Aperçu : configurer et utiliser les modèles de missions

Votre bureau utilise les Missions dans AdminPulse ? Dans ce cas, nous vous conseillons de travailler avec des modèles de missions.

Un modèle de mission vous permet de définir des paramètres fixes pour un certain type de mission. Vous pouvez ainsi facilement réutiliser les mêmes paramètres pour plusieurs relations et éviter une multiplication de noms différents pour une même mission.

Dans cet article, vous apprenez à créer des modèles de missions, à définir un calendrier de facturation standard et une entreprise propre, à lier des modèles de tâche, à configurer les articles de la liste de prix et à utiliser un modèle de mission pour une relation.

Où trouver les modèles de missions ?

Vous gérez les modèles de missions via Paramètres > Modèles de missions.

Cet écran reprend tous les modèles de missions existants. Vous pouvez y :

• ajouter de nouveaux modèles de missions ;
• modifier des modèles de missions existants ;
• définir un calendrier de facturation standard par modèle de mission ;
• définir une entreprise propre par modèle de mission ;
• lier des modèles de tâche à un modèle de mission ;
• configurer les articles de la liste de prix autorisés pour une mission.

Ajouter un modèle de mission

Commencez par créer le modèle de mission. Vous pourrez ensuite y lier des modèles de tâche et configurer les paramètres de la liste de prix.

1. Allez dans Paramètres > Modèles de missions.
2. Cliquez sur + Ajouter.
3. Complétez les données du modèle de mission.
4. Cliquez sur Ajouter.

Quelles données devez-vous compléter ?

Lors de l’ajout d’un modèle de mission, vous complétez les données suivantes :

• Code : un code court qui vous permet de reconnaître rapidement le modèle. Ce champ est facultatif.
• Nom : le nom du modèle de mission. Si vous travaillez en plusieurs langues, vous pouvez saisir le nom par langue. Au moins un nom est obligatoire.
• Personne, Entreprise individuelle et Société : ces options déterminent pour quel type de relation le modèle de mission est disponible. Au moins un type est obligatoire.
  💡 Lorsque vous ajoutez plus tard une mission à une relation, AdminPulse affiche uniquement les modèles de missions qui correspondent au type de cette relation. Pour une société, vous ne verrez par exemple pas les modèles destinés uniquement aux personnes.
• Permettre plusieurs par relation : cette option détermine si vous pouvez ajouter plusieurs fois le même modèle de mission à une même relation.

Modifier un modèle de mission par la suite

Vous pouvez encore modifier un modèle de mission après sa création, directement depuis l’aperçu.

• Cliquez sur le nom pour le modifier ou ajouter des traductions.
• Modifiez le code directement dans la liste. Le code peut contenir maximum 15 caractères.
• Modifiez les cases Personne, Entreprise individuelle et Société directement dans l’aperçu.
• Modifiez Permettre plusieurs par relation directement dans l’aperçu.
• Cliquez sur la valeur dans la colonne Calendrier de facturation pour définir ou modifier le calendrier de facturation standard du modèle.
• Vous avez plusieurs entreprises propres ? Dans ce cas, vous pouvez choisir directement une entreprise propre pour le modèle dans la colonne Propre entreprise.

Définir un calendrier de facturation standard et une entreprise propre

Pour chaque modèle de mission, vous pouvez définir des valeurs par défaut pour le calendrier de facturation et, si vous travaillez avec plusieurs entreprises propres, pour l’entreprise propre. AdminPulse propose automatiquement ces valeurs lorsque vous ajoutez plus tard une mission à une relation avec ce modèle.

Définir un calendrier de facturation standard

Le calendrier de facturation standard détermine comment les missions créées avec ce modèle sont facturées par défaut.

Vous pouvez par exemple définir qu’une mission de conseil est facturée par défaut via un forfait de douze mois.

1. Allez dans Paramètres > Modèles de missions.
2. Cliquez dans la colonne Calendrier de facturation sur la valeur du modèle de mission. Par défaut, aucun calendrier de facturation n’est défini.
3. Choisissez le calendrier de facturation souhaité.
4. Complétez éventuellement le montant. Ce champ s’affiche uniquement pour un calendrier de type Forfait ou Acompte-décompte. Le montant est facultatif à ce niveau : vous pouvez aussi le compléter au moment de créer la mission.
5. Complétez éventuellement le compte grand livre (maximum 10 caractères).
6. Confirmez votre choix.

