Lorsqu'un document est ajouté, AdminPulse essaiera de l'identifier automatiquement. Avec un document reconnu, une ou plusieurs actions seront proposées pour un traitement ultérieur.
Pour charger un document, allez à l'écran des documents. En haut à gauche de l'écran, vous avez la zone de dépôt, dans laquelle vous pouvez glisser des documents ou vous pouvez cliquer sur "Parcourir" et sélectionner le document sur votre ordinateur.
Les documents suivants sont actuellement reconnus :
- TVA liste des clients
- Accusé de reception de TVA
- eID
- Estox
- Extrait de compte TVA
- Fiche 273S
- Fiche 281.10
- Fiche 281.11
- Fiche 281.13
- Fiche 281.15
- Fiche 281.18
- Fiche 281.20
- Fiche 281.50
- Fiche 281.61
- Fiche 281.62
- Fiche 281.71
- Fiche 281.81
- Fiche 281.90
- Relevé intracommunautaire
- Compte annuel (confirmation de paiement)
- Liste des procurations
- Lettre de mission (avec le code QR de AdminPulse)
- L'accusé de réception TVA
- Liste des mandats (CSAM)
- Accusé de réceptionn IPP
- IPP - calcul
- IPP - Accusé de réception (Excel)
- UBO (PDF du registre)
- Impôt des sociétés
- TVA - 604A
- TVA - 604C
- MOSS
Généralités
- Si vous souhaitez cocher des tâches basées sur les documents reconnus, vous pouvez le faire à l'aide des configurations du suivi des tâches. Pour plus d'informations, cliquez ici.
- Si vous souhaitez enregistrer un document automatiquement dans le bon dossier, vous pouvez le faire en associant le type de document au bon tag. Vous trouverez plus d'informations ici.
- Si vous téléchargez un e-ID ou une liste de mandats (CSAM), vous avez la possibilité de faire créer automatiquement des relations par AdminPulse. Pour toutes les autres reconnaissances de documents, AdminPulse ne créera jamais de relations..
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Si vous avez configuré un filtre de relation et que vous téléchargez un document (qui est reconnu par AdminPulse) à partir d'une autre relation, AdminPulse reliera toujours le document à la bonne relation. La reconnaissance des documents a toujours la priorité sur les filtres définis. Ce n'est que lorsque la reconnaissance du document ne peut pas reconnaître le fichier que le filtre défini est utilisé pour lier le fichier
eID
Un fichier eID avec l'extension .eid ou .xml est reconnu. Si cette relation n'existe pas encore dans AdminPulse, l'action suggérée consiste à les créer. Si la relation existe (avec le même numéro national), il sera proposé d’ajuster le dossier relation.
Extrait de compte TVA
Fiche 281.20 et fiche 281.50
AdminPulse reconnaîtra les fiches 281.20 et 281.50 lorsque vous ajouterez ces documents à l'écran. Le document sera automatiquement lié à la bonne relation
Lettre de mission
Une lettre de mission faite avec AdminPulse recevra un code QR. Sur cette base, AdminPulse peut reconnaître le document et le lier à la bonne relation. Envoyez ainsi la lettre de mission à un client et demandez lui de retourner numérisation de la lettre signée. Cela peut alors être reconnu par AdminPulse.
Cette reconnaissance fonctionne de même avec des images dans d'autres formats (.bmp, .jpg et .jpeg), mais fonctionne mieux avec les numérisations au format PDF.
L'action proposée avec une lettre de mission reconnue est Marquer comme signé.
L'accusé de reception TVA
- Après reconnaissance, un reçu de TVA (pdf) sera divisé en un document par fichier. Ces documents séparés seront alors liés aux relations, tandis que le document original ne sera pas lié, mais restera dans les documents.
- Si vous indiquez via les paramètres du taskflow qu'un reçu de TVA doit également modifier une tâche de statut, le document sera également lié à la tâche en question.
- En plus de lier le document à la tâche, certaines données du document seront également transférées à la tâche en fonction des paramètres du flux de tâches (par exemple : solde de la grille 71)
Liste des mandats
La liste des mandats que vous pouvez télécharger sous forme de fichier Excel à partir du site portail du gouvernement (CSAM) peut être reconnue et traitée par AdminPulse. L'action proposée est Actualiser les mandats. Choisissez ensuite, après avoir cliqué sur le bouton, dans une boîte de dialogue pour créer des relations qui ne sont pas trouvées et supprimez les lettres de procuration expirées.
Relevé intracommunautaire
- Après la reconnaissance, une relevé intracommunautaire (pdf) sera divisée en un document par fichier. Ces documents séparés seront liés aux relations, tandis que le document original ne sera pas lié, mais restera dans les documents.
- Si vous indiquez via les configurations du suivi des tâches que ce document doit également modifier le statut d'une tâche, le document sera également lié à la tâche en question.
Compte annuel (confirmation de paiement)
AdminPulse reconnaîtra les comptes annuels lorsque vous ajouterez ces documents dans l'écran des documents. Le document sera automatiquement lié à la (aux) bonne(s) relation(s).
UBO (PDF du registre)
Les recettes de l'UBO sont également reconnues par AdminPulse. Lors de ce chargement, la relation correcte sera automatiquement liée.
Notez que ce document téléchargé est également indiqué dans la section UBO au niveau de la relation. Il s'assure également de mettre le revue qualité au vert.
IPP - calcul
Le calcul dans Sofisk est reconnu par AdminPulse.
Afin d'utiliser le suivi des tâches pour ce document, choisissez "PB - calcul" dans l'événement déclencheur.