AdminPulse peut compléter automatiquement vos e-mails avec des données provenant du dossier relation, des factures, de votre entreprise propre ou d’une tâche. Pour cela, vous utilisez des substituants dans vos modèles d’e-mail. Lorsque l’e-mail est généré, AdminPulse remplace le substituant par la valeur correspondante.

Dans cet article, vous découvrez comment ajouter des substituants à vos modèles d’e-mail, comment ajouter plusieurs substituants d’un même groupe et comment calculer des dates à l’aide de substituants.

Ajouter des substituants aux modèles d’e-mail

Vous pouvez ajouter des substituants de deux façons : directement via le bouton + Ajouter des substituants, ou en copiant un substituant depuis l’aperçu des substituants disponibles.

Utilisez + Ajouter des substituants pour insérer rapidement un substituant à l’endroit où se trouve votre curseur. Utilisez {Substituants} si vous souhaitez d’abord consulter l’aperçu complet, afficher plus d’explications sur un substituant ou copier manuellement un substituant.

👉 Les substituants disponibles dépendent du contexte du modèle. Un modèle d’e-mail pour la Gestion des tâches affiche par exemple d’autres substituants qu’un modèle d’e-mail pour une relation ou un rappel.

Ajouter directement un substituant

Placez votre curseur dans le sujet ou dans le contenu du modèle d’e-mail, à l’endroit où vous souhaitez insérer le substituant.

Cliquez ensuite sur + Ajouter des substituants. Recherchez le substituant souhaité par son nom et sélectionnez-le dans la liste. AdminPulse insère automatiquement le substituant dans votre modèle, avec les accolades { }.

Exemples de substituants :

{relationOrContact.firstName} : le prénom du client ou de la personne de contact.
{company.phone} : le numéro de téléphone de votre bureau.
{task.deadline} : l’échéance d’une tâche.

Consulter l’aperçu des substituants disponibles

Vous souhaitez d’abord voir quels substituants sont disponibles ? Cliquez sur le bouton {Substituants} pour ouvrir l’aperçu.

Dans cet aperçu, vous voyez les substituants disponibles pour le type de modèle choisi. Pour chaque substituant, une courte description indique quelles informations AdminPulse complète avec ce substituant.

Vous pouvez copier un substituant depuis cet aperçu et le coller dans le sujet ou dans le contenu du modèle. Copiez toujours le substituant complet, y compris les accolades { }.

👉 Les substituants spécifiques aux tâches, comme les paramètres d’un modèle de tâche, sont uniquement disponibles lorsque vous modifiez un modèle d’e-mail pour la Gestion des tâches.

Quels substituants sont disponibles ?

Selon le type de modèle d’e-mail, AdminPulse a accès à des données provenant de différentes sources. Chaque type de substituant possède son propre préfixe, ce qui permet de le reconnaître. Voici quelques exemples de préfixes :

relation. — données du dossier relation du client, comme le nom, l’adresse, le numéro de TVA et les coordonnées.
company. — données de votre entreprise propre, comme le nom, l’adresse, le numéro de TVA, le numéro de compte bancaire et la signature d’e-mail.
user. — données de l’utilisateur connecté qui envoie l’e-mail.
invoice. — données de facture, comme le numéro de facture, la date, le montant et le statut de paiement.
task. — données de la tâche principale, comme le nom et l’échéance.
subtask. — données d’une sous-tâche.
today — la date du jour, avec des calculs de date optionnels.

Utiliser des paramètres de tâche comme substituants dans les modèles d’e-mail

Dans les modèles pour la Gestion des tâches, des paramètres de tâche apparaissent également dans l’aperçu, en plus des substituants standard. Il s’agit de substituants personnalisés définis dans le modèle de tâche lui-même, via Paramètres > Modèles de tâche > [modèle de tâche] > Ouvrir les champs.

Dans l’aperçu des substituants disponibles, ils apparaissent dans une colonne séparée à droite, regroupés par modèle de tâche. Vous pouvez ainsi utiliser, pour une tâche spécifique comme une déclaration TVA, des substituants propres à ce type de tâche, comme un numéro de référence ou une période de déclaration.

Substituants particuliers

Certains substituants ajoutent plus que du simple texte. Voici les principaux exemples :

{invoice.paymentbutton} ajoute un bouton de paiement cliquable dans l’e-mail. Le client peut ainsi payer la facture directement depuis l’e-mail.
{invoice.paymentQrCode} insère un QR code scannable qui renvoie vers la page de paiement.
{invoice.paymenturl} insère le lien de paiement sous forme d’URL texte.
{company.signature} insère la signature d’e-mail de votre bureau, telle qu’elle est configurée dans les paramètres.

Ajouter plusieurs substituants d’un même groupe

Vous souhaitez afficher plusieurs données d’un même groupe, par exemple plusieurs actionnaires, personnes de contact, comptes bancaires ou missions ? Utilisez alors + Ajouter des substituants groupés.

Choisissez d’abord le Groupe. Le groupe choisi détermine quels substituants sont disponibles. Choisissez ensuite, dans Substituants, les données que vous souhaitez afficher depuis ce groupe.