Définir une entreprise propre sur le modèle de mission

Vous avez plusieurs entreprises propres ? Dans ce cas, la colonne Propre entreprise apparaît également dans l’aperçu. Vous y choisissez avec quelle entreprise propre les missions créées avec ce modèle seront facturées par défaut.

Si vous laissez cette colonne vide, AdminPulse utilise le paramètre de la relation.

👉 Ces valeurs par défaut s’appliquent uniquement aux missions que vous ajoutez par la suite. Les missions existantes ne sont pas modifiées.

Lier des modèles de tâche à un modèle de mission

Vous pouvez lier des modèles de tâche à un modèle de mission. Ces modèles de tâche seront alors proposés automatiquement lorsque vous créerez plus tard une mission à partir de ce modèle de mission.

Pour pouvoir lier un modèle de tâche, ce modèle doit contenir au moins un calendrier de tâche. Ce calendrier de tâche doit contenir au moins une ligne de planification.

1. Cliquez sur la flèche à gauche du modèle de mission pour déplier la ligne. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne.
2. Cliquez sur + Ajouter.
   
3. Choisissez le Modèle de tâche souhaité.
4. Choisissez éventuellement un Calendrier de tâche standard.
5. Cliquez sur Ajouter.

Le Calendrier de tâche standard sera proposé automatiquement lorsque vous créerez plus tard une mission avec ce modèle. Vous pourrez encore adapter le calendrier de tâche à ce moment-là.

Si vous ne choisissez pas de calendrier de tâche standard, vous sélectionnerez le calendrier de tâche au moment de créer la mission.

Vous pouvez supprimer un modèle de tâche lié via l’icône de corbeille dans l’aperçu déplié.

Configurer les articles de la liste de prix pour un modèle de mission

Par défaut, tous les articles de la liste de prix sont autorisés pour une mission. Vous pouvez toutefois adapter ce paramètre par modèle de mission.

Vous déterminez alors :

• quels articles de la liste de prix peuvent être utilisés pour les missions créées avec ce modèle ;
• si ces articles de la liste de prix sont inclus dans le forfait.

Modifier les articles de la liste de prix autorisés

Cliquez sur l’icône d’engrenage à la fin de la ligne du modèle de mission pour ouvrir les paramètres de la liste de prix.

Vous ne voulez pas autoriser un article de la liste de prix pour les missions créées avec ce modèle ? Décochez alors l’article dans la colonne Autorisé.

Définir si un article est inclus dans le forfait

Dans la colonne Dans le forfait, vous déterminez si un article de la liste de prix est inclus dans le forfait pour les missions créées avec ce modèle.

Si vous vous écartez du paramètre défini dans la liste de prix, la valeur apparaît en jaune. Vous voyez ainsi directement qu’une exception existe au niveau du modèle de mission.

Vous souhaitez reprendre le paramètre de la liste de prix ? Cliquez alors sur la flèche à côté de l’article de la liste de prix.

À quels niveaux le paramètre Dans le forfait peut-il être défini ?

💡 Vous pouvez déterminer à plusieurs niveaux si un article de la liste de prix est inclus dans le forfait :

1. Liste de prix : vous définissez ici le paramètre général pour l’article de la liste de prix.
2. Modèle de mission : vous créez ici une exception pour un modèle de mission spécifique.
3. Dossier relation : vous pouvez encore créer une exception pour une relation spécifique, via les paramètres du calendrier de facturation dans le dossier relation.

AdminPulse applique automatiquement les modifications d’un niveau supérieur aux niveaux inférieurs, sauf si une exception existe déjà à un niveau inférieur.

Par exemple, si vous adaptez Dans le forfait dans la liste de prix, cette modification est aussi appliquée au modèle de mission et au dossier relation. S’il existe déjà une exception, indiquée en jaune, cette exception est conservée.

Rechercher ou modifier des articles de la liste de prix en une fois

En haut de l’écran, vous trouverez un champ de recherche qui vous permet de retrouver rapidement un article de la liste de prix.

Avec la case dans l’en-tête, vous pouvez cocher ou décocher en une fois tous les articles, ou tous les articles filtrés.

Avec la flèche dans l’en-tête, vous remettez les exceptions de Dans le forfait pour tous les articles à la valeur définie dans la liste de prix.

Appliquer les modifications aux enregistrements existants non liés

Vous modifiez Dans le forfait pour un modèle de mission déjà utilisé ? Vous pouvez alors appliquer la modification aux enregistrements existants.

