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Exact Online

Mise à jour

Contenu

Introduction

Lien avec AdminPulse
  Cocher pour créer de nouvelles relations dans ExactOnline
  Cocher pour utiliser le texte de facture comme description dans ExactOnline
  Cocher pour que le statut du paiement soit transféré d'ExactOnline à AdminPulse
  Journal 
  Administrations
  Lier plusieurs entreprises propres avec des administrations différentes
  Codes TVA

Lien avec une relation

Exportation des factures

N° d'écriture

Consulter l'historique

Codes d'erreur possibles

 

Introduction

Créez un lien entre AdminPulse et Exact online pour exporter des factures vers votre logiciel de comptabilité.

 

Lien avec AdminPulse

  1. Naviguer vers Paramètres généraux > applications connectées
  2. Allez sur ExactOnline et cliquez sur Connect
  3. Une nouvelle page s'ouvre où vous devez d'abord introduire votre nom d'utilisateur et ensuite votre mot de passe pour vous connecter à ExactOnline.
  4. Une nouvelle page s'ouvrira où la connexion peut être configurée avec Exact Online.
  5. Sélectionnez ensuite l'administration vers laquelle vous souhaitez exporter vos factures
  6. Vous accédez maintenant à une nouvelle page où vous devez encore régler certaines choses correctement. Ces options sont expliquées une à une ci-dessous.

Cocher pour créer de nouvelles relations dans ExactOnline

AdminPulse recherche la même relation dans Exact Online sur la base du nom, l'identifiant comptable ou le numéro de TVA.

Si aucune relation n'est trouvée, AdminPulse créera lui-même une relation dans Exact Online si vous avez coché ce paramètre dans les applications connectées dans AdminPulse :

mceclip0.png

Lorsque AdminPulse crée une nouvelle relation dans ExactOnline, le code de relation d'ExactOnline sera saisi comme numéro de l'identifiant comptable dans AdminPulse. 

Lors de la création d'une nouvelle relation dans ExactOnline, les champs suivants seront repris d'AdminPulse :

  • nom (complet)
  • commune
  • code postal
  • rue
  • pays
  • courriel
  • langue
  • numéro de téléphone
  • code (rempli avec le numéro comptable adminpulse)
  • méthode d'envoi des factures
  • comptes bancaires
  • site web
  • numéro de TVA
  • régime de TVA
  • statut (toujours client)
  • date de début

 

Cocher pour utiliser le texte de facture comme description dans ExactOnline

Il s'agit de la description donnée dans Exact Online à l'écriture et à la ligne d'écriture.

Si vous ne cochez pas cette case:

- la description de l'écriture est remplie par la description de la facture dans AdminPulse :

- la description de la réservation est remplie par la description de la facture dans AdminPulse (souvent elle est vide).
- Dans la description de la ligne de l'écriture, le nom de la relation est indiqué (parce que les lignes de facture sont groupées, mais avec des descriptions différentes, on ne peut évidemment pas les grouper, d'où le choix d'indiquer le nom de la relation).

 

Si vous cochez cette case : 

- alors le texte de la facture est adopté à la fois pour l'écriture et pour la ligne de l'écriture. Par exemple, un texte de facture couramment utilisé est "prestations de janvier 2024".

 

Cocher pour que le statut du paiement soit transféré d'ExactOnline à AdminPulse

Si vous cochez cette option, AdminPulse vérifiera chaque nuit le statut de paiement des factures exportées en suspens et transférera automatiquement les paiements depuis ExactOnline.

Note : La première fois que vous transférez les statuts de paiement, AdminPulse reprendra les paiements datant de moins de 31 jours. Les paiements antérieurs ne seront donc pas repris automatiquement et devront être transférés manuellement. A partir de ce moment, les nouveaux paiements seront transférés dans AdminPulse chaque nuit.

 

N° d'écriture

Il existe trois options possibles pour déterminer le numéro utilisé comme numéro d'écriture dans Exact Online :

 

mceclip0.png

 

Exact Online sequence number: Le numéro de facture dans AdminPulse n'est pas pris en compte. Le numéro d'écriture suivant est pris dans Exact Online.

AdminPulse invoice number:Le numéro de facture est transféré à ExactOnline en tant que numéro d'écriture.

Remarque : Si votre numéro de facture dans AdminPulse contient également des lettres, celles-ci ne seront pas incluses. Par exemple, le numéro de facture "FAC2022001" sera le numéro d'écriture "2022001".

AdminPulse invoice counter number (ex.150): Le numéro d'ordre du numéro de facture dans AdminPulse est considéré comme le numéro d'écriture.

