Comment utiliser un suivi des tâches d'action?

Grâce à une action de suivi de tâches, votre client peut confirmer une action par e-mail. Lorsque AdminPulse reçoit cette confirmation, la tâche ou sous-tâche concernée peut automatiquement changer de statut. C’est par exemple utile lorsqu’un client confirme que tous les documents nécessaires pour la tâche TVA ou la tâche IPP ont bien été transmis.

Dans cet article, nous expliquons étape par étape comment configurer la demande de documents pour la tâche TVA.

1. Configurer l’action de suivi de tâches

Commencez par configurer l’action de suivi de tâches. Vous déterminez ainsi quelle action le client peut confirmer et quel statut la tâche ou sous-tâche doit recevoir automatiquement par la suite.

1. Allez dans Paramètres > Configuration du suivi des tâches et ouvrez le deuxième onglet Suivi des tâches d'action.
2. Cliquez en haut sur Ajouter pour créer une nouvelle action de suivi de tâches.
3. Remplissez les champs suivants :
   • Nom : choisissez un nom pour l’action de suivi de tâches. Ce nom est uniquement destiné à un usage interne.
   • Nom de l'action : le texte que vous saisissez ici s’affiche au-dessus du bouton d’action. Vous pouvez aussi saisir ce texte par langue.
   • Tâche principale : sélectionnez ici la tâche principale concernée.
   • Sous-tâche : vous pouvez éventuellement sélectionner la sous-tâche concernée.
   • Nouveau statut : le statut que la tâche ou sous-tâche doit recevoir automatiquement.
   • Marquer comme bloqué ou comme non applicable : vous pouvez également faire bloquer la tâche ou sous-tâche, ou la faire marquer comme non applicable.
   • Exemple : vous voyez ici un exemple de la page que votre client verra. Grâce aux champs Langue et Entreprise, vous pouvez afficher l’exemple dans une autre langue et/ou pour une autre entreprise propre.

2. Configurer le modèle d'e-mail

Ajoutez ensuite le bouton d’action au modèle d’e-mail qui sera envoyé à votre client.

1. Allez dans Paramètres > Modèles d'e-mails.
2. Cliquez en haut sur Ajouter pour créer un nouveau modèle d'e-mail, ou modifiez un modèle d'e-mail existant.

3. Placez votre curseur à l’endroit où le bouton d’action doit apparaître dans l’e-mail. Cliquez ensuite sur Ajouter bouton suivi des tâches d'action.

   

4. L’écran Ajoutez une action de suivi de tâches s’affiche alors. Remplissez les champs suivants :

   • Suivi des tâches : sélectionnez l’action de suivi de tâches créée précédemment.
   • Texte du bouton : le texte qui doit apparaître sur le bouton d’action.
   • Couleur du bouton : cliquez sur la couleur que vous souhaitez donner au bouton d’action.

   

5. Cliquez ensuite sur Sauver.

6. Le bouton d’action apparaît alors dans votre modèle d'e-mail.

   

   👉 L’affichage de l’action dans l’e-mail dépend de l’application de messagerie utilisée par le destinataire.

   Dans Gmail et dans la nouvelle version d’Outlook, il s’affiche généralement correctement. Dans les anciennes versions d’Outlook, le bouton peut apparaître comme un simple lien. AdminPulse n’a aucune influence à ce niveau.

7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre modèle d'e-mail.

3. Adapter le modèle de tâche avec votre modèle d'e-mail

Pour finir, liez le modèle d’e-mail à la bonne sous-tâche dans votre modèle de tâche.

Allez dans Paramètres > Modèles de tâches et ajoutez votre nouveau modèle d'e-mail à la sous-tâche appropriée.

Exemple : confirmation que les documents pour la TVA ont été transmis

Dans cet exemple, vous voyez ce qui se passe lorsque votre client confirme, via le bouton d’action, que les documents ont été transmis.

1. Votre client reçoit automatiquement un e-mail. Il lui est demandé de transmettre tous les documents et, une fois cela fait, de le confirmer via le bouton d’action.

   

   💡 Cela se produit parce que, dans le modèle de tâche de la tâche TVA, la sous-tâche "Demande de documents" est du type e-mail automatique. Le modèle d'e-mail contient le bouton d’action permettant de confirmer la transmission.

2. Votre client clique sur le bouton dans l'e-mail. Il accède ensuite à une page où il peut confirmer que tous les documents ont été transmis.

   

   Lorsqu'il clique sur confirmer, votre client voit le message suivant : Merci. Vous pouvez fermer cette fenêtre.

   

3. La sous-tâche "documents reçus" est automatiquement définie sur le statut "accomplie".

   💡 AdminPulse peut définir cette sous-tâche sur le statut "accomplie", car cela a été configuré dans l’action de suivi de tâches.

4. Le collaborateur assigné à la sous-tâche "documents reçus" reçoit une notification indiquant que le client a confirmé.