Vous gérez plusieurs propres entreprises dans AdminPulse et vous souhaitez cloisonner l'accès aux relations par propre entreprise ? Vous pouvez alors lier des équipes à une propre entreprise. AdminPulse applique automatiquement ces équipes à tous les collaborateurs actifs et à toutes les relations de cette propre entreprise, puis les maintient automatiquement à jour.
Dans cet article, vous découvrez comment fonctionnent les Équipes propre entreprise, comment les configurer et ce qui est mis à jour automatiquement.
Avant de commencer
La fonctionnalité Équipes propre entreprise repose sur le fonctionnement des équipes dans AdminPulse. Vous ne connaissez pas encore bien les équipes ? Lisez d'abord Équipes dans AdminPulse : comment organiser qui a accès aux relations ?.
👉 Utilisez Équipes propre entreprise uniquement si vous voulez réellement cloisonner l'accès aux relations par propre entreprise. Si vous souhaitez utiliser les équipes pour un groupe limité de relations et de collaborateurs, travaillez avec des équipes classiques, comme expliqué dans l'article de base.
Que fait le paramètre « Équipes propre entreprise » ?
Lorsque vous liez une équipe à une propre entreprise, deux mises à jour sont effectuées :
- tous les collaborateurs actifs de cette propre entreprise deviennent membres de l'équipe ;
- l'équipe est affectée à toutes les relations de cette propre entreprise, y compris les relations inactives.
À partir de ce moment, les règles habituelles des équipes s'appliquent : seuls les membres de l'équipe, et éventuellement les membres d'équipes parentes, ont accès à ces relations et aux données liées, comme les enregistrements, les documents, les tâches et les factures.
AdminPulse limite également la visibilité de la propre entreprise elle-même. Elle n'est plus visible que pour les membres de ces équipes.
Les collaborateurs qui ne font pas partie de l'une de ces équipes ne voient plus cette propre entreprise dans les listes de sélection ni dans les filtres, par exemple lors de la création d'une nouvelle relation, dans la facturation ou dans les rapports et tableaux de bord.
Vous cloisonnez ainsi les propres entreprises entre elles.
Gérer les équipes liées à une propre entreprise
Vous gérez la liaison via Paramètres > Paramètres généraux > Général. Vous devez pour cela disposer des droits permettant de modifier les paramètres.
- Sélectionnez en haut l'onglet de la propre entreprise concernée.
- Allez à la section Général.
- Cliquez sur l'icône du crayon à côté d'Équipes propre entreprise.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez une équipe dans le menu déroulant et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez lier plusieurs équipes.
- Vous souhaitez retirer une équipe ? Cliquez sur l'icône de la corbeille et confirmez votre choix.
- Les collaborateurs de la propre entreprise sont mis à jour immédiatement. Les relations sont mises à jour en arrière-plan.
Si la propre entreprise compte beaucoup de relations, le traitement peut prendre un certain temps. Vous ne pourrez fermer la fenêtre qu'une fois le traitement terminé.
💡 Le menu déroulant affiche uniquement les équipes dont vous êtes vous-même membre, directement ou via une équipe parente. Vous ne pouvez donc jamais vous donner accès aux dossiers relation d'une équipe dont vous ne faites pas partie.
💡 Gardez une structure d'équipes simple. Créez de préférence une équipe distincte par propre entreprise et n'utilisez une équipe existante que si vous êtes certain que les droits d'accès correspondent entièrement.
Où voyez-vous les équipes d'une propre entreprise ?
Les équipes d'une propre entreprise sont visibles dans le dossier relation, dans la fiche du collaborateur et dans l'aperçu de l'équipe. Vous pouvez les y consulter, mais pas toujours les modifier manuellement.
Dans le dossier relation
Dans le dossier relation, les équipes de la propre entreprise apparaissent dans le champ Équipes. Cliquez dans le champ pour distinguer les équipes définies manuellement sur la relation de celles ajoutées via la propre entreprise.
Les équipes ajoutées via la propre entreprise figurent sous Équipes définies par propre entreprise.
