Exact Online

Vous pouvez connecter AdminPulse à Exact Online pour exporter des factures et synchroniser les données de vos clients.

Dans cet article, vous découvrirez comment configurer la connexion, à quoi servent les différents paramètres, comment AdminPulse associe les relations et comment exporter des factures.

Configurer la connexion entre Exact Online et AdminPulse

1. Accédez à Paramètres > Applications connectées.

2. Cliquez sur Connect au niveau d’Exact Online.

   

3. Une nouvelle page s’ouvre. Saisissez d’abord votre nom d’utilisateur, puis votre mot de passe pour établir la connexion avec Exact Online.

4. Sélectionnez l’administration vers laquelle vous souhaitez exporter vos factures. Lors de la première connexion, vous devez autoriser AdminPulse à accéder aux administrations dans Exact Online.

   

5. Vous accédez ensuite à la page de configuration de la connexion. Les différents paramètres sont expliqués ci-dessous.

Créer de nouveaux clients lors de l’exportation des factures

Activez l’option Create new relation when exporting invoices if no relation was found based on name, accounting no. or VAT number. si AdminPulse peut créer un nouveau client dans Exact Online lorsqu’aucun client existant n’est trouvé pendant l’exportation d’une facture.

Si vous exportez simultanément plusieurs factures pour le même client, AdminPulse ne crée ce client qu’une seule fois dans Exact Online.

Vous trouverez plus d’informations sur la recherche, la création et l’association des clients sous Associer les relations aux clients dans Exact Online.

Synchroniser automatiquement les données des relations avec Exact Online

Activez l’option Create or update relation in Exact Online each time a new relation is created or updated in AdminPulse pour créer ou mettre à jour automatiquement dans Exact Online les clients nouveaux ou modifiés.

Cette option est désactivée par défaut. La synchronisation automatique s’applique uniquement aux relations ayant le statut Client.

AdminPulse peut créer automatiquement un client pour :

• les sociétés ayant le statut Client ;
• les entreprises individuelles ayant le statut Client.

Une condition supplémentaire s’applique aux personnes ayant le statut Client. Tant qu’aucun lien n’existe entre la relation dans AdminPulse et un client dans Exact Online, AdminPulse ne crée pas de nouveau client dans Exact Online lors d’une modification.

Ce lien est créé uniquement après une exportation de facture réussie. Une fois le lien établi, AdminPulse peut synchroniser les modifications ultérieures avec Exact Online.

Quelles modifications déclenchent la synchronisation automatique ?

La synchronisation automatique démarre lorsque vous modifiez l’une des données suivantes :

• le nom ou le prénom ;
• le numéro de TVA ;
• l’adresse : rue, numéro, boîte, code postal, commune ou pays ;
• le site web ou l’adresse e-mail ;
• la langue ;
• la méthode d’envoi des factures ;
• la date de début ;
• la fréquence de la TVA ;
• le mode de paiement ;
• le type d’échéance ;
• le nombre de jours d’échéance.

L’ajout ou la suppression d’une adresse déclenche également la synchronisation automatique.

💡 Si vous modifiez uniquement le numéro de téléphone, la synchronisation ne démarre pas automatiquement. Dès qu’une autre modification déclenche la synchronisation, le numéro de téléphone est également mis à jour dans Exact Online.

Quelles données AdminPulse crée-t-il ou met-il à jour ?

Lorsqu’AdminPulse crée ou met à jour un client dans Exact Online, les données suivantes sont transférées :

• le nom complet ;
• la commune ;
• le code postal ;
• la rue, le numéro et la boîte : AdminPulse regroupe ces données dans un seul champ d’adresse dans Exact Online ;
• le pays ;
• l’adresse e-mail ;
• la langue ;
• le numéro de téléphone ;
• le code : il est complété avec le n° comptabilité enregistré dans AdminPulse ;
• la méthode d’envoi des factures ;
• le site web ;
• le numéro de TVA ;
• la fréquence de la TVA ;
• le statut : toujours Client ;
• la date de début ;
• la condition de paiement pour les ventes, si AdminPulse peut déterminer un code sur la base des codes de condition de paiement configurés.

