Aperçu : utiliser l’écran Heures par employé

Dans l’aperçu Heures par employé, vous suivez, pour chaque employé, le nombre d’heures prévues et enregistrées, ainsi que les éventuelles heures encore manquantes sur une période donnée. Cet écran regroupe les enregistrements de temps, les absences, la récup et le travail à domicile dans un aperçu clair et structuré.

Vous utilisez principalement cet aperçu pour :

• vérifier que les employés ont correctement enregistré leurs heures,
• repérer rapidement les heures manquantes,
• suivre les heures supplémentaires et les compléter,
• zoomer sur des jours ou des employés spécifiques.

Il s’agit avant tout d’un écran de contrôle et de suivi. Ce n’est pas un écran d’enregistrement à proprement parler, mais vous pouvez néanmoins y créer des enregistrements si nécessaire.
Comme cet écran repose entièrement sur des enregistrements existants, il n’est pas destiné à consulter des informations futures. Pour visualiser des absences planifiées, il est préférable d’utiliser l’écran Calendrier des absences (Grh > Calendrier des absences).

💡 Important : les heures supplémentaires ne peuvent pas être bloquées dans AdminPulse. Via cet aperçu, vous pouvez toutefois les suivre, les corriger et les compenser avec de la récup.

Quand l’aperçu 'Heures par employé' est-il fiable ?

Pour obtenir des chiffres corrects et complets dans l’écran Heures par employé, il est essentiel que certains paramètres GRH soient correctement configurés. Des paramètres manquants ou incorrects peuvent entraîner des résultats incomplets ou trompeurs.

Les points d’attention principaux sont :

• Calendriers par employé
  Idéalement, chaque employé dispose d’un calendrier. Celui-ci détermine le temps de travail prévu et est indispensable pour calculer correctement les heures manquantes et les heures supplémentaires.
• Types d’absence
  Seuls les types d’absence définis (comme les congés, RTT ou la maladie) et pour lesquels des enregistrements ont effectivement été saisis sont pris en compte dans cet aperçu.

👉 Pour une introduction générale à la GRH dans AdminPulse et à la configuration des calendriers et des types d’absence, voir : Aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse

💡 Les chiffres ne correspondent pas ? Commencez toujours par vérifier ces paramètres.

Il est également important que le temps, les absences et la récup soient enregistrés de manière correcte et complète, afin que l’écran Heures par employé puisse fournir une vue fiable et exhaustive.

Comment l’écran 'Heures par employé' est-il structuré ?

L’écran se compose d’un tableau récapitulatif dans lequel vous voyez, par employé, le nombre d’heures enregistrées sur la période sélectionnée.

Chaque ligne du tableau représente un employé. Les colonnes affichent les heures par jour, semaine, mois ou année, selon le regroupement choisi. En fin de ligne, vous retrouvez les totaux pour la période sélectionnée.

En cliquant sur la ligne d'un employé vous pouvez déplier la ligne. Dans la vue détaillée, plusieurs lignes d’information s’affichent par employé, avec les différents volumes d’heures, tels que :

• Temps de travail prévu
  • Heures travaillées (en les dépliant, elles sont ventilées par article de la liste de prix et sous-classe)
  • Absence (en les dépliant, elles sont ventilées par type)
  • Récup
• Heures manquantes
• Heures supplémentaires (uniquement visibles s’il y en a effectivement)
• Corrections d’heures supplémentaires (uniquement visibles s’il y a des corrections)
• Solde des heures supplémentaires pour cette période (uniquement visible s’il y a des heures supplémentaires)
• Travail à domicile

💡 Via les petites flèches devant certaines lignes, vous pouvez encore aller plus loin dans le détail et voir précisément sur quoi les heures ont été enregistrées.