 

Remarque : Si vous optez pour la numérotation d'AdminPulse, assurez-vous que la numérotation des factures et des notes de crédit est également maintenue. Si vous optez pour une numérotation séparée, vous obtiendrez une facture et une note de crédit portant le même numéro dans ExactOnline, ce qui n'est pas possible. Il faut donc cocher l'option ci-dessous : 

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Journal 

Saisissez le code du journal correct s'il s'agit d'une facture et le code du journal correct s'il s'agit d'une note de crédit. Dans ExactOnline, vous pouvez trouver les journaux ici :

 

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Administrations

 

Si vous travaillez avec plusieurs administrations (départements), adminpulse utilisera l'administration dans laquelle vous êtes actuellement connecté à l'environnement ExactOnline.
Si vous souhaitez toujours exporter les factures vers 1 administration spécifique, vous pouvez saisir le code via l'écran de configuration d'AdminPulse.

 

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Lier plusieurs entreprises propres avec des administrations différentes

Pour qu'AdminPulse puisse lier différentes entreprises propres à leur administration dans Exact Online, vous devez spécifier à quelles administrations d'Exact Online AdminPulse a accès.

Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes:

1. Allez à "Mon Exact Online"

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2. Allez à la section Centre de sécurité et

3. Cliquez sur AdminPulse

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4. Cliquez sur "Gérer administrations"

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5. Sélectionnez l'administration souhaitée

6.Cliquez sur la flèche droite pour ajouter l'administration sélectionnée à la liste des administrations auxquelles AdminPulse a accès

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Codes TVA

Vous pouvez également saisir le code TVA dans AdminPulse tel qu'il est défini dans ExactOnline : 

mceclip1.png

 

Lien avec une relation

AdminPulse recherche la même relation dans Exact Online sur la base du nom, l'identifiant comptable ou le numéro de TVA.

Si aucune relation n'est trouvée, AdminPulse créera lui-même une relation dans Exact Online si vous avez coché ce paramètre dans les applications connectées dans AdminPulse :

mceclip0.png

Lorsque AdminPulse crée une nouvelle relation dans ExactOnline, le code de relation d'ExactOnline sera saisi comme numéro de l'identifiant comptable dans AdminPulse. 

 

Vous pouvez également créer manuellement le lien entre une relation dans AdminPulse et Exact Online. Pour établir un lien correct entre la relation dans AdminPulse et Exact Online copiez le code de relation d’Exact Online sous l'identifiant comptable dans AdminPulse. Nous devons faire ce lien manuellement pour chaque relation.

 

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Remarque: Les réservations seront créées sur la base des factures et l'annexe de la facture sera incluse dans Exact Online.
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Exportation des factures

Vous trouverez ici comment exporter des factures vers Exact Online.

 

 

 

 

Consulter l'historique

  • Consultez l'historique de la facture via Plus d'actions > Audit.
    De cette manière, vous obtenez une aperçu de toutes les étapes d'une facture.
    • Provisoire
    • Numeroté
    • Envoyé
    • Exporté
    • Exporté succès

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Codes d'erreur possibles

Code d'erreur Signification
Account information for reference X not found. Le client avec le code X est introuvable dans l'environnement d'Exact Online.
- Vérifiez si ce client existe avec ce code et qu'il correspond au numéro de la comptabilité dans AdminPulse
- Si vous travaillez avec plusieurs sociétés, le code société doit être correct saisi dans la page de configuration d'AdminPulse. Il s'agit du code d'administration dans lequel se trouve le client.
Référence incorrecte: Journal

Le journal correct n'a pas pu être trouvé sur la base du code dans Exact Online. 

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Invalide: Client (Type)

Vous pouvez uniquement exporter des factures vers des relations qui sont connues dans ExactOnline en tant que clients (pas de suspects / prospects).

mceclip0.png
Unable to find correct division X for given tenant configuration.

1)Le code que vous avez entré comme code d'Administration (départements) ne peut pas être trouvé dans ExactOnline. Assurez-vous donc d'entrer le bon code.mceclip5.png

2)Si vous avez différentes sociétés propres dans AdminPulse, vous devez indiquer à quelles administrations d'Exact Online AdminPulse a accès. Vous pouvez lire ici comment le mettre en place.
Le code de relation ne peut contenir que des chiffres. Valeur actuelle : XYZ

Vérifiez que les informations relatives au numéro de TVA/à l'activité sont complètes dans Exact Online. Par exemple, le numéro de TVA n'est pas assujetti à la TVA, mais il a été modifié récemment. Si vous n'avez modifié cette information que dans AdminPulse, l'exportation ne pourra pas se faire, vous devrez également modifier cette information dans Exact Online.

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