Utiliser le texte de la facture comme description dans Exact Online

L’option Use invoice text for booking and booking lines description. détermine la description utilisée par Exact Online pour l’écriture et la ligne d’écriture.

Si vous n’activez pas l’option :

• La description de l’écriture est complétée avec la description de la facture dans AdminPulse. Celle-ci est souvent vide.
• La ligne d’écriture reprend le nom de la relation comme description. AdminPulse regroupe les lignes de facture. Des lignes ayant des descriptions différentes ne peuvent pas être regroupées. C’est pourquoi le nom de la relation est utilisé.

Si vous activez l’option :

• Le texte de la facture est repris comme description de l’écriture et de la ligne d’écriture. Un texte fréquemment utilisé est, par exemple, « prestations de janvier 2026 ».

Synchroniser le statut de paiement d’Exact Online vers AdminPulse

Activez l’option Synchronize payment status from ExactOnline to AdminPulse pour contrôler automatiquement le statut de paiement des factures exportées encore ouvertes et reprendre les paiements depuis Exact Online.

La synchronisation s’exécute deux fois par jour. L’heure exacte peut légèrement varier selon l’heure d’été ou l’heure d’hiver. En Belgique, elle s’exécute vers minuit et vers 9 h pendant l’heure d’été.

👉 Important : lors de la première synchronisation, AdminPulse reprend uniquement les paiements datant de 31 jours maximum. Vous devez traiter manuellement les paiements plus anciens. Les nouveaux paiements sont ensuite repris automatiquement lors des synchronisations suivantes.

Choisir le numéro d’écriture dans Exact Online

Vous pouvez déterminer le numéro d’écriture utilisé dans Exact Online de trois manières :

• Exact Online sequence number : Exact Online ne tient pas compte du numéro de facture dans AdminPulse et utilise le numéro d’écriture suivant.
• AdminPulse invoice number : Exact Online reprend le numéro de facture d’AdminPulse comme numéro d’écriture. Si le numéro de facture contient également des lettres, celles-ci ne sont pas reprises. Par exemple, le numéro de facture « FAC2026001 » devient le numéro d’écriture « 2026001 ».
• AdminPulse invoice counter number (ex. 150) : Exact Online utilise le numéro d’ordre du numéro de facture d’AdminPulse comme numéro d’écriture.

👉 Important : si vous utilisez la numérotation d’AdminPulse, veillez à ce que la numérotation des factures et des notes de crédit soit continue. Avec une numérotation distincte, une facture et une note de crédit peuvent recevoir le même numéro d’écriture. Exact Online ne l’autorise pas. L’option ci-dessous doit donc être désactivée :

Journaux et compte général par défaut

Saisissez les codes des journaux correspondants pour les factures et les notes de crédit.

Dans Exact Online, vous trouverez les codes des journaux ici :

Dans le champ Standaard Grootboekrekening code, saisissez le code du compte général par défaut provenant d’Exact Online. AdminPulse utilise ce compte comme compte général par défaut lors de l’exportation des factures. Ce champ est obligatoire.

Administrations

Lors de la configuration de la connexion, vous sélectionnez l’administration Exact Online vers laquelle vous souhaitez exporter vos factures.

Dans le champ Division - administration, vous voyez l’administration sélectionnée. Pour utiliser une autre administration, cliquez sur Change division.

Associer plusieurs entreprises propres à différentes administrations

Pour associer chaque entreprise propre dans AdminPulse à sa propre administration dans Exact Online, indiquez dans Exact Online les administrations auxquelles AdminPulse peut accéder.

1. Accédez à Mon Exact Online dans Exact Online.
   
2. Accédez à la section Centre de sécurité.
3. Cliquez sur AdminPulse.
   
4. Cliquez sur Gérer administrations.
   
5. Sélectionnez l’administration souhaitée.
6. Cliquez sur la flèche vers la droite pour ajouter l’administration à la liste des administrations auxquelles AdminPulse peut accéder.
   