Vous pouvez sélectionner plusieurs substituants. Vous voulez modifier l’ordre ? Glissez les substituants sélectionnés à l’endroit souhaité.

Dans Mode de sortie, choisissez comment AdminPulse doit placer les substituants dans le modèle :

Groupe répétitif : répète les substituants choisis pour chaque élément du groupe. Cette option est utile lorsque vous souhaitez afficher plusieurs éléments les uns sous les autres.
Exemple d'un groupe :
Tableau : affiche les substituants choisis sous forme de tableau. Cette option est utile lorsque vous souhaitez afficher plusieurs éléments de manière claire, les uns à côté des autres.
Utilisez Ajouter la ligne d'en-tête si vous souhaitez afficher une ligne avec les noms des colonnes en haut du tableau.
Exemple d'un tableau :
Uniquement les tags : ajoute uniquement les substituants choisis, sans structure supplémentaire de groupe ou de tableau. Utilisez surtout cette option lorsque vous travaillez déjà dans un groupe ou un tableau existant.

Pour les groupes et les tableaux, AdminPulse ajoute automatiquement la bonne structure autour des substituants sélectionnés. Vous ne devez donc pas créer vous-même cette structure technique.

Calculer une date avec des substituants

Pour certains substituants de date, vous pouvez faire calculer une date. Vous pouvez ajouter ou soustraire des jours (d), des mois (m), des trimestres (q) ou des années (y).

Vous pouvez par exemple transformer le substituant standard {task.deadline} en {task.deadline+15d}. AdminPulse affiche alors une date située 15 jours après l’échéance de la tâche.

Si vous utilisez {task.deadline-1m}, AdminPulse affiche une date située un mois avant l’échéance de la tâche.

Vous pouvez aussi utiliser {today} comme substituant pour la date du jour, ou {today+1m} pour afficher une date située un mois après aujourd’hui.

Le tableau ci-dessous reprend les calculs disponibles.

Substituant	Signification
Aujourd’hui
`{today}`	La date du jour
`{today+1d}`	Aujourd’hui plus un nombre de jours
`{today+1m}`	Aujourd’hui plus un nombre de mois
`{today+1q}`	Aujourd’hui plus un nombre de trimestres
`{today+1y}`	Aujourd’hui plus un nombre d’années
Tâche principale - échéance
`{task.deadline+1d}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de jours
`{task.deadline+1m}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de mois
`{task.deadline+1q}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de trimestres
`{task.deadline+1y}`	Tâche principale - échéance plus un nombre d’années
`{task.deadline+1d.endOfMonth}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de jours, dernier jour du mois
`{task.deadline+1m.endOfMonth}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de mois, dernier jour du mois
`{task.deadline+1d.nextMonth}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de jours, déplacée au mois suivant
`{task.deadline+1m.nextMonth}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de mois, déplacée au mois suivant
`{task.deadline+1m.nextMonth.endOfMonth}`	Tâche principale - échéance plus un nombre de mois, dernier jour du mois suivant
Sous-tâche - échéance
`{subtask.deadline+1d}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de jours
`{subtask.deadline+1m}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de mois
`{subtask.deadline+1q}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de trimestres
`{subtask.deadline+1y}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre d’années
`{subtask.deadline+1d.endOfMonth}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de jours, dernier jour du mois
`{subtask.deadline+1m.endOfMonth}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de mois, dernier jour du mois
`{subtask.deadline+1d.nextMonth}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de jours, déplacée au mois suivant
`{subtask.deadline+1m.nextMonth}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de mois, déplacée au mois suivant
`{subtask.deadline+1m.nextMonth.endOfMonth}`	Sous-tâche - échéance plus un nombre de mois, dernier jour du mois suivant

Substituants conditionnels

En plus des substituants simples et des groupes, vous pouvez aussi utiliser une logique conditionnelle. Les substituants conditionnels vous permettent d’afficher un texte uniquement lorsqu’une condition précise est remplie.

Vous trouverez plus d’explications dans l’article Modèles d’e-mail - Substituants conditionnels.

Conseils

Utilisez un substituant simple pour une seule valeur, comme un nom ou une échéance. Utilisez un groupe lorsqu’il peut y avoir plusieurs éléments, comme plusieurs personnes de contact, comptes bancaires ou missions.
Après avoir inséré des substituants, vous pouvez utiliser les options de mise en forme habituelles de l’éditeur pour adapter visuellement le texte ou le tableau.
Utilisez le bouton Sauver et valider en bas de l’écran pour sauvegarder le modèle et vérifier directement si les substituants utilisés sont valides. Si un substituant n’existe pas ou a été saisi incorrectement, AdminPulse affiche un message.
Vous utilisez des substituants, des groupes, des tableaux ou une logique conditionnelle ? Testez toujours bien le modèle avant de l’utiliser à grande échelle.
Ne modifiez manuellement les tags techniques autour d’un groupe ou d’un tableau que si vous êtes sûr de comprendre leur structure.

💡 Bon à lire

Modèles d’e-mail - Substituants conditionnels – Explication sur la manière d’afficher du texte uniquement lorsqu’une condition précise est remplie.

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