Met volmachten volg je per relatie op waarvoor je kantoor namens de klant mag optreden bij overheidsdiensten, banken of andere instanties.
In dit artikel lees je hoe je volmachten toevoegt en beheert, en waar volmachten verder in AdminPulse worden gebruikt.
Volmachten in het relatiedossier
In het relatiedossier zie je welke volmachten voor een klant zijn toegevoegd. Zo kun je snel controleren welke machtigingen actief zijn, welke nog moeten worden aangevraagd en welke verlopen of stopgezet zijn.
Je vindt de volmachten in het relatiedossier van de klant, in de sectie Accountant info > Volmachten.
Welke informatie zie je bij een volmacht?
Elke volmacht staat op een aparte regel. Per volmacht kun je de volgende informatie bijhouden:
- Naam: het type volmacht, gekozen uit een vaste lijst.
- Status: de stand van zaken: Nog aan te vragen, In afwachting handtekening, Actief of Stopgezet.
- Geldig van: de begindatum van de volmacht. Zonder datum staat er Onbepaald.
- Geldig tot: de einddatum van de volmacht. Zonder datum staat er Onbepaald. Een datum die al voorbij is, kleurt oranje.
- Getekend door: de persoon die de volmacht heeft ondertekend. Tijdens het typen krijg je suggesties op basis van de gekoppelde relaties.
- Type: de vorm van de volmacht: Elektronisch, Papier of Beide.
- Identificatienr: het identificatienummer dat gebruikt wordt om de volmacht te koppelen, bijvoorbeeld bij gebruik van CSAM in België.
- Identificatienr mandaatgever: deze kolom verschijnt alleen bij een eenmanszaak en geeft aan aan welk nummer de volmacht is gekoppeld.
Volmachten toevoegen en beheren
Vanuit de sectie Volmachten kun je volmachten handmatig toevoegen, aanpassen of verwijderen.
Een volmacht toevoegen
Zo voeg je een volmacht toe:
- Ga naar Accountant info > Volmachten in het relatiedossier.
- Klik op +. Er verschijnt een nieuwe regel.
- Vul minimaal Naam, Status en Type in.
- Controleer Geldig van. AdminPulse vult hier standaard de datum van vandaag in.
- Vul eventueel de overige velden aan, zoals Geldig tot, Getekend door of Identificatienr.
- Klik op Opslaan.
Welke volmachttypes kun je kiezen?
De lijst bij Naam ligt vast. Je kiest altijd een type uit de bestaande lijst:
- Bank - Afschriften raadplegen
- Bank - Betalingen uitvoeren
- Digipoort
- Fiscaal dossier en boekhouding
- GDPR
- Peppol
- Portaal Sociale Zekerheid
- Sociaal secretariaat
- Sociaal verzekeringsfonds
- UBO
- Volmachtbrief
Een volmacht wijzigen of verwijderen
Je past een bestaande volmacht rechtstreeks in de tabel aan. Klik op de waarde die je wilt wijzigen, pas deze aan en je wijziging wordt automatisch opgeslagen.
Wil je een volmacht verwijderen? Klik dan op het prullenbak-icoon aan het begin van de regel.
Voor het toevoegen, wijzigen en verwijderen van volmachten heb je de juiste rechten op relaties nodig. Zonder bewerkrecht zie je de volmachten alleen-lezen.
💡 Staat een volmacht op In afwachting handtekening en vul je daarna een naam in bij Getekend door? Dan zet AdminPulse de status automatisch op Actief. Na ontvangst van de handtekening hoef je dus alleen nog de ondertekenaar in te vullen.
Wijzigingen aan volmachten terugvinden
AdminPulse houdt wijzigingen aan volmachten bij in de wijzigingsgeschiedenis van de relatie. Daar zie je wanneer een volmacht is toegevoegd of verwijderd, en welke velden van een bestaande volmacht zijn aangepast.
Een extra volmachttype laten toevoegen
Je kunt niet zelf een nieuw volmachttype aan de lijst toevoegen.
Mis je een volmachttype? Neem dan contact op met onze support. Vermeld duidelijk welk type je mist, waarom je het nodig hebt en voeg indien mogelijk een voorbeeld toe.
Het supportteam bekijkt of het volmachttype functioneel en technisch aan AdminPulse kan worden toegevoegd. Je ontvangt daarna een update over de status van je aanvraag.
Volmachten gebruiken in AdminPulse
AdminPulse gebruikt volmachten ook op andere plaatsen, bijvoorbeeld voor de kwaliteitstoetsing, bij taaksjablonen, voor meldingen en in exports.
