Introduction
AdminPulse utilise des tags pour organiser les documents. Ces tags peuvent être placés comme un dossier dans une arborescence, mais le fonctionnement de ces dossiers diffère de la structure de dossier traditionnelle : le même document peut se trouvé dans différents dossiers.
La structure proposée ne sert qu’à titre d’exemple. Attachez des tags vous-même et organisez-les dans votre propre structure. Branchez un nouveau tag à un document ou bien supprimez ou ajustez les tags existants sous Paramètres > Tags pour les documents. Dans cet écran, les types de documents donnent également un aperçu des tags attribuées par type de document. Adoptez l’arborescence sous Paramètres > Arborescence.
Tags pour les documents
Via les paramètres généraux, vous accédez à l'écran des tags pour les documents :
Tags pour les documents
Dans cet écran, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des tags vous-même.
Vous pouvez également définir le type de document pour lequel un certain tag doit être attribué. Par exemple, vous pouvez dire que tous les e-mails que AdminPulse reconnaît, devraient également être étiquetés comme des e-mails.
Dans l'aperçu, AdminPulse indique combien de documents ont actuellement reçu ce tag particulier.
CONSEIL : Vous pouvez attribuer plusieurs tags à un type de document. Vous pouvez également attribuer plusieurs types de documents à une même tag.
Types de documents
Vous pouvez voir ici quelles tags sont attribuées par type de document.
Cliquez dans la colonne des tags du document pour ajouter ou supprimer des tags :
Arborescence
Via les paramètres généraux, vous accédez à l'écran de l'arborescence:
Vous pouvez ici organiser les différents tags que vous avez définis dans une structure arborescente. Les tags n'apparaîtront dans cette structure que si vous les ajoutez vous-même. Vous pouvez élaborer une véritable structure et ajouter des dossiers dans le cadre d'un dossier existant. Si vous placez ensuite un document dans un certain dossier, ce document recevra non seulement le tag de ce dossier, mais aussi des dossiers situés au-dessus.
Comme pour les tags de documents, vous pouvez définir pour quel type de document AdminPulse doit attribuer une certaine étiquette. Lorsque vous chargez ce type de document dans AdminPulse, il se retrouve automatiquement dans ce dossier avec ce tag.
Dossiers et tags dans l'écran des documents
À gauche de votre écran, vous verrez la structure des dossiers. Basculer entre une vue de cette structure et une liste de tous les tags en cliquant sur l'un des boutons "Dossiers" ou "Des tags".
Attention : Un clic sur un dossier ou un tag affiche toujours ces documents, mais les filtres définis en haut restent actifs. Par exemple, si vous avez sélectionné une relation là, vous ne verrez que les documents portant ce tag et liés à cette relation. De même pour un type, un statut ou une période.
Tags
Cliquez sur "Des tags"pour aficher tous les tags utilisés dans une liste. Si vous cliquez sur l'une des tags, vous verrez tous les documents portant ces tags. Dans l'exemple ci-dessous, vous obtenez une liste de tous les documents qui portent le tag "E-mail".
Un clic sur "Sans tag" en haut ne vous montre que les documents auxquels aucun tag n'est lié.
Si vous faites glisser un document dans cette vue (Des tags) vers l'un des tags, ce tag est accroché au document. Si le document avait déjà d'autres tags, ils seront joints.
Dossiers
Cliquez sur «Dossiers» pour voir l’arborescence. Si vous cliquez ici sur l'un des dossiers / tags, vous voyez tous les documents portant ce tag et les tags des dossiers parents.
Dans le dossier "E-mail", vous trouverez tous les documents portant ce tag, y compris tous les documents des dossiers "Reçu" et "Envoyé". Ce document sera visible dans le dossier 'E-mail' :
Cliquez sur la flèche devant le nom d'un dossier pour montrer ou dissimuler les dossiers sous-jacents.
Chaque dossier correspond à un tag. Mais un tag ne devient un dossier dans l'arborescence que si vous lui avez attribué une place. Faites cela sous Paramètres > Arborescence.
Il suffit de faire glisser un document dans un dossier pour le déplacer. Les tags de ce dossier et de tous les dossiers parents sont ensuite ajoutés au document, tandis que les autres tags sont supprimés.
Dans l'exemple ci-dessous, si vous relâchez le document dans le dossier "Reçu", les tag "Reçu" et "E-mail" seront attachés à ce document. Le document est alors accessible via le dossier "E-mail" et le dossier "Reçu".
Si vous maintenez la touche 'Ctrl' pendant que vous faites glisser le curseur, les nouveaux tags sont ajoutés mais aucun n'est supprimé. Cela ressemble plus à la copie d'un document car il restera visible dans le dossier où il se trouvait auparavant.