Créez un lien entre AdminPulse et Exact Online pour exporter des factures vers votre logiciel de comptabilité.

Connexion entre Exact Online et AdminPulse

Naviguez vers Paramètres généraux > Applications connectées.
Allez sur Exact Online et cliquez sur Connect.
Une nouvelle page s’ouvre. Introduisez d’abord votre nom d’utilisateur, puis votre mot de passe pour vous connecter à Exact Online.
Une nouvelle page s’ouvre pour configurer la connexion avec Exact Online.
Sélectionnez ensuite l’administration vers laquelle vous souhaitez exporter vos factures.
Vous accédez ensuite à une nouvelle page où vous devez encore configurer plusieurs options. Ces options sont expliquées une à une ci-dessous.

Case à cocher pour créer de nouvelles relations dans Exact Online

Lorsque vous exportez une facture vers Exact Online, AdminPulse vérifie d’abord si un client existe déjà dans Exact Online. Pour cela, AdminPulse compare :

le nom
le n° comptabilité
le numéro de TVA

Si AdminPulse ne trouve aucune relation correspondante, il peut créer lui-même un nouveau client dans Exact Online. Cela se fait uniquement si la case Create new relation when exporting invoices if no relation was found based on name, accounting no. or VAT number est cochée :

Case à cocher pour également mettre à jour les données de la relation dans Exact Online en cas de changement dans AdminPulse

Si vous activez l’option Create or update relation in Exact Online each time a new relation is created or updated in AdminPulse, AdminPulse essaie également de créer ou de mettre à jour dans Exact Online les relations nouvelles ou modifiées.

Cela vaut pour :

les sociétés de type client
les entreprises individuelles de type client

Pour les personnes de type client, une condition supplémentaire s’applique. Tant qu’aucun lien n’existe entre la relation dans AdminPulse et un client dans Exact Online, AdminPulse ne crée pas de nouveau client dans Exact Online lors d’une modification.

Ce lien n’est créé qu’après une exportation de facture réussie vers Exact Online. Dès que ce lien existe, les modifications ultérieures dans AdminPulse peuvent être synchronisées vers Exact Online, si cette case est cochée.

Quelles données sont créées ou mises à jour ?

Si cette option est active, les données suivantes sont créées ou mises à jour :

données d’adresse
adresse e-mail

Case à cocher pour utiliser le texte de facture comme description dans Exact Online

Cette option détermine quelle description Exact Online utilise pour l’écriture et la ligne d’écriture.

Si vous ne cochez pas cette case :

La description de l’écriture est remplie avec la description de la facture dans AdminPulse. Celle-ci est souvent vide.
Dans la description de la ligne d’écriture, le nom de la relation est indiqué. Cela permet de regrouper les lignes de facture. Avec des descriptions différentes, ces lignes ne peuvent pas être regroupées.

Si vous cochez cette case :

Le texte de facture est repris à la fois pour l’écriture et pour la ligne d’écriture. Un texte de facture souvent utilisé est par exemple “prestations de janvier 2024”.

Case à cocher pour transférer le statut du paiement d’Exact Online vers AdminPulse

Si vous cochez cette option, AdminPulse contrôle automatiquement le statut de paiement des factures exportées encore ouvertes et reprend les paiements depuis Exact Online.

La synchronisation s’exécute deux fois par jour. Selon l’heure d’été ou l’heure d’hiver, l’heure exacte peut légèrement varier. En Belgique, la synchronisation s’exécute vers minuit et vers 9 h (heure d'été).

Remarque : la première fois que vous transférez les statuts de paiement, AdminPulse reprend les paiements datant de maximum 31 jours. Les paiements plus anciens ne sont pas repris automatiquement et doivent être traités manuellement. À partir de ce moment, les nouveaux paiements sont automatiquement repris lors des synchronisations.

N° d’écriture

Il existe trois options possibles pour déterminer le numéro utilisé comme numéro d’écriture dans Exact Online :

Exact Online sequence number : le numéro de facture dans AdminPulse n’est pas pris en compte. Le numéro d’écriture suivant est pris dans Exact Online.
AdminPulse invoice number : le numéro de facture est transféré à Exact Online comme numéro d’écriture.
Remarque : si votre numéro de facture dans AdminPulse contient des lettres, celles-ci ne seront pas reprises. Par exemple, le numéro de facture “FAC2022001” deviendra le numéro d’écriture “2022001”.
AdminPulse invoice counter number (ex.150) : le numéro d’ordre du numéro de facture dans AdminPulse est repris comme numéro d’écriture.