Signification des différents types d’heures

Pour interpréter correctement l’aperçu, il est important de bien comprendre la distinction entre les différents types d’heures :

• Temps de travail prévu : le nombre d’heures qu’un employé est censé travailler selon son calendrier sur la période sélectionnée.
  • Heures travaillées : toutes les heures de travail effectivement enregistrées, y compris les éventuelles heures de formation.
  • Heures de formation : toutes les heures enregistrées sur des formations.
  • Absence : les heures enregistrées comme absence, telles que congé, maladie ou autres types d’absence.
  • Récup : les heures enregistrées comme récup (heures supplémentaires prises). Ces heures réduisent le solde d’heures supplémentaires.
• Heures manquantes : la différence entre le temps de travail prévu et la somme des heures travaillées et des absences. Ces heures indiquent que des enregistrements sont encore manquants.
• Heures supplémentaires : les heures travaillées en plus du temps de travail prévu selon le calendrier. Elles sont calculées automatiquement et ne sont affichées que lorsqu’elles existent réellement.
• Corrections d’heures supplémentaires : les corrections appliquées au solde d’heures supplémentaires. Elles peuvent être positives ou négatives et ne sont affichées que lorsqu’elles existent.
• Solde des heures supplémentaires pour cette période : le solde d’heures supplémentaires restant pour la période sélectionnée. Il apparaît à la fois comme colonne dans les totaux et comme ligne de détail par employé lorsqu’il y a des heures supplémentaires sur la période.
• Travail à domicile : les heures pendant lesquelles un employé travaille depuis son domicile.

👉 Toutes les lignes ne sont pas toujours visibles. Certains types d’heures n’apparaissent que lorsqu’ils sont effectivement d’application pour l’employé et la période sélectionnée.

Indications visuelles dans l’aperçu

L’aperçu utilise différents signaux visuels afin de rendre rapidement reconnaissables les écarts et situations particulières.

• Heures manquantes
  Lorsqu’il manque des heures par rapport au calendrier, cela est indiqué visuellement dans le tableau par une flèche blanche vers le bas dans un cercle rouge. Cela vous permet de voir rapidement où des enregistrements sont encore nécessaires.
• Travail à domicile
  Les jours où un employé travaille depuis son domicile sont indiqués par une icône de maison. Cette information peut être basée sur des enregistrements ou sur le calendrier.
• Jours non ouvrables
  Les jours fériés, week-ends et jours de repos selon le calendrier sont affichés comme jours non ouvrables. Pour ces jours, aucune heure prévue n’est affichée. Les week-ends ont un fond gris.

👉 Vous ne voyez aucune indication ? Cela signifie généralement qu’il n’y a pas d’écarts pour cette période ou que certaines données ne sont pas applicables.

💡 Les heures manquantes et autres indicateurs ne sont visibles que lorsqu’un calendrier est défini pour l’employé.

Travailler avec les périodes et les regroupements dans l’écran 'Heures par employé'

En haut de l’écran, vous définissez la période et le niveau de détail selon lesquels vous souhaitez consulter les heures. Cela a une influence importante sur ce qui est affiché et sur le niveau de détail de l’aperçu.

Choisir le regroupement

Vous pouvez regrouper les heures :

• Par jours : affiche le niveau de détail le plus élevé, idéal pour analyser des enregistrements manquants ou des écarts sur des jours précis.
• Par semaine : fournit un récapitulatif hebdomadaire, pratique pour un suivi semaine par semaine.
• Par mois : adapté à une vue globale et au reporting.
• Par année : offre une vue d’ensemble des tendances sur plusieurs années.

👉 Plus le regroupement est fin, plus le niveau de détail est élevé. Pour des contrôles ou corrections au jour le jour, il est recommandé d’utiliser la vue par jour.

Définir la période

Via les champs De et Jusqu’à, vous déterminez la plage de dates de l’aperçu. Vous pouvez également naviguer rapidement à l’aide des boutons :

• période précédente,
• période en cours,
• période suivante.

Lorsque vous changez de regroupement (par exemple de mois à jour), AdminPulse ajuste automatiquement la période afin d’afficher une plage toujours cohérente.

Utiliser les filtres pour obtenir rapidement une vue ciblée dans l’écran 'Heures par employé'

Grâce aux filtres en haut de l’écran, vous pouvez affiner l’aperçu et vous concentrer sur des employés ou des situations spécifiques. C’est particulièrement utile pour les administrateurs qui travaillent avec des équipes plus importantes.

💡 Le bouton Réinitialiser les filtres permettant de remettre les filtres à zéro apparaît dès que vous avez modifié un ou plusieurs filtres.