Codes TVA

Pour chaque taux de TVA, saisissez le code correspondant configuré dans votre environnement Exact Online.

  

Configurer les conditions de paiement

Dans Exact Online, vous pouvez associer une condition de paiement à un client et à une facture. Cette condition détermine le délai et le mode de paiement du client.

Dans le bloc Payment conditions (betalingsvoorwaarden / conditions de paiement), indiquez les codes des conditions de paiement qu’AdminPulse doit envoyer à Exact Online. 

Vous trouverez les conditions de paiement disponibles et leurs codes dans Exact Online via Données de base > Conditions de paiement.

Code pour la domiciliation

Dans le champ Direct debit code (domiciliëring / domiciliation), saisissez le code utilisé pour les clients dont le mode de paiement est Domiciliation.

Ce code est toujours prioritaire. Si le mode de paiement d’un client est Domiciliation, AdminPulse utilise ce code, quel que soit le type d’échéance ou le nombre de jours d’échéance.

Codes par type d’échéance

Sous Codes per expiry term (type vervaldag / type d’échéance), configurez un code par type d’échéance. Cliquez sur Add payment condition pour ajouter une ligne.

• Type : sélectionnez Nombre de jours après la date de facture, Nombre de jours après la fin du mois ou Fin du mois suivant.
• Days : pour les deux premiers types, saisissez le nombre de jours. Un champ vide est traité de la même manière que la valeur 0. Pour Fin du mois suivant, le nombre de jours ne s’applique pas.
• Code : saisissez le code de la condition de paiement tel qu’il existe dans votre environnement Exact Online.

Cliquez sur Remove pour supprimer une ligne. Les lignes sans code ne sont pas enregistrées.

👉 Important : vous ne pouvez configurer qu’un seul code par combinaison de type d’échéance et de nombre de jours. Si vous configurez plusieurs fois la même combinaison, le message suivant s’affiche : Only one payment condition code can be configured per combination of expiry type and number of days.

Quelle condition de paiement AdminPulse envoie-t-il à Exact Online ?

AdminPulse détermine d’abord le code de la condition de paiement sur la base du Mode de paiement du client. Si celui-ci est défini sur Domiciliation et qu’un code a été configuré, AdminPulse utilise toujours le code de domiciliation. Dans les autres cas, le code est déterminé sur la base du champ Date d’échéance et du nombre de jours correspondant.

La source de ces modalités d’échéance dépend de leur utilisation sur une facture ou sur la fiche client.

Sur une facture ou une note de crédit. Lors de l’exportation, AdminPulse complète la condition de paiement de l’écriture dans Exact Online. AdminPulse détermine les modalités d’échéance applicables à la facture en trois étapes. Chaque étape suivante remplace la précédente :

1. le paramètre par défaut de votre entreprise propre ;
2. le champ Date d’échéance de la relation, s’il est complété ;
3. le champ Date d’échéance de la planification de facturation, s’il est complété.

Des modalités d’échéance précises s’appliquent ainsi à chaque facture. Lors de l’exportation, AdminPulse recherche le code correspondant. Si aucune ligne configurée ne correspond, AdminPulse n’envoie aucune condition de paiement.

Sur la fiche client. Lorsqu’AdminPulse crée ou met à jour un client dans Exact Online, il complète également la condition de paiement sur la fiche client. Si le Mode de paiement est défini sur Domiciliation et qu’un code a été configuré, AdminPulse utilise le code de domiciliation. Dans les autres cas, AdminPulse consulte le champ Date d’échéance de la relation.

Si le champ Date d’échéance est défini sur Paramètre général, la relation suit le paramètre par défaut de votre entreprise propre et AdminPulse ne peut pas déterminer de code. La condition de paiement déjà présente sur la fiche client est alors conservée.

