Dans AdminPulse, les Équipes vous permettent de déterminer quels collaborateurs ont accès à quelles relations. Une équipe est un groupe de collaborateurs qui partagent l’accès aux mêmes dossiers relation et à toutes les entités associées.
Une fois qu’une équipe est affectée à une relation, seuls les collaborateurs de cette équipe, et éventuellement des équipes parentes, ont accès au dossier relation.
Cet article vous explique le fonctionnement des équipes, comment les configurer et les gérer, et comment utiliser les équipes pour organiser les droits d’accès au sein de votre cabinet.
Contrôle d’accès via les équipes
👉 Dès que vous affectez une équipe à une relation, seuls les collaborateurs de cette équipe, et éventuellement des équipes parentes, ont accès à toutes les entités associées à cette relation.
Dans certains environnements, un accès supplémentaire peut aussi être accordé par collaborateur individuel. Cela fonctionne uniquement pour les relations auxquelles des équipes sont liées. Vous trouverez plus d’explications plus loin dans cet article.
Les collaborateurs qui ne font pas partie de l’équipe affectée ou d’une équipe parente n’ont alors plus accès aux éléments suivants :
- la relation elle-même
- les documents liés à la relation
- les tâches liées à la relation
- les factures liées à la relation
- les enregistrements liés à la relation
- toute autre entité liée à la relation
Si aucune équipe n’est affectée à une relation, tous les utilisateurs ont par défaut accès à cette relation et à toutes ses entités associées, selon leur rôle. Les collaborateurs qui ne font partie d’aucune équipe ne voient que les relations sans équipe.
Attention : les documents qui ne sont pas liés à une relation ne sont pas filtrés en fonction des équipes.
Gestion des équipes
Vous gérez les équipes via Paramètres > Équipes. Cet écran vous présente un aperçu de toutes les équipes et vous permet d’organiser la structure interne de votre cabinet.
Ajouter une nouvelle équipe
Vous pouvez ajouter une nouvelle équipe de deux manières :
- Nouvelle équipe au niveau principal : saisissez un nom dans le champ situé en haut de la liste des équipes et cliquez sur l’icône + pour créer une équipe sans équipe parente.
- Ajouter une sous-équipe : cliquez sur l’icône + à côté d’une équipe existante pour créer une sous-équipe. Cette nouvelle équipe sera placée sous l’équipe sélectionnée, dans la hiérarchie.
Afficher les membres d’une équipe
Pour consulter les membres d’une équipe, cliquez sur l’icône représentant un collaborateur. La liste des collaborateurs faisant partie de cette équipe s’affiche alors.
Ajouter un collaborateur à une équipe
Cliquez sur + Ajouter un collaborateur pour ajouter un collaborateur à l’équipe. Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner un collaborateur via un menu déroulant.
Option : « Peut consulter les factures ? »
Pour certains collaborateurs, vous pouvez utiliser la case à cocher Peut voir les factures ? afin de déterminer s’ils ont accès aux factures des relations assignées à l’équipe.
👉 Cette case n’apparaît que pour les collaborateurs disposant de la permission Factures provisoires : lecture ou d’un rôle qui inclut cette permission. Les rôles standards concernés sont :
- Administrateur
- Utilisateur général
- Gestionnaire de factures
Pour les collaborateurs hérités d’une équipe supérieure et disposant déjà de l’accès aux factures, cette case est désactivée.
Que signifient les différents styles de noms ?
- Noms en noir : ces collaborateurs ont été ajoutés directement à l’équipe. Vous pouvez les retirer via l’icône de la corbeille.
- Noms en gris : ces collaborateurs ont été ajoutés automatiquement parce qu’ils font partie d’une équipe parente. Ils sont donc « hérités ». Vous ne pouvez pas les retirer directement de cette équipe.
Retirer un collaborateur d’une équipe
Pour retirer un collaborateur d’une équipe, cliquez sur l’icône de la corbeille à côté de son nom. Une fenêtre de confirmation apparaît avant la suppression.
👉 Attention : vous ne pouvez retirer que les collaborateurs ajoutés directement, c’est-à-dire les noms en noir. Les collaborateurs hérités d’une équipe parente, c’est-à-dire les noms en gris, doivent être retirés de l’équipe parente.
Supprimer une équipe
Vous pouvez supprimer une équipe via l’icône de la corbeille.
👉 Attention : lorsque vous supprimez une équipe, elle est également détachée de tous ses dossiers relation. Les collaborateurs appartenant à cette équipe peuvent alors perdre leur accès à ces dossiers.
Réorganiser la structure des équipes
Le bouton Restructurer les équipes vous permet de réorganiser facilement la hiérarchie des équipes. Glissez-déposez les équipes pour les déplacer ou pour les placer sous une autre équipe.
Vous pouvez ainsi composer une structure hiérarchique qui correspond au fonctionnement de votre cabinet.
Affecter des équipes à une relation
Une fois les équipes configurées, vous pouvez affecter une ou plusieurs équipes à une relation. Cela peut se faire manuellement dans le dossier relation (Dossier relation > Section Identification > Équipes) ou en masse via l’action globale Ajouter / supprimer une équipe dans l’écran des relations (Dossiers relations > Relations).
💡 Cette action globale ajoute ou retire des équipes des relations, mais ne supprime jamais l’équipe elle-même.
Les collaborateurs qui ne font pas partie de l’une des équipes affectées n’ont alors plus accès à la relation.
Donner un accès supplémentaire à des collaborateurs spécifiques
Il arrive qu’un collaborateur ait besoin d’accéder à un seul dossier relation, sans devoir devenir membre de toute l’équipe. Par exemple : une relation est liée à l’équipe Bruxelles, mais un expert d’Arlon doit temporairement accéder à ce dossier précis.
Dans ce cas, vous pouvez utiliser Employés autorisés, en complément de l’accès via les équipes.
👉 Cette possibilité fonctionne uniquement si :
- la relation est liée à une ou plusieurs équipes ;
- l’option Employés autorisés est activée pour votre environnement. Vous pouvez en faire la demande via support.
Lorsque l’option est active, vous pouvez compléter le champ Employés autorisés dans le dossier relation. Les collaborateurs que vous y ajoutez obtiennent l’accès à cette relation spécifique, même s’ils ne sont pas membres de l’équipe liée à la relation.
Ce paramètre donne uniquement un accès supplémentaire. Il ne remplace pas les paramètres des équipes. Si aucune équipe n’est définie sur la relation, ce champ n’a pas d’effet pratique.
Équipes et tâches
Il n’est pas possible d’assigner des tâches directement à une équipe. Les tâches sont toujours assignées à des collaborateurs individuels.
Vous pouvez toutefois filtrer les tâches par équipe via le filtre Équipe dans les différents écrans de tâches. Ce filtre affiche les tâches liées à des relations qui sont elles-mêmes attribuées aux équipes sélectionnées.