Filtres disponibles

• Tous les utilisateurs : affichez tous les employés, ou sélectionnez un employé spécifique afin de n’analyser que cette personne.
• Type d’employé : filtrez sur base du champ Type d’employé de la fiche employé (options : Employé interne, Employé externe, Indépendant, Stagiaire, Étudiant).
• Équipes : limitez l’aperçu à une équipe spécifique.
• Propres entreprises (employés) : si vous travaillez avec plusieurs Propres entreprises, vous pouvez sélectionner ici l’entreprise concernée. Vous filtrez alors les employés qui appartiennent au Propre entreprise sélectionnée.
• Tags d’employé (avec) : n’affichez que les employés qui ont un ou plusieurs tags d’employé spécifiques.
• Type d’enregistrement : avec les boutons Temps, Absence, Récupération et Formation, vous déterminez quels types d’enregistrements sont visibles dans l’aperçu. Vous pouvez ainsi limiter votre analyse à un seul type, sans être distrait par les autres données.

Un bouton à bascule est également disponible :

• Afficher uniquement les employés dont les heures sont manquantes : activez cette option pour vous concentrer sur les employés pour lesquels une action est encore nécessaire.

  💡 Ce filtre est particulièrement pratique lors des contrôles hebdomadaires ou mensuels, car les employés sans problème disparaissent automatiquement de l’aperçu.

Actions depuis l’aperçu 'Heures par employé'

L’aperçu Heures par employé ne sert pas uniquement à consulter des chiffres : il vous permet aussi d’effectuer directement certaines actions lorsque vous constatez des écarts.

Lorsque vous survolez une cellule du tableau avec la souris, une petite flèche apparaît . Via ce menu déroulant, vous accédez à différentes actions, selon la situation et vos droits.

Action : Ouvrir l’aperçu des enregistrements

Via l’option Ouvrir l’aperçu de l'enregistrement dans le menu déroulant, vous accédez directement à l’aperçu complet des enregistrements de l’employé et de la période sélectionnés.

C’est utile lorsque vous souhaitez :

• voir davantage de détails que ce que permet l’aperçu synthétique,
• vérifier précisément sur quoi les heures ont été enregistrées.

Action : Afficher l’aperçu par jour

Si vous travaillez en vue par semaine, mois ou année, vous pouvez, depuis une cellule, zoomer vers la vue par jour via l’option 'Afficher l’aperçu par jour' dans le menu déroulant.

Le regroupement est alors automatiquement ajusté, et vous voyez immédiatement les jours sous-jacents correspondant à cette période.

💡 Utilisez cette fonction lorsque vous souhaitez passer rapidement d’une vue globale à des jours concrets, sans devoir modifier manuellement les filtres.

Actions : Comprendre et compléter les heures manquantes

Les heures manquantes apparaissent lorsque le total des heures de travail et des heures d’absence enregistrées est inférieur au temps de travail prévu selon le calendrier.

Lorsqu’il y a des heures manquantes, elles sont signalées visuellement dans l’aperçu par une flèche blanche dans un cercle rouge. C’est l’un des indicateurs les plus importants dans cet écran.

Compléter les heures manquantes

Pour les employés ayant des heures manquantes, vous pouvez les compléter via le menu déroulant dans l’aperçu :

• Remplir les heures manquantes avec du travail
• Remplir les heures manquantes avec de la récup

💡 Ces options ne sont visibles que lorsque :

• des heures manquantes existent effectivement,
• l’employé a un calendrier,
• vous disposez des droits nécessaires pour ajouter des enregistrements.

👉 Utilisez ces options avec prudence. Le remplissage vise surtout à combler des lacunes administratives, pas à masquer des enregistrements incorrects.

Vous trouverez un article détaillé sur le remplissage d'heures ici : Heures manquantes : suivi et complétion avec de la récup ou du temps de travail

Action : Adapter le travail à domicile

Les heures de travail à domicile sont affichées séparément dans l’aperçu et signalées par une icône maison.

Si vous souhaitez ajuster le lieu de travail, choisissez l’option Travail à domicile dans le menu déroulant. Si vous souhaitez modifier le travail à domicile en travail au bureau, vous pouvez le faire via le même menu déroulant avec l’option Toute la journée au bureau.