👉 Important : un même client peut donc avoir une condition de paiement différente sur ses écritures et sur sa fiche client. C’est normal : l’écriture suit les modalités applicables à la facture, tandis que la fiche client suit celles de la relation.

💡 Si vous ne configurez aucun code, AdminPulse n’envoie aucune condition de paiement. Exact Online utilise alors celle du client ou de l’administration.

Associer les relations aux clients dans Exact Online

Rechercher un client existant ou créer un nouveau client

Lorsque vous exportez une facture, AdminPulse recherche un client existant dans Exact Online dans l’ordre suivant :

1. le n° comptabilité ;
2. le numéro de TVA ;
3. le nom.

Dès qu’une étape de recherche renvoie exactement un client, AdminPulse utilise ce client. Les étapes suivantes ne sont alors plus exécutées.

Si AdminPulse ne trouve aucun client correspondant, il peut en créer un nouveau si l’option Create new relation when exporting invoices if no relation was found based on name, accounting no. or VAT number. est activée.

Lors de la création d’un nouveau client, AdminPulse transfère les données du client enregistrées dans AdminPulse.

👉 Important : lors de chaque exportation de facture, AdminPulse compare le code relation du client trouvé ou créé dans Exact Online au n° comptabilité enregistré dans AdminPulse. Si ces valeurs diffèrent, AdminPulse remplace le n° comptabilité par le code relation d’Exact Online. Cela peut donc également se produire lorsqu’AdminPulse retrouve un client existant à l’aide du numéro de TVA ou du nom.

Associer manuellement une relation

Vous pouvez également associer manuellement une relation dans AdminPulse à un client dans Exact Online. Pour cela, copiez le code relation d’Exact Online dans le champ N° comptabilité de la relation dans AdminPulse.

Exporter des factures vers Exact Online

Pour exporter des factures spécifiques, accédez à Facturation > Factures et sélectionnez les factures numérotées. Cliquez ensuite sur Action globale, puis sur Exporter les factures sélectionnées.

Si vous n’effectuez aucune sélection manuelle, AdminPulse sélectionne automatiquement toutes les factures qui n’ont pas encore été exportées. Cliquez sur Action globale > Exporter toutes les factures non exportées pour les exporter.

Exact Online crée des écritures sur la base des factures. L’annexe de la facture est également ajoutée dans Exact Online.

Consulter l’historique d’une facture

Accédez à Plus d’actions > Audit au niveau de la facture pour consulter son historique. Vous obtenez un aperçu des étapes parcourues par la facture, notamment :

• Provisoire ;
• Numéroté ;
• Envoyé ;
• Exporté ;
• Exporté avec succès.

Messages d’erreur possibles avec la connexion Exact Online

Message d’erreur	Signification et solution
Account information for reference X not found.	Le client portant le code X est introuvable dans l’environnement Exact Online. Vérifiez si ce client existe avec ce code et si celui-ci correspond au n° comptabilité dans AdminPulse. Si vous travaillez avec plusieurs administrations, vérifiez également que l’administration dans laquelle se trouve le client est sélectionnée sur la page de configuration d’AdminPulse.
Référence incorrecte : Journal	Exact Online ne trouve aucun journal correspondant au code configuré. Vérifiez le code du journal dans Exact Online et dans la configuration de la connexion.
Invalide : Client (Type)	Vous pouvez uniquement exporter des factures vers des relations enregistrées comme clients dans Exact Online. Les suspects et les prospects ne sont pas pris en charge.
Unable to find correct division X for given tenant configuration.	AdminPulse n’a pas accès à l’administration correcte dans Exact Online. Si vous travaillez avec plusieurs entreprises propres, vérifiez les administrations auxquelles AdminPulse a accès.
Le code de relation ne peut contenir que des chiffres. Valeur actuelle : XYZ	Vérifiez dans Exact Online si les données du client sont complètes et correctes, notamment le numéro de TVA et l’activité. Si le statut TVA du client a récemment changé, adaptez également cette information dans Exact Online. Une modification effectuée uniquement dans AdminPulse ne suffit pas.