AdminPulse kan gegevens uit het relatiedossier, facturen, je eigen bedrijfsgegevens of een taak automatisch invullen in je e-mails. Hiervoor gebruik je invulvelden in je e-mailsjablonen. Wanneer de e-mail wordt opgesteld, vervangt AdminPulse het invulveld door de bijbehorende waarde.
In dit artikel lees je hoe je invulvelden toevoegt aan e-mailsjablonen, hoe je meerdere invulvelden uit een groep toevoegt en hoe je datums laat berekenen met invulvelden.
Invulvelden toevoegen aan e-mailsjablonen
Je kunt invulvelden op twee manieren toevoegen: rechtstreeks via de knop + Invulvelden toevoegen, of door een invulveld te kopiëren uit het overzicht met beschikbare invulvelden.
Gebruik + Invulvelden toevoegen om snel een invulveld in te voegen op de plek waar je cursor staat. Gebruik {Invulvelden} als je eerst het volledige overzicht wilt bekijken, meer uitleg bij een invulveld wilt raadplegen of een invulveld handmatig wilt kopiëren.
👉 De beschikbare invulvelden hangen af van de context van het sjabloon. Een e-mailsjabloon voor Taakbeheer toont bijvoorbeeld andere invulvelden dan een e-mailsjabloon voor een relatie of aanmaning.
Een invulveld rechtstreeks toevoegen
Zet je cursor in het onderwerp of in de inhoud van het e-mailsjabloon op de plek waar je het invulveld wilt invoegen.
Klik daarna op + Invulvelden toevoegen. Zoek het gewenste invulveld op naam en selecteer het uit de lijst. AdminPulse plaatst het invulveld automatisch in je sjabloon, inclusief de accolades { }.
Voorbeelden van invulvelden:
-
{relationOrContact.firstName}: de voornaam van de klant of contactpersoon. -
{company.phone}: het telefoonnummer van je kantoor. -
{task.deadline}: de deadline van een taak.
Het overzicht van beschikbare invulvelden raadplegen
Wil je eerst bekijken welke invulvelden beschikbaar zijn? Klik dan op de knop {Invulvelden} om het overzicht te openen.
In het overzicht zie je de invulvelden die beschikbaar zijn voor het gekozen sjabloontype. Per invulveld zie je ook kort welke informatie AdminPulse ermee invult.
Je kunt een invulveld van daaruit kopiëren en in het onderwerp of de inhoud van het sjabloon plakken. Kopieer altijd het volledige invulveld, inclusief de accolades { }.
👉 Invulvelden die specifiek zijn voor taken, zoals parameters uit een taaksjabloon, zijn alleen beschikbaar wanneer je een e-mailsjabloon voor Taakbeheer bewerkt.
Welke invulvelden zijn beschikbaar?
Afhankelijk van het e-mailsjabloontype heeft AdminPulse toegang tot gegevens uit verschillende bronnen. Elk type invulveld heeft een eigen prefix waaraan je het kunt herkennen. Enkele voorbeelden van prefixes:
- relation. — gegevens uit het relatiedossier van de klant, zoals naam, adres, btw-nummer en contactgegevens.
- company. — gegevens van je eigen bedrijf, zoals naam, adres, btw-nummer, bankrekeningnummer en e-mailhandtekening.
- user. — gegevens van de ingelogde medewerker die de e-mail verstuurt.
- invoice. — factuurgegevens, zoals factuurnummer, datum, bedrag en betaalstatus.
- task. — gegevens van de hoofdtaak, zoals naam en deadline.
- subtask. — gegevens van een deeltaak.
- today — de huidige datum, met optionele datumberekeningen.
Taakparameters als invulvelden in e-mailsjablonen
Bij sjablonen voor Taakbeheer verschijnen er naast de standaard invulvelden ook taakparameters in het overzicht. Dit zijn aangepaste velden die worden gedefinieerd in het taaksjabloon zelf, via Instellingen > Taaksjablonen > [taaksjabloon] > Velden openen.
In het overzicht met beschikbare invulvelden verschijnen ze in een aparte kolom rechts, gegroepeerd per taaksjabloon. Zo kun je voor een specifieke taak, zoals een btw-aangifte, extra velden gebruiken die specifiek zijn voor dat taaktype, zoals een referentienummer of een aangifteperiode.
Bijzondere invulvelden
Sommige invulvelden voegen meer toe dan gewone tekst. Dit zijn de belangrijkste voorbeelden:
-
{invoice.paymentbutton}voegt een klikbare betaalknop toe aan de e-mail. De klant kan daarmee rechtstreeks vanuit de e-mail de factuur betalen. -
{invoice.paymentQrCode}voegt een scanbare QR-code in die verwijst naar de betaalpagina. -
{invoice.paymenturl}voegt de betaallink in als tekst-URL. -
{company.signature}voegt de e-mailhandtekening van je kantoor in, zoals die is ingesteld in de instellingen.
Meerdere invulvelden uit een groep toevoegen
Wil je meerdere gegevens uit dezelfde groep tonen, zoals meerdere aandeelhouders, contactpersonen, bankrekeningen of opdrachten? Gebruik dan + Groep invulvelden toevoegen.
Je kiest eerst de groep. De gekozen groep bepaalt welke invulvelden beschikbaar zijn. Daarna kies je bij Invulvelden welke velden je uit die groep wilt tonen.