  

Dans la vue par jour, vous pouvez ajuster directement le nombre d’heures de travail à domicile via la ligne de détail :

1. cliquez sur les heures de travail à domicile,
2. modifiez le nombre d’heures.

La modification est enregistrée immédiatement.

👉 Le travail à domicile ne peut être modifié que dans la vue par jour. Ce n’est pas possible avec les vues par semaine, mois ou année.

💡 Par défaut, vous ne pouvez modifier que votre propre travail à domicile, sauf si vous disposez de droits d’administrateur supplémentaires.

Actions : Ajouter des enregistrements, des absences et de la récup depuis l’écran 'Heures par employé'

Si vous constatez que des enregistrements manquent, vous pouvez les ajouter directement depuis cet aperçu. Cela peut se faire via le bouton et le menu en haut de l’écran, ou via le menu déroulant dans l’aperçu lui-même.

Pour vous-même

En haut de l’écran

Cliquez en haut de l’écran sur + Ajouter un enregistrement pour ajouter un enregistrement de temps. Via la flèche à côté du bouton, vous pouvez aussi choisir Ajout d'une absence ou Ajouter récup. Vous trouverez plus de détails ici : FAQ - Comment ajouter une absence ?

Dans l’aperçu

Ouvrez le menu déroulant dans votre propre ligne et choisissez l’option Ajouter un enregistrement, Ajout d'une absence ou Ajouter récup.

Pour un autre employé

Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez aussi ajouter des enregistrements pour d’autres employés.

En haut de l’écran

1. Sélectionnez d’abord le bon employé via Tous les utilisateurs.
2. Cliquez sur la flèche à côté de + Ajouter un enregistrement.
3. Choisissez le type d’enregistrement souhaité et complétez les informations.

Vous trouverez plus d’informations ici : FAQ - Comment ajouter un enregistrement, une absence ou une récup pour un(e) collègue ?

Dans le menu de l’aperçu

Ouvrez le menu déroulant dans la ligne d’un collègue et choisissez l’option Ajouter un enregistrement, Ajout d'absence ou Ajouter récup.

👉 Vous ne voyez pas ces options ? Vous n’avez peut-être pas les droits nécessaires, ou aucun employé spécifique n’est sélectionné.

💡 Vous ne voyez pas un nouvel enregistrement apparaître immédiatement ? Actualisez la page ou modifiez temporairement un filtre.

Via les actions globales

Vous pouvez également remplir les heures manquantes avec de la récup pour plusieurs employés à la fois. Voici comment procéder : 

1. Sélectionnez dans le rapport les employés pour lesquels vous souhaitez remplir les heures manquantes avec de la récup.
2. Cliquez en haut sur les Action globale et choisissez Remplir les heures manquantes avec de la récup.
3. Complétez les informations suivantes :  
   • De-à : AdminPulse remplira pour la période indiquée les heures manquantes 
   • Relation : choisissez ici sur quelle relation l'enregistrement sera effectué, vous pouvez choisir entre :
     • Propre entreprise de l'employé : AdminPulse prendra alors la Propre Entreprise réglée chez l'employé (vous pouvez également vérifier cela via Paramètres Généraux > Employés)
     • Sélectionnez une relation spécifique : pour tous les employés que vous avez sélectionnés, l'enregistrement se fera sur cette relation spécifique
   • Quoi : ici, choisissez votre article de liste de prix pour Recup
     

👉Le bouton des Actions globales s'active uniquement lorsque vous sélectionnez un employé dans le rapport. 

💡Un employé n'a-t-il pas suffisamment d'heures supplémentaires pour combler toutes les heures manquantes? AdminPulse comblera alors les heures manquantes jusqu'à ce qu'il n'y ait plus assez de solde pour combler une journée entière.

💡Vous pouvez permettre que le solde des heures supplémentaires devienne négatif. Cela se fait via le paramètre Recup négative autorisée dans les Paramètres Généraux. 

Suivre les heures supplémentaires et la récup

Dans l’aperçu Heures par employé, vous pouvez non seulement suivre les heures manquantes, mais aussi analyser les heures supplémentaires et la récup.

Les heures supplémentaires apparaissent lorsqu’un employé enregistre plus d’heures que le temps de travail prévu selon le calendrier. Ces heures supplémentaires sont calculées automatiquement et reprises dans l’aperçu.

