Octopus

Introduction

Vous pouvez créer un lien entre AdminPulse et Octopus pour exporter les factures vers votre logiciel comptable. Ces factures seront créées sous forme de réservations dans l'environnement Octopus.

Contenu

Connexion avec AdminPulse
Champs de configuration
Liens relation
Reprendre le statut de paiement
Export des factures
Consulter l'historique
Consulter la facture PDF
Messages d'erreur possibles

Connexion avec AdminPulse

1. Accédez à Paramètres généraux : https://app.adminpulse.be/#/settings
2. Dans les paramètres de facturation, changez la méthode d'exportation en Admin-Connect.
3. Cliquez sur le symbole du lien à côté de Admin-Connect.
4. Une nouvelle page s'ouvrira où la connexion peut être établie avec Octopus.
5. Dans cet environnement, cliquez sur Connecter pour configurer le lien.
6. Une fois le lien créé, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres.

Champs de configuration

• Nom d'utilisateur et mot de passe: les informations de connexion de l'environnement Octopus
• Dossier: le nom exact du fichier vers lequel les factures seront exportées. voir la capture d'écran ci-dessous pour connaître le nom du fichier.

• Codes TVA: si les codes TVA ne correspondent pas aux codes standards définis dans Octopus (Gestion > Codes TVA), vous pouvez saisir ici le code qui correspond au code dans Octopus

Liens Relations

AdminPulse recherche la même relation dans Octopus sur la base de l'identifiant comptable ou le numéro de TVA.

Si aucune relation n'est trouvée, AdminPulse créera lui-même une relation dans Octopus si vous avez coché ce paramètre dans les applications connectées dans AdminPulse :

Pour les nouvelles relations, il suffit ensuite de s'assurer que le numéro de TVA est saisi dans AdminPulse et la relation sera également créée dans Octopus. 

Vous pouvez également créer manuellement le lien entre une relation dans AdminPulse et Octopus sur la base du champ Identifiant comptable (AdminPulse) et du champ N° externe de la relation (autre logiciel) (Octopus). Vous devez créer cette connexion manuellement pour chaque relation.

Ce numéro doit être inclus en tant qu'Identifiant comptable dans AdminPulse.

 

Reprendre le statut de paiement

Si vous cochez cette option, AdminPulse vérifiera chaque nuit le statut de paiement des factures en suspens et reprendra automatiquement les paiements d'Octopus.

Export des Factures

Pour exporter des factures dans AdminPulse, sélectionnez les factures numérotées que vous voulez exporter depuis la page Facturation > Factures. 

Cliquez ensuite sur le bouton en haut. Sans sélection manuelle, toutes les factures non exportées auparavant seront sélectionnées.

Consulter l'historique

L'historique de la facture peut être consulté via Autres actions > Historique.
Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble de toutes les étapes qu'une facture a franchies.

• Proposition
• Numérotés
• Envoyé
• Exporté
• Exportation réussie / échouée

Consulter la facture PDF

La facture a été créée dans l'agenda des ventes.
Si vous souhaitez consulter le PDF, vous pouvez le faire via l'icône du trombone à côté du bouton Historique.

Messages d'erreur possibles

Lors de l'exportation de factures vers Octopus, un certain nombre d'erreurs peuvent survenir. Ceci est généralement dû à une mauvaise configuration. Voici un aperçu des erreurs les plus courantes.

• 12 - L'agenda demandé a été ouvert par un autre utilisateur.
  Solution : Vous devez fermer Octopus (ou au moins le fichier correspondant) lorsque AdminPulse envoie des factures à Octopus.
  
  
• 16 - La relation utilisée n'est pas connue dans ce fichier.
  Solution : Assurez-vous d'avoir créé le bon lien entre la relation (voir la rubrique Lien relation).
  
  
• 29 - Le journal des ventes est erronément paramétré (enregistrements <> factures)
  Solution : Vous ne pouvez actuellement exporter des factures que vers un agenda avec le type de saisie "Enregistrements Vente".
  
  
• Issue when trying to send octopus invoice Sequence contains no matching element.
  Assurez-vous que la valeur de 0% dans AdminPulse est également la même dans Octopus.
• Issue when trying to send octopus invoice Either external link or VAT number is required in to find relation. Contact support. 
  AdminPulse n'est pas en mesure de rechercher la relation dans Octopus car le numéro de TVA et le identifiant comptable n'ont pas été saisis. 
  Note : cela peut se produire pour les nouvelles relations où la TVA est encore en demande. Pour cela, vous devrez établir manuellement le lien en utilisant l'identifiant comptable.