Remarque : si vous optez pour la numérotation d’AdminPulse, veillez à ce que la numérotation des factures et des notes de crédit soit continue. Si vous optez pour une numérotation séparée, une facture et une note de crédit peuvent recevoir le même numéro dans Exact Online, ce qui n’est pas possible. L’option ci-dessous doit donc être décochée :

Journal

Saisissez le bon code journal pour les factures et le bon code journal pour les notes de crédit. Dans Exact Online, vous pouvez retrouver les journaux ici :

Administrations

Si vous travaillez avec plusieurs administrations, AdminPulse utilise l’administration dans laquelle vous êtes actuellement connecté dans Exact Online.

Si vous souhaitez toujours exporter les factures vers une administration spécifique, vous pouvez saisir le code via l’écran de configuration d’AdminPulse.

Lier plusieurs entreprises propres avec des administrations différentes

Pour qu’AdminPulse puisse lier différentes entreprises propres à leur administration dans Exact Online, vous devez préciser à quelles administrations d’Exact Online AdminPulse a accès.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

Allez dans Mon Exact Online dans Exact Online.
Allez dans la section Centre de sécurité.
Cliquez sur AdminPulse.
Cliquez sur Gérer administrations.
Sélectionnez l’administration souhaitée.
Cliquez sur la flèche vers la droite pour ajouter l’administration sélectionnée à la liste des administrations auxquelles AdminPulse a accès.

Codes TVA

Vous pouvez aussi saisir dans AdminPulse le code TVA tel qu’il est défini dans Exact Online :

Screenshot 2026-03-06 at 12.06.41.png

Liens de relation

Lorsque vous exportez une facture vers Exact Online, AdminPulse vérifie d’abord si un client existe déjà dans Exact Online. Pour cela, AdminPulse compare :

le nom
le n° comptabilité
le numéro de TVA

Lorsque AdminPulse crée une nouvelle relation dans Exact Online, le code relation d’Exact Online est repris comme n° comptabilité dans AdminPulse.

Lors de la création d’une nouvelle relation dans Exact Online, les champs suivants sont repris depuis AdminPulse :

nom complet
commune
code postal
rue
pays
e-mail
langue
numéro de téléphone
code : rempli avec le n° comptabilité AdminPulse
méthode d’envoi des factures
comptes bancaires
site web
numéro de TVA
régime de TVA
statut : toujours client
date de début

Vous pouvez également créer manuellement le lien entre une relation dans AdminPulse et Exact Online. Pour établir correctement ce lien, copiez le code relation d’Exact Online dans le champ n° comptabilité dans AdminPulse.

Remarque : sur la base des factures, des écritures sont créées et l’annexe de la facture est incluse dans Exact Online.

Exportation des factures vers Exact Online

Pour exporter des factures dans AdminPulse, sélectionnez sur la page Facturation > Factures les factures numérotées que vous souhaitez exporter. Allez ensuite dans Action globale et choisissez Exporter les factures sélectionnées.

Sans sélection manuelle, toutes les factures qui n’ont pas encore été exportées sont automatiquement sélectionnées. Vous pouvez ensuite les exporter via Action globale > Exporter toutes les factures non exportées.

Consulter l’historique d’une facture

Consultez l’historique de la facture via Plus d’actions > Audit. De cette manière, vous obtenez un aperçu de toutes les étapes d’une facture :

Provisoire
Numéroté
Envoyé
Exporté
Exporté avec succès

Codes d’erreur possibles

Code d’erreur	Signification
Account information for reference X not found.	Le client avec le code X est introuvable dans l’environnement Exact Online. Vérifiez si ce client existe avec ce code et s’il correspond au n° comptabilité dans AdminPulse. Si vous travaillez avec plusieurs administrations, vérifiez si le bon code d’administration est saisi sur la page de configuration d’AdminPulse. Il s’agit du code de l’administration dans laquelle se trouve le client.
Référence incorrecte : Journal	Le bon journal n’a pas pu être trouvé sur la base du code dans Exact Online.
Invalide : Client (Type)	Vous pouvez uniquement exporter des factures vers des relations qui sont connues dans Exact Online comme clients, et donc pas comme suspects ou prospects.
Unable to find correct division X for given tenant configuration.	Le code saisi comme code d’administration ne peut pas être trouvé dans Exact Online. Vérifiez donc que le bon code a été saisi. Si vous avez différentes entreprises propres dans AdminPulse, vous devez indiquer à quelles administrations d’Exact Online AdminPulse a accès. Vous pouvez lire ici comment le configurer.
Le code de relation ne peut contenir que des chiffres. Valeur actuelle : XYZ	Vérifiez dans Exact Online si les informations du client sont complètes, par exemple le numéro de TVA ou l’activité. Si le client n’est par exemple plus assujetti à la TVA ou si cette information a récemment changé, vous devez aussi l’adapter dans Exact Online. Une modification uniquement dans AdminPulse ne suffit pas.