Volmachten en de kwaliteitstoetsing van een relatie
Volmachten spelen op twee manieren mee in de kwaliteitstoetsing van een relatie. Of ze daadwerkelijk meetellen, hangt af van welke kwaliteitstoetsingen je kantoor heeft ingeschakeld.
Toetsing Volmachten
De toetsing Volmachten kijkt naar alle volmachten in de sectie Volmachten van relatiedossiers. Stopgezette volmachten tellen niet mee.
- Zijn er geen volmachten? Dan is de relatie Niet conform.
- Staat een volmacht op Nog aan te vragen of In afwachting handtekening, of verloopt een actieve volmacht binnenkort? Dan is de relatie Gedeeltelijk conform.
- Is een actieve volmacht verlopen? Dan is de relatie Niet conform.
- Zijn alle volmachten actief en geldig? Dan is de relatie Conform.
Toetsing Volmachtbrief
De toetsing Volmachtbrief kijkt naar het volmachtbrief-document in de sectie Brieven van het relatiedossier. Is er geen volmachtbrief, dan is de relatie Niet conform. Wacht de brief nog op ondertekening of is de einddatum voorbij, dan wordt dat meegewogen.
De brief zelf maak of upload je in de brievensectie van het relatiedossier. Je kunt daar het document genereren op basis van een briefsjabloon. Daarna kun je de brief downloaden, ter ondertekening versturen, verder bewerken of markeren als ondertekend.
Voor de inhoud van de volmachtbrief biedt AdminPulse voorbeeldsjablonen aan. Ga naar Instellingen > Briefsjablonen en kijk bij de voorbeeldsjablonen. Daar vind je onder andere Fiscale volmacht - Bedrijf en Fiscale volmacht - Eenmanszaak. Je kunt zo'n voorbeeld overnemen en aanpassen aan je kantoor.
Meer info: Briefsjablonen - Documentgeneratie
Vereiste volmachten op een taaksjabloon instellen
In een taaksjabloon kun je instellen dat een bepaalde volmacht nodig is om een taak correct uit te voeren.
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Open het juiste taaksjabloon.
- Klik op Vereiste volmachten openen.
- Klik op Toevoegen.
- Kies het volmachttype en klik op Opslaan.
- Herhaal dit voor elke volmacht die je aan het taaksjabloon wilt koppelen.
Met de schakelaar Alle volmachten zijn vereist bepaal je hoe AdminPulse de vereiste controleert.
- Staat de schakelaar aan? Dan zijn alle toegevoegde volmachten vereist.
- Staat de schakelaar uit? Dan volstaat één van de toegevoegde volmachten.
Een relatie voldoet alleen aan de vereiste wanneer ze een actieve, niet-verlopen volmacht van dat type heeft. Ontbreekt de volmacht of is ze verlopen, dan geeft AdminPulse dat aan.
💡 AdminPulse toont visuele waarschuwingen voor ontbrekende of verlopen(de) volmachten in de taakschermen: Taakbord, Taak overzicht en Taaklijst.
💡 Meer info: FAQ - Hoe zie je of er volmachten ontbreken voor je taak?
Meldingen bij bijna verlopen of verlopen volmachten
AdminPulse maakt automatisch meldingen aan voor volmachten die binnen een maand verlopen en voor volmachten die al verlopen zijn.
Stopgezette volmachten tellen niet mee. Relaties die beëindigd of overleden zijn, worden ook uitgesloten.
Pas je een volmacht aan? Dan beoordeelt AdminPulse de eerdere meldingen voor die relatie opnieuw.
💡 Wil je zelf bepalen welke meldingen je ontvangt? Lees dan ook: Meldingen op maat: bepaal zelf welke meldingen je ontvangt
Volmachten exporteren naar Excel
Je kunt de volmachten van alle of een selectie van relatiedossiers exporteren naar Excel.
- Open het relatieoverzicht (Relatiedossiers > Relaties).
- Klik op Exporteren.
- Kies Volmachten exporteren.
Je vindt dezelfde export ook in het Taak overzicht (Taken > Taak overzicht) en de Taakplanning (Relatiedossiers > Taakplanningen).
De export toont de relaties in de rijen. Alleen de volmachttypes die daadwerkelijk in gebruik zijn, krijgen een kolom. Elke cel toont de status van de volmacht, of Vervallen wanneer de vervaldatum voorbij is.
💡 Goed om te lezen
Deze artikelen kunnen ook nuttig zijn: