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Lier plusieurs entreprises propres avec des administrations différentes
Introduction
Créez un lien entre AdminPulse et Exact online pour exporter des factures vers votre logiciel de comptabilité.
Lien avec AdminPulse
- Naviguer vers Paramètres Généraux : https://app.adminpulse.be/#/settings
- Changez la méthode d'export des factures en Admin-Connect dans les paramètres de facturation.
- Cliquez sur le lien à côté de Admin-Connect.
- Une nouvelle page s'ouvrira où la connexion peut être configurée avec Exact Online.
- Dans cette page, cliquez sur Connecter pour configurer le lien.
- Une fois le lien établi, cliquez sur Configurer et entrez les valeurs par défaut du compte journal et du compte grand livre.
Journal
Saisissez le code du journal correct s'il s'agit d'une facture et le code du journal correct s'il s'agit d'une note de crédit. Dans ExactOnline, vous pouvez trouver les journaux ici :
Administrations
Si vous travaillez avec plusieurs administrations (départements), adminpulse utilisera l'administration dans laquelle vous êtes actuellement connecté à l'environnement ExactOnline.
Si vous souhaitez toujours exporter les factures vers 1 administration spécifique, vous pouvez saisir le code via l'écran de configuration d'AdminPulse.
Lier plusieurs entreprises propres avec des administrations différentes
Pour qu'AdminPulse puisse lier différentes entreprises propres à leur administration dans Exact Online, vous devez spécifier à quelles administrations d'Exact Online AdminPulse a accès.
Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes:
1. Allez à "Mon Exact Online"
2. Allez à la section Centre de sécurité et
3. Cliquez sur AdminPulse
4. Cliquez sur "Gérer administrations"
5. Sélectionnez l'administration souhaitée
6.Cliquez sur la flèche droite pour ajouter l'administration sélectionnée à la liste des administrations auxquelles AdminPulse a accès
Codes TVA
Vous pouvez également saisir le code TVA dans AdminPulse tel qu'il est défini dans ExactOnline :
Lien avec une relation
AdminPulse recherche la même relation dans Exact Online sur la base du nom, l'identifiant comptable ou le numéro de TVA.
Si aucune relation n'est trouvée, AdminPulse créera lui-même une relation dans Exact Online si vous avez coché ce paramètre dans les applications connectées dans AdminPulse :
Lorsque AdminPulse crée une nouvelle relation dans ExactOnline, le code de relation d'ExactOnline sera saisi comme numéro de l'identifiant comptable dans AdminPulse.
Vous pouvez également créer manuellement le lien entre une relation dans AdminPulse et Exact Online. Pour établir un lien correct entre la relation dans AdminPulse et Exact Online copiez le code de relation d’Exact Online sous l'identifiant comptable dans AdminPulse. Nous devons faire ce lien manuellement pour chaque relation.
Remarque: Les réservations seront créées sur la base des factures et l'annexe de la facture sera incluse dans Exact Online.
Exportation des factures
Vous trouverez ici comment exporter des factures vers Exact Online.
N° d'écriture
Il existe trois options possibles pour déterminer le numéro utilisé comme numéro d'écriture dans Exact Online :
Exact Online sequence number: Le numéro de facture dans AdminPulse n'est pas pris en compte. Le numéro d'écriture suivant est pris dans Exact Online.
AdminPulse invoice number:Le numéro de facture est transféré à ExactOnline en tant que numéro d'écriture.
Remarque : Si votre numéro de facture dans AdminPulse contient également des lettres, celles-ci ne seront pas incluses. Par exemple, le numéro de facture "FAC2022001" sera le numéro d'écriture "2022001".
AdminPulse invoice counter number (ex.150): Le numéro d'ordre du numéro de facture dans AdminPulse est considéré comme le numéro d'écriture.
Remarque : Si vous optez pour la numérotation d'AdminPulse, assurez-vous que la numérotation des factures et des notes de crédit est également maintenue. Si vous optez pour une numérotation séparée, vous obtiendrez une facture et une note de crédit portant le même numéro dans ExactOnline, ce qui n'est pas possible. Il faut donc cocher l'option ci-dessous :
Consulter l'historique
- Consultez l'historique de la facture via Plus d'actions > Audit.
De cette manière, vous obtenez une aperçu de toutes les étapes d'une facture.
- Provisoire
- Numeroté
- Envoyé
- Exporté
- Exporté succès
Codes d'erreur possibles
| Code d'erreur | Signification |
| Account information for reference X not found. | Le client avec le code X est introuvable dans l'environnement d'Exact Online. - Vérifiez si ce client existe avec ce code et qu'il correspond au numéro de la comptabilité dans AdminPulse - Si vous travaillez avec plusieurs sociétés, le code société doit être correct saisi dans la page de configuration d'AdminPulse. Il s'agit du code d'administration dans lequel se trouve le client. |
| Référence incorrecte: Journal |
Le journal correct n'a pas pu être trouvé sur la base du code dans Exact Online.
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| Invalide: Client (Type) |
Vous pouvez uniquement exporter des factures vers des relations qui sont connues dans ExactOnline en tant que clients (pas de suspects / prospects).
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| Unable to find correct division X for given tenant configuration. |
1)Le code que vous avez entré comme code d'Administration (départements) ne peut pas être trouvé dans ExactOnline. Assurez-vous donc d'entrer le bon code. 2)Si vous avez différentes sociétés propres dans AdminPulse, vous devez indiquer à quelles administrations d'Exact Online AdminPulse a accès. Vous pouvez lire ici comment le mettre en place. |
| Le code de relation ne peut contenir que des chiffres. Valeur actuelle : XYZ |
Vérifiez que les informations relatives au numéro de TVA/à l'activité sont complètes dans Exact Online. Par exemple, le numéro de TVA n'est pas assujetti à la TVA, mais il a été modifié récemment. Si vous n'avez modifié cette information que dans AdminPulse, l'exportation ne pourra pas se faire, vous devrez également modifier cette information dans Exact Online. |
