Vous travaillez avec plusieurs propres entreprises dans AdminPulse ? Alors la fonctionnalité Facturation interne est idéale pour gérer facilement et correctement la répartition des coûts. Lorsqu’un(e) employé(e) encode un enregistrement imputé à une autre propre entreprise que son entreprise principale, la facturation interne assure automatiquement la bonne connexion et la refacturation.
Dans cet article, nous vous expliquons comment fonctionne la facturation interne, comment la configurer et l’utiliser efficacement.
👉 Vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité ? Demandez-la via un ticket. Nous l’activerons pour vous.
💡 Plus d’informations sur l’utilisation de l’écran Facturation interne se trouvent dans l’article séparé : Aperçu : Facturation interne – comment utiliser cet écran ?
Comment fonctionne la facturation interne ?
Grâce à deux cas pratiques, vous aurez une vue claire sur le fonctionnement des enregistrements internes dans AdminPulse et le lien automatique entre les propres entreprises.
|
Cas pratique 1 Un employé aide temporairement une autre propre entreprise |
Cas pratique 2 Travail effectué pour un client d’une autre propre entreprise |
|
|---|---|---|
| Situation | Vous travaillez pour le Siège central, mais vous aidez aujourd’hui la succursale de Gand. | Vous travaillez pour le Client A, qui est lié à la succursale de Gand. Vous-même appartenez au Siège central. |
| Enregistrement | Vous enregistrez du temps, de la distance ou des produits/coûts sur la relation « Succursale Gand ». | Vous enregistrez le travail pour le Client A comme d’habitude. |
| Liaison | Aucune action requise : vous enregistrez directement sur la relation de l’autre propre entreprise. | Aucune action requise : AdminPulse reconnaît automatiquement que le Client A est rattaché à la succursale de Gand. |
| Affichage dans l’écran Facturation interne | Affiché comme un enregistrement du Siège central vers la Succursale Gand — relation = Succursale Gand. |
Affiché comme un enregistrement du Siège central vers la Succursale Gand — relation = Client A. |
| Affichage dans l’écran Enregistrements non liés | Non visible, car il s’agit d’un enregistrement interne. | Visible, car l’enregistrement est également facturé au client. |
| Facturation | Uniquement facturé en interne. | Facturé à la fois en interne (entre propres entreprises) et en externe (au client). |
💡 La facturation interne n’est pas possible entre des propres entreprises qui ont le même numéro de TVA. Les enregistrements entre ces sociétés n’apparaissent pas dans l’écran 'Facturation interne'. Les enregistrements eux-mêmes restent bien disponibles et sont facturés au client comme d’habitude.
Paramètres pour travailler avec la facturation interne
Dès que nous avons activé la facturation interne pour vous, il y a un certain nombre de paramètres à vérifier ou compléter.
Configurer votre propre entreprise
Lors de la création d'une nouvelle propre entreprise via Paramètres > Propre entreprise, AdminPulse crée automatiquement une relation associée. Cette relation est utilisée pour la facturation interne. Vous reconnaissez cette relation dans le système par le symbole d'immeuble :
👉 Vous avez déjà créé des propres entreprises avant l’activation de la facturation interne ? Suivez alors les étapes ci-dessous :
- Allez dans Dossiers relations > Nouvelle relation.
- Choisissez comme statut : Propre entreprise.
- Allez dans Paramètres > Propre entreprise et sélectionnez dans le champ ‘Relation facturation interne’ la bonne relation dans la liste.
Configurer les comptes de grand livre
Vous pouvez configurer les comptes de grand livre pour la facturation interne par Propre entreprise via les Paramètres généraux dans la section des paramètres de facturation. Une distinction est possible pour les enregistrements de temps et de coûts. Les options que vous pouvez renseigner ici sont :
- Compte de grand livre standard pour facturation interne
- Compte de grand livre pour facturation interne temps
- Compte de grand livre pour facturation interne coût
Lier des relations à une propre entreprise
Chaque relation dans AdminPulse doit être liée à une propre entreprise. Lors de la création d’une relation, vous la définissez immédiatement.
Vous pouvez consulter à quelle propre entreprise une relation existante est rattachée via le menu Dossiers relations > Relations.
👉 Vous souhaitez modifier l'entreprise propre liée pour plusieurs relations en même temps ? Utilisez alors l’action globale ‘Modifier champ’ pour mettre à jour le champ ‘Propre entreprise’ en masse.
💡 Par défaut, AdminPulse utilise l’entreprise de l'employé qui crée la relation pour remplir automatiquement ce champ.
Configurer les employés
Via Paramètres > Employés, vous indiquez pour chaque employé à quelle propre entreprise il/elle appartient. Il s’agit de l'entreprise principale de cette personne.
Ouvrez la fiche de l'employé et choisissez l’entreprise appropriée dans le champ ‘Propre entreprise’.
Dans cette même fiche, complétez également deux champs utilisés pour la facturation interne :
-
Coût interne (par heure) : Il s’agit du montant qu’un collaborateur vous coûte (le coût réel).
Si ce collaborateur travaille une heure, cela vous coûte donc ce tarif interne horaire.
Ce montant est également utilisé dans le rapport 'Rentabilité client'. -
Coût de facturation interne (par heure) : il s’agit du montant facturé à une autre entreprise propre lorsque votre collaborateur travaille pour un client d’un autre établissement.
Par exemple, si votre collaborateur effectue une heure de travail pour un client d’un autre établissement, celui-ci devra vous payer ce tarif interne.
👉 Les enregistrements réalisés par un employé pour une autre propre entreprise que son entreprise principale seront refacturés en interne sur la base de ces tarifs.
Enregistrements par les employés
L'employé ne doit rien faire de particulier et continue d’encoder ses enregistrements comme d’habitude. AdminPulse vérifie en interne si la relation enregistrée appartient à la même ou à une autre propre entreprise.
Modèles de facture pour la facturation interne
Vous pouvez charger un modèle de facture distinct pour les factures internes, afin qu’il ne partage pas la même mise en page que vos factures pour vos clients.
- Allez dans Paramètres > Modèles de facture.
- Téléchargez un modèle de facture de type ‘Facture interne’ pour chaque propre entreprise.
💡 Cela permet de bien distinguer la gestion interne de la communication externe vers les clients.
Suivi et création des factures internes
La création des factures provisoires internes se fait depuis l’écran Facturation interne (Facturation > Facturation interne). Cet écran offre un aperçu de tous les enregistrements prêts à être refacturés en interne, avec le détail par employé, relation et propre entreprise.
💡 Lisez l’article distinct sur l'utilisation de l’écran Facturation interne pour une explication pas à pas Aperçu : Facturation interne – comment utiliser cet écran ?
💡Bon à savoir
- Vous ne travaillez pas encore avec plusieurs propres entreprises ? Nous vous recommandons de lire d’abord cet article pour plus de contexte : Plusieurs propres entreprises