💡 Vous commencez le suivi des heures supplémentaires, mais un solde existe déjà et vous souhaitez encoder le solde actuel ? C’est possible facilement via une correction du solde d’heures supplémentaires. Plus d’informations ici : Correction d'heures supplémentaires.

👉 Attention : il n’est pas possible de bloquer les heures supplémentaires dans AdminPulse. Vous pouvez toutefois les suivre, les corriger et les compenser via la récup.

Solde des heures supplémentaires cette période (colonne)

Dans les totaux de l’aperçu, vous voyez le solde des heures supplémentaires cette période sous forme de colonne. Cela indique combien d’heures supplémentaires ont été accumulées pour ce jour, cette semaine, ce mois ou cette année. Cette colonne n’apparaît que s’il y a des heures supplémentaires dans la période sélectionnée.

Vous retrouvez également le solde des heures supplémentaires cette période comme ligne de détail lorsque vous développez les détails d’un employé. Vous obtenez ainsi, par employé, une vue claire des heures supplémentaires sur la période sélectionnée.

Ce solde est surtout utile pour :

• suivre des écarts à court terme,
• contrôler si les enregistrements récents sont corrects,
• rapporter les heures supplémentaires par période.

Solde des heures supplémentaires (tous) (en colonne)

En plus du solde par période, l’aperçu affiche aussi le solde des heures supplémentaires d’un employé. Il s’agit du solde cumulé sur l’ensemble des années.

Ce solde total tient compte :

• des heures supplémentaires accumulées,
• de la récup prise,
• des éventuelles corrections encodées manuellement.

Solde des heures supplémentaires (tous) : le solde affiché dans ce rapport est calculé via la formule suivante :

Solde des heures supplémentaires (tous) = (Heures supplémentaires - Récup +- Corrections) sur l’ensemble des années

💡 Ce solde total ne change pas lorsque vous modifiez la période. Il s’agit d’une vue globale des heures supplémentaires accumulées par l’employé.

👉 Attention : il n’est pas possible de bloquer les heures supplémentaires dans AdminPulse. Vous pouvez toutefois les suivre, les corriger et les compenser via la récup.

Exporter vers Excel

Via le bouton Exporter vers Excel, vous pouvez télécharger l’aperçu complet sous forme de fichier Excel.

L’export :

• utilise exactement les mêmes filtres et la même période que l’écran,
• est généré en arrière-plan,
• contient tous les employés visibles et les totaux.

💡 Dès que le fichier est prêt, vous recevez une notification et vous pouvez l’ouvrir ou l’enregistrer.

👉 Selon la période choisie et le nombre d’employés, la disponibilité de l’export peut prendre un moment.

Points d’attention importants et limitations

Pour terminer, voici quelques points d’attention généraux à garder à l’esprit lors de l’utilisation de ce l'écran 'Heures par utilisateur' :

• Tout n’est pas toujours visible
  Certaines lignes et colonnes n’apparaissent que lorsqu’elles sont effectivement d’application. C’est le cas pour :
  • Heures manquantes
  • Absence
  • Récup
  • Heures supplémentaires
  • Corrections d'heures supplémentaires
  • Solde des heures supplémentaires cette période (colonne)
• Les droits déterminent ce que vous voyez et pouvez faire dans l’écran 'Heures par employé'
  Par défaut, vous ne pouvez modifier que vos propres enregistrements. Des droits supplémentaires sont nécessaires pour agir sur d’autres employés.
• Les calendriers sont essentiels
  Sans calendrier, AdminPulse ne peut pas calculer correctement le temps de travail prévu, les heures manquantes ou les heures supplémentaires.
• La modification du travail à domicile est limitée
  Les heures de travail à domicile ne peuvent être modifiées qu’en vue par jour, pas en vue par semaine, mois ou année.
• Le remplissage d'heures manquantes demande de la prudence
  Compléter des heures manquantes est une aide administrative et ne remplace pas des enregistrements corrects.

💡 Idéalement, utilisez cet aperçu comme moment de contrôle fixe (par exemple chaque semaine ou chaque mois), afin de repérer les écarts à temps et d’ajuster si nécessaire.