Je kunt meerdere invulvelden selecteren. Wil je de volgorde aanpassen? Sleep de gekozen invulvelden dan naar de gewenste plaats.
Bij Weergave kies je hoe AdminPulse de invulvelden in het sjabloon moet plaatsen:
-
Herhalende groep: toont de gekozen invulvelden opnieuw voor elk item in de groep. Dit is handig wanneer je meerdere items onder elkaar wilt tonen.
Voorbeeld van een groep: -
Tabel: toont de gekozen invulvelden in tabelvorm. Dit is handig wanneer je meerdere items overzichtelijk naast elkaar wilt tonen. Gebruik Koptekstrij toevoegen als je bovenaan de tabel een rij met kolomnamen wilt tonen.
Voorbeeld van een tabel: - Enkel tags: voegt alleen de gekozen invulvelden toe, zonder extra groeps- of tabelstructuur. Gebruik deze optie vooral wanneer je al in een bestaande groep of tabel werkt.
Voor groepen en tabellen zet AdminPulse automatisch de juiste structuur rond de gekozen invulvelden. Je hoeft die technische opbouw dus niet zelf te maken.
Datum berekenen met invulvelden
Voor sommige datumvelden kun je zelf een datum laten berekenen. Je kunt dagen (d), maanden (m), kwartalen (q) of jaren (y) toevoegen of aftrekken.
Zo kun je van het standaard invulveld {task.deadline} bijvoorbeeld {task.deadline+15d} maken. AdminPulse toont dan een datum die 15 dagen na de deadline van de taak ligt.
Gebruik je {task.deadline-1m}? Dan toont AdminPulse een datum die één maand vóór de deadline van de taak ligt.
Je kunt ook {today} gebruiken als invulveld voor de datum van vandaag, of {today+1m} voor een maand vanaf vandaag.
In de tabel hieronder vind je een overzicht van de beschikbare berekeningen.
| Invulveld | Betekenis |
|---|---|
| Vandaag | |
{today} |
De datum van vandaag |
{today+1d} |
Vandaag plus aantal dagen |
{today+1m} |
Vandaag plus aantal maanden |
{today+1q} |
Vandaag plus aantal kwartalen |
{today+1y} |
Vandaag plus aantal jaren |
| Hoofdtaak - deadline | |
{task.deadline+1d} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal dagen |
{task.deadline+1m} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal maanden |
{task.deadline+1q} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal kwartalen |
{task.deadline+1y} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal jaren |
{task.deadline+1d.endOfMonth} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal dagen, laatste dag van de maand |
{task.deadline+1m.endOfMonth} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal maanden, laatste dag van de maand |
{task.deadline+1d.nextMonth} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal dagen, verschoven naar de volgende maand |
{task.deadline+1m.nextMonth} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal maanden, verschoven naar de volgende maand |
{task.deadline+1m.nextMonth.endOfMonth} |
Hoofdtaak - deadline plus aantal maanden, laatste dag van de volgende maand |
| Deeltaak - deadline | |
{subtask.deadline+1d} |
Deeltaak - deadline plus aantal dagen |
{subtask.deadline+1m} |
Deeltaak - deadline plus aantal maanden |
{subtask.deadline+1q} |
Deeltaak - deadline plus aantal kwartalen |
{subtask.deadline+1y} |
Deeltaak - deadline plus aantal jaren |
{subtask.deadline+1d.endOfMonth} |
Deeltaak - deadline plus aantal dagen, laatste dag van de maand |
{subtask.deadline+1m.endOfMonth} |
Deeltaak - deadline plus aantal maanden, laatste dag van de maand |
{subtask.deadline+1d.nextMonth} |
Deeltaak - deadline plus aantal dagen, verschoven naar de volgende maand |
{subtask.deadline+1m.nextMonth} |
Deeltaak - deadline plus aantal maanden, verschoven naar de volgende maand |
{subtask.deadline+1m.nextMonth.endOfMonth} |
Deeltaak - deadline plus aantal maanden, laatste dag van de volgende maand |
Conditionele invulvelden
Naast gewone invulvelden en groepen kun je ook werken met conditionele logica. Met conditionele invulvelden toon je tekst alleen wanneer aan een bepaalde voorwaarde is voldaan.
Meer uitleg vind je in het artikel E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden.
Tips
- Gebruik een gewoon invulveld voor één waarde, zoals één naam of één deadline. Gebruik een groep wanneer er meerdere items kunnen zijn, zoals meerdere contactpersonen, bankrekeningen of opdrachten.
- Na het invoegen van invulvelden kun je de gewone opmaakopties in de editor gebruiken om de tekst of tabel visueel aan te passen.
- Gebruik de knop Opslaan en valideren onderaan het scherm om het sjabloon te bewaren en meteen te controleren of de gebruikte invulvelden geldig zijn. Als een invulveld niet bestaat of verkeerd werd ingevoerd, toont AdminPulse een melding.
- Gebruik je invulvelden, groepen, tabellen of conditionele logica? Test het sjabloon dan altijd goed voordat je het breed gebruikt.
- Pas de technische tags rond een groep of tabel alleen handmatig aan als je zeker weet hoe de structuur werkt.
Goed om te lezen
- E-mailsjablonen - Conditionele invulvelden – Uitleg over hoe je tekst alleen toont wanneer aan een bepaalde voorwaarde is voldaan.