Pour cela, utilisez le bouton à bascule Recalculer dans le forfait pour tous les enregistrements non liés en bas de l’écran. AdminPulse applique alors la modification aux enregistrements qui ne sont pas encore liés à une facture ou à une facture provisoire.

Configurer les articles de la liste de prix pour la mission standard

Vous pouvez aussi configurer les articles de la liste de prix autorisés pour la mission standard et indiquer s’ils sont inclus dans le forfait.

Pour cela, cliquez en haut de l’aperçu sur Configurer les articles de liste de prix autorisés pour la mission standard.

Supprimer un modèle de mission

Vous pouvez supprimer un modèle de mission via l’icône de corbeille dans l’aperçu.

AdminPulse vous demande ensuite de confirmer la suppression.

👉 Attention : vous pouvez supprimer un modèle de mission uniquement lorsqu’il n’est plus utilisé.

Si le modèle est encore utilisé par une mission active, AdminPulse ne permet pas sa suppression et affiche un message d’erreur. Dans ce cas, indiquez d’abord une date de fin pour les missions concernées ou supprimez ces missions. Vous pourrez ensuite supprimer le modèle de mission.

Utiliser un modèle de mission pour une relation

Lorsque vous ajoutez une nouvelle mission à une relation, vous choisissez le bon modèle de mission dans la planification de facturation de cette relation.

1. Allez dans Dossier relation > Facturation > Planification de facturation.
2. Cliquez sur le signe plus.
3. Choisissez le modèle de mission souhaité.
   • Le nom de la mission est automatiquement complété sur la base du modèle choisi.
   • La date du champ Remplis le est automatiquement complétée.
   • Si le modèle contient un calendrier de facturation standard, le calendrier de facturation, le montant et le compte grand livre sont automatiquement complétés sur la base du modèle. Vous pouvez encore adapter ces champs avant d’enregistrer. Pour un calendrier de type Forfait ou Acompte-décompte, le montant est obligatoire.
   • Si vous avez plusieurs entreprises propres, vous pouvez également choisir ici l’entreprise propre pour cette mission. Si une entreprise propre est définie sur le modèle de mission, elle est automatiquement proposée.
4. Cliquez sur Sauver. La mission est ajoutée à la relation.

Code ID unique d’une mission

Après l’ajout d’une mission à une relation, AdminPulse lui attribue automatiquement un code ID unique. Vous retrouvez ce code en ouvrant les paramètres de facturation de la mission via l’icône d’engrenage dans la ligne de la mission.

Le code ID unique se compose du code APR de la relation, suivi d’un numéro d’ordre de la mission.

La mission standard reçoit toujours le numéro -001. Les missions supplémentaires reçoivent ensuite automatiquement le numéro suivant, comme -002, -003, etc.

Ce code ID peut par exemple être utilisé pour la communication avec des systèmes externes.

Plusieurs missions avec le même modèle de mission

L’option Permettre plusieurs par relation est activée pour un modèle de mission ? Vous pouvez alors ajouter plusieurs fois le même modèle de mission à la même relation.

Comme chaque mission doit rester unique, vous donnez vous-même un nom unique à la mission concernée. Vous pouvez par exemple ajouter le mois et l’année pour distinguer les différentes missions.

La mission est terminée ? Vous pouvez alors indiquer une date de fin dans le calendrier de facturation. La mission devient ainsi inactive.

Avec le bouton à bascule Montrer inactif, vous déterminez dans la planification de facturation d’une relation si les missions inactives sont affichées. Vous gardez ainsi une vue claire lorsqu’une relation contient plusieurs anciennes missions ou missions terminées.

💡 À lire aussi

Ces articles complètent le sujet des modèles de missions et vous aident à aller plus loin avec les missions, la planification de facturation et les paramètres de la liste de prix.

• Plus d’explications sur les missions multiples par relation et quand les utiliser : Gérer plusieurs missions par relation 
• Créer une planification de facturation à partir d’un modèle de mission : Planification de facturation via un modèle de mission 
• Définir une autre entreprise propre par mission, par exemple via le choix Propre entreprise lors de la création d’une mission : Définir une entreprise propre par mission 
• Configurer les détails de facturation au niveau de l’entreprise, de la relation et de la mission : Configurer les détails de facturation au niveau de l’entreprise, de la relation et de la mission
• Plus d’explications sur les articles de la liste de prix et le paramètre Dans le forfait, que vous pouvez adapter au niveau du modèle de mission : La liste de prix