AdminPulse calcule, sur base de vos enregistrements, le nombre d’heures que vous avez travaillées par jour. Ces heures sont comparées au temps de travail attendu selon votre horaire. AdminPulse détermine ainsi si vous avez presté des heures supplémentaires ou si des heures manquantes subsistent.
Afin de traiter correctement ces écarts sur le plan administratif, vous pouvez faire compléter les heures manquantes : avec de la récup ou avec du temps de travail (enregistrements supplémentaires).
Dans cet article, vous découvrez ce que sont les heures manquantes, où les consulter et comment les faire compléter.
Que sont les heures manquantes et où pouvez-vous les consulter ?
Les heures manquantes apparaissent lorsque le total de vos heures de travail enregistrées et de vos absences est inférieur au temps de travail attendu selon votre horaire.
Dans l’exemple ci-dessous, certaines journées ont été prestées légèrement au-delà de l’horaire prévu, tandis que d’autres ont été plus courtes que prévu :
Vous pouvez consulter les heures manquantes dans l’écran Heures par collaborateur (Grh > Heures par employé). Vous y voyez, par jour et par période, le nombre d’heures manquantes et vous pouvez, selon vos droits, effectuer directement des actions.
Les heures manquantes sont également visibles dans :
- le widget de la page d’accueil 'Mes enregistrements' : il affiche les heures manquantes pour aujourd’hui, hier, cette semaine et ce mois. Depuis ce widget, vous pouvez aussi ajouter directement un enregistrement.
- l’aperçu journalier : lorsque vous consultez un jour précis dans l’écran Enregistrement > Nouvel enregistrement, les heures manquantes de cette journée y sont également indiquées.
Compléter les heures manquantes : deux possibilités dans l’écran 'Heures par employé'
Option 1 : compléter les heures manquantes avec de la récup
Cette option permet à AdminPulse de compléter les heures manquantes en enregistrant de la récup (heures supplémentaires prises). Votre solde d’heures supplémentaires diminue en conséquence.
Remarque : AdminPulse ne descend jamais en dessous de zéro. Les heures manquantes ne sont donc complétées que tant qu’il reste suffisamment d’heures supplémentaires disponibles.
Option 2 : compléter les heures manquantes avec du temps de travail
Au lieu d’utiliser la récup, vous pouvez aussi compléter les heures manquantes avec du temps de travail. AdminPulse crée alors des enregistrements de temps afin de couvrir les heures manquantes.
👉 Attention : AdminPulse crée dans ce cas des enregistrements de temps. Utilisez cette option pour combler des manques administratifs, et non pour masquer des enregistrements incorrects.
Étape par étape : compléter les heures manquantes depuis l’écran 'Heures par employé'
Les étapes sont identiques pour les deux options. Dans le menu, choisissez si vous souhaitez compléter les heures manquantes avec de la récup ou avec du temps de travail.
- Ouvrez l’écran Heures par employé (Hrm > Heures par employé).
- Allez à la ligne du collaborateur concerné (pour vous-même ou pour un collègue, si vous disposez des droits nécessaires).
- Dans la colonne Total, ouvrez le menu déroulant via la flèche
.
- Sélectionnez Remplir les heures manquantes avec récup ou Remplir les heures manquantes avec travail.
💡 Vous pouvez effectuer cette action via la colonne Total pour une période complète afin de limiter le travail manuel, ou par jour/période via les cellules individuelles du tableau.
L’écran de saisie : signification des champs
Après avoir choisi une option, un écran s’ouvre afin de confirmer la période et les détails.
Champs communs
- De-à : la période durant laquelle les heures manquantes sont complétées.
-
Durée totale : le nombre total d’heures manquantes pour la période choisie. Via l’icône du calendrier, vous pouvez consulter le détail par jour.
- Propre entreprise : l’entreprise propre sur laquelle l’enregistrement est imputé.
Spécifique à la complétion avec de la récup
- Solde des heures supplémentaires : le total actuel des heures supplémentaires du collaborateur.
- Solde des heures supplémentaires après enregistrement : le solde restant après la complétion des heures manquantes.
- Quoi : récup (prérempli par défaut).
Spécifique à la complétion avec du temps de travail
- Quoi : sélectionnez l’article de la liste de prix de type 'temps' sur lequel vous souhaitez imputer l’enregistrement supplémentaire.
Que se passe-t-il après l’enregistrement ?
Après l’enregistrement, AdminPulse crée automatiquement les enregistrements nécessaires : des enregistrements de récup en cas de complétion avec récup, ou des enregistrements de temps en cas de complétion avec travail. Le résultat est immédiatement visible dans l’aperçu.
Points d’attention importants concernant la récup
AdminPulse gère un seul solde d’heures supplémentaires. La récup correspond à des heures supplémentaires prises : AdminPulse déduit ces heures de votre solde.
Votre solde de récup est automatiquement reporté à l’année suivante. Les heures de récup non utilisées ne sont ni réinitialisées ni supprimées automatiquement.
👉 Un responsable ou un administrateur peut corriger ce solde manuellement si nécessaire, par exemple au début ou à la fin d’une année. Voir : Correction d'heures supplémentaires
Qui peut compléter des heures manquantes ?
Pour pouvoir compléter des heures manquantes, vous devez disposer des droits appropriés. Les droits requis dépendent de la personne pour laquelle vous effectuez l’action.
Rôles utilisateurs standard pouvant compléter des heures manquantes :
- Pour vous-même : tous les rôles standard peuvent compléter leurs propres heures manquantes.
- Pour d’autres collaborateurs : seuls les rôles Administrateur et Utilisateur général peuvent compléter les heures manquantes d’autres collaborateurs.
Si vous travaillez avec un rôle utilisateur personnalisé, les droits dépendent des paramètres spécifiques de ce rôle :
- Pour vous-même : vous devez disposer des droits Enregistrements – Propres enregistrements (créer) pour voir l’option, et Enregistrements – Propres enregistrements (mise à jour) pour enregistrer les changements.
- Pour un autre collaborateur : vous devez disposer des droits Enregistrements – Autres employés (créer) pour voir l’option, et Enregistrements – Autres employés (modifier) pour enregistrer les changements.
FAQ
Vous ne voyez pas l’option Remplir les heures manquantes avec de la récup ou Remplir les heures manquantes avec du travail ? Vérifiez alors que :
- vous disposez des droits requis (voir ci-dessus),
- le collaborateur dispose d’un horaire,
- il existe effectivement des heures manquantes dans la période sélectionnée.
💡Bon à lire
- Pour une introduction et un aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse, consultez : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse
- Vous souhaitez plus d’explications sur l’écran 'Heures par employé' ? Consultez : Aperçu : utiliser l’écran Heures par employé