dat adres worden voortaan ook toegevoegd en herkend.

E-mails naar Documenten sturen met MagicMail

Nadat MagicMail is ingesteld, kan je e-mails en bijlagen in AdminPulse laten opslaan door het Documenten-adres mee op te nemen als ontvanger.

1. Schrijf je e-mail in jouw favoriete e-mailtool en voeg eventueel bijlagen toe.
2. Voeg het Documenten-adres toe als ontvanger, in Aan, CC of BCC.
3. Verzend de e-mail.

👉 De e-mail komt automatisch in het Documenten-scherm terecht. De bijlagen worden alleen toegevoegd wanneer de e-mail afkomstig is van een medewerker met een account in AdminPulse, of van een e-mailadres dat is toegevoegd via Opties herkenning.

💡 Stuur je dezelfde e-mail meerdere keren door naar het Documenten-adres? AdminPulse slaat die e-mail maar één keer op. Duplicaten worden automatisch herkend en overgeslagen.

Welke bijlagen worden opgeslagen?

Niet alle bijlagen worden automatisch opgeslagen. Of AdminPulse de bijlagen toevoegt, hangt af van de afzender van de e-mail.

Bijlagen worden toegevoegd wanneer de e-mail afkomstig is van:

• een medewerker met een account in AdminPulse, of
• een extra e-mailadres dat is toegevoegd onder Opties herkenning, bijvoorbeeld het adres van de overheid of een andere vaste bron.

Komt de e-mail van een ander adres, zoals een klant of externe partij? Dan wordt de e-mail zelf wel opgeslagen in Documenten, maar de bijlagen worden niet mee opgeslagen.

💡 Kleine afbeeldingen, zoals logo's en handtekeningen in de e-mail, worden nooit als bijlage opgeslagen. Ze worden wel zichtbaar in de preview van de e-mail.

👉 Antwoordt je klant met Antwoorden aan allen? Dan komt het antwoord ook automatisch in Documenten, maar de bijlagen worden niet opgeslagen omdat zijn e-mailadres niet behoort tot een medewerker met een account in AdminPulse en ook niet is toegevoegd via Opties herkenning. Wil je die bijlage toch bewaren? Download de mail en voeg het mailbestand (.eml of .msg) manueel toe in AdminPulse, of gebruik de Outlook add-in. Meer informatie over de Outlook add-in: Hoe installeer en gebruik je de Outlook add-in?

Wanneer worden bijlagen herkend?

Documentherkenning bepaalt automatisch het type van een bijlage. Of de herkenning wordt gestart, hangt af van de manier waarop de e-mail of het document binnenkomt.

• Via MagicMail: bijlagen worden herkend als de afzender een medewerker met een account in AdminPulse is, of als het e-mailadres is toegevoegd via Opties herkenning.
• Via de O365- of Gmail-connectie: bijlagen worden herkend als de afzender een medewerker met een account in AdminPulse is, of als het e-mailadres is toegevoegd via Opties herkenning.
• Via de Outlook add-in: bijlagen worden altijd herkend, tenzij je bij het opslaan de herkenning expliciet uitschakelt.
• Door een .eml- of .msg-bestand op te laden in AdminPulse: bijlagen worden altijd herkend.

Het e-mailadres van een relatie gebruiken voor koppeling

AdminPulse koppelt een e-mail aan een relatie op basis van de e-mailadressen die in de e-mail staan: afzender, ontvanger, CC en BCC. Daarvoor vergelijkt AdminPulse die adressen met de e-mailadressen die zijn opgeslagen op de relatiefiches onder Communicatie > Communicatiekanalen.

Per e-mailadres op een relatiefiche kan je instellen of dat adres gebruikt mag worden voor de automatische koppeling. Je herkent dit aan het document-icoon naast het e-mailadres:

• Icoon met vinkje: dit adres wordt gebruikt om e-mails te koppelen.
• Icoon met kruisje: dit adres wordt niet gebruikt om e-mails te koppelen.

Klik op het icoon om de instelling te wijzigen.

Wanneer je een nieuw e-mailadres toevoegt aan een relatiefiche, wordt de koppeling automatisch ingeschakeld. 

💡 Wordt een e-mail niet gekoppeld aan de verwachte relatie? Controleer dan of het betreffende e-mailadres op de relatiefiche het document-icoon met een vinkje heeft. Controleer ook in Opties herkenning of e-mails voor dat type relatie gekoppeld mogen worden.