Vous ne pouvez pas supprimer ces équipes sur la relation elle-même, car elles sont gérées via la propre entreprise. Vous pouvez toutefois toujours ajouter manuellement d'autres équipes à la relation.
Dans la fiche du collaborateur
Via Paramètres > Employés > fiche du collaborateur, les équipes de la propre entreprise apparaissent dans le champ Equipe(s). Cliquez dans le champ pour voir quelles équipes ont été ajoutées via la propre entreprise.
Les équipes ajoutées via la propre entreprise figurent sous Équipes définies par propre entreprise. Vous ne pouvez pas les supprimer ici. Vous pouvez toutefois toujours ajouter manuellement d'autres équipes.
Dans l'aperçu de l'équipe
Dans Paramètres > Équipes, les collaborateurs de la propre entreprise apparaissent comme membres de l'équipe. Vous ne pouvez pas les retirer de l'équipe tant que celle-ci est liée à leur propre entreprise.
Qu'est-ce qui est mis à jour automatiquement ?
Nouvelles relations et nouveaux collaborateurs
Une fois la liaison établie, vous ne devez plus gérer manuellement les équipes de la propre entreprise. AdminPulse les applique automatiquement lorsque vous créez une nouvelle relation, y compris via un import, et lorsque vous créez un nouveau collaborateur.
Lorsque vous créez une nouvelle relation, les équipes apparaissent directement sous Équipes définies par propre entreprise.
Déplacer une relation ou un collaborateur vers une autre propre entreprise
Vous déplacez une relation vers une autre propre entreprise ? Les équipes de la propre entreprise sont alors immédiatement mises à jour : les équipes de l'ancienne propre entreprise disparaissent et celles de la nouvelle propre entreprise les remplacent.
Il en va de même lorsque vous déplacez un collaborateur actif vers une autre propre entreprise.
Les équipes que vous aviez aussi affectées manuellement à la relation ou au collaborateur sont conservées.
Réactiver un collaborateur
Vous réactivez un collaborateur ? AdminPulse lui applique alors automatiquement les équipes de la propre entreprise.
Les équipes qui, avant la désactivation, n'étaient affectées que manuellement au collaborateur ne sont pas rétablies automatiquement.
Points d'attention concernant les équipes propre entreprise
Collaborateurs qui travaillent pour plusieurs propres entreprises
Certains collaborateurs travaillent de manière transversale, pour plusieurs propres entreprises, par exemple un associé ou un responsable IT. Dans ce cas, vous ne devez pas les ajouter séparément à chaque équipe.
Créez une équipe parente commune, placez-y les équipes des propres entreprises comme sous-équipes et ajoutez-y manuellement ces collaborateurs.
Ils ont ainsi accès à toutes les équipes sous-jacentes et voient toutes les propres entreprises.
Équipes déjà affectées manuellement aux relations
Vous aviez déjà affecté manuellement la même équipe aux relations de la propre entreprise ? Cette affectation manuelle reste alors en place à côté de la liaison via la propre entreprise.
En pratique, vous le remarquerez à peine. L'équipe restera toutefois sur ces relations si vous la détachez plus tard de la propre entreprise, puisque l'affectation manuelle existe toujours.
Vous souhaitez supprimer cette double affectation ? Retirez alors l'équipe des relations :
- relation par relation, dans le dossier relation ;
- en masse, via l'action globale Ajouter / supprimer une équipe dans Dossiers relations > Relations.
L'équipe reste sur les relations via la propre entreprise. Seule l'affectation manuelle disparaît. À partir de ce moment, l'équipe est entièrement gérée via la propre entreprise.
Détacher une équipe d'une propre entreprise
Vous supprimez une équipe du paramètre Équipes propre entreprise ? L'équipe est alors également retirée de tous les collaborateurs et de toutes les relations de cette propre entreprise.
Les collaborateurs peuvent de ce fait perdre l'accès aux dossiers relation concernés.
💡 Les équipes que vous aviez déjà affectées manuellement à une relation ou à un collaborateur avant la liaison ne sont pas perdues. Après le détachement, elles sont conservées comme affectations manuelles.
💡 Bon à lire
Consultez également cet article pour le fonctionnement de base des équipes dans AdminPulse :