Met de volmachtenexport krijg je in één Excel-bestand een overzicht van de volmachten per relatie en de status van elke volmacht. Zo zie je snel welke volmachten nog moeten worden aangevraagd of ondertekend en welke zijn verlopen.
In dit artikel lees je vanuit welke schermen je volmachten kunt exporteren, welke gegevens in het Excel-bestand staan en hoe je het bestand terugvindt.
Vanuit welke schermen exporteer je volmachten?
Je kunt volmachten vanuit drie schermen exporteren. Het scherm waaruit je vertrekt, bepaalt welke relaties in het bestand staan.
| Scherm | Welke relaties staan in het bestand? |
|---|---|
| Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties) | De aangevinkte relaties, of alle relaties in de gefilterde lijst als je niets aanvinkt. |
| Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) | De relaties van de aangevinkte taken, of van alle taken in de gefilterde lijst als je niets aanvinkt. |
| Taakplanningen (Relatiedossiers > Taakplanningen) | De relaties van de aangevinkte taakplanningen, of van alle taakplanningen in de gefilterde lijst als je niets aanvinkt. |
👉 Exporteer je vanuit Taak overzicht of Taakplanningen? Dan staat elke relatie maar één keer in het bestand, ook als er meerdere taken of taakplanningen voor die relatie zijn.
Welke rechten heb je nodig?
Je hebt het juiste leesrecht nodig voor het scherm waaruit je exporteert:
- Relaties-scherm: leesrecht op relaties;
- Taak overzicht: leesrecht op geplande taken. Alleen relaties van taken waartoe je toegang hebt, worden in de export opgenomen;
- Taakplanningen: leesrecht op taakplanningen.
Hoe exporteer je de volmachten?
Vanuit het Relaties-scherm
- Ga naar Relatiedossiers > Relaties.
- Filter de lijst of vink de relaties aan die je wilt exporteren.
- Klik op Exporteren.
- Kies Volmachten exporteren.
Vanuit Taak overzicht of Taakplanningen
- Ga naar Taken > Taak overzicht of Relatiedossiers > Taakplanningen.
- Filter de lijst of vink de taken of taakplanningen aan die je wilt exporteren.
- Klik op Volmachten exporteren.
💡 In Taak overzicht werk je per taaksjabloon. Wil je de volmachten van je hele kantoor in één bestand exporteren? Exporteer ze dan vanuit het Relaties-scherm.
Wat staat er in het Excel-bestand?
Elke relatie staat op een aparte rij. Het bestand begint altijd met dezelfde zes kolommen:
- Relatie;
- Klantcode;
- Unieke ID code;
- Ondernemingsnummer;
- Btw-identificatienummer;
Daarna volgt één kolom per volmacht die bij de geëxporteerde relaties voorkomt. Deze kolommen staan alfabetisch op naam van de volmacht.
👉 Volmachten die bij geen enkele geëxporteerde relatie voorkomen, krijgen geen kolom. Heeft geen enkele relatie bijvoorbeeld de volmacht Digipoort? Dan staat die kolom niet in het bestand. Exporteer je één relatie, dan zie je dus alleen de kolommen van de volmachten van die relatie.
Wat staat er in de cellen?
In een cel staat de status van de volmacht: Nog aan te vragen, In afwachting handtekening, Actief of Stopgezet. Een lege cel betekent dat de relatie geen volmacht van dat type heeft.
Is de datum in Geldig tot verstreken? Dan toont de export Vervallen in plaats van de status. Vervallen is geen aparte status in het relatiedossier. AdminPulse leidt deze waarde voor de export af uit de einddatum van de volmacht.
💡 Heeft een relatie meerdere volmachten met dezelfde naam? Dan toont de export de volmacht met de chronologisch laatste einddatum. Een volmacht zonder einddatum krijgt daarbij voorrang.
Hoe krijg je het bestand?
AdminPulse maakt de export op de achtergrond. Je krijgt eerst de melding "Het exporteren naar Excel is gestart. Dit kan enkele minuten duren." Zodra het bestand klaar is, start de download automatisch.
Het bestand verschijnt ook bij je Meldingen, zodat je het later opnieuw kunt downloaden. De melding blijft twee dagen beschikbaar.
Wat als de export niet lukt?
- De knop is grijs: er staan geen relaties, taken of taakplanningen in de lijst. Pas je filters aan zodat de lijst resultaten bevat en probeer het opnieuw.
- Je krijgt de melding dat er geen elementen zijn gevonden: je filters of selectie hebben geen enkele relatie opgeleverd. Controleer je filters en selectie en start de export opnieuw.
💡 Goed om te lezen
Deze artikelen sluiten aan bij de functies die hierboven aan bod komen: