Moet er voor een taak een document ingediend worden? Wil je er zeker van zijn dat de taak niet per ongeluk op "Klaar" werd gezet? Dan kan je instellen dat de taak enkel op "Klaar" kan worden gezet als dat document ergens aan de hoofdtaak of aan een van de deeltaken hangt.
Hoe verplichte documenten instellen
Ga naar Instellingen > Taaksjablonen en klik bij een deeltaak op het document-icoon.
Daar kan je één of meerdere documenttypes aanduiden die verplicht zijn.
Hoe werkt het gebruik van verplichte documenten?
Wanneer kan een deeltaak met een verplicht document op "Klaar" gezet worden?
De deeltaak kan pas op "Klaar" gezet worden als voor elk verplicht documenttype ergens een document van dat type aan de taakstructuur hangt:
- aan deze deeltaak;
- aan de hoofdtaak;
- aan een andere deeltaak van dezelfde hoofdtaak.
Het document hoeft dus niet per se aan precies deze deeltaak te hangen, zolang het maar bij dezelfde hoofdtaak hoort.
Op welke manieren geldt deze controle?
Het maakt niet uit op welke manier je probeert de deeltaak op "Klaar" te zetten. Het verplichte document moet eraan hangen voordat dit lukt.
Dit geldt onder andere voor:
- manueel verslepen op het Taakbord;
- globale actie via het Taak overzicht;
- automatisch via de Taskflow.
Wat gebeurt er als het document ontbreekt?
Hangen de verplichte documenten niet aan de hoofdtaak of deelta(a)k(en), dan verschijnt er een foutmelding.
Uitzondering voor een bepaalde taak
Niet van toepassing - Niet uitgevoerd
Moet je uitzonderlijk de deeltaak toch afsluiten zonder dat het document opgeladen werd? Dan kan dat nog steeds via de status "Niet van toepassing" of "Niet uitgevoerd".
Via de wijzigingsgeschiedenis van de taak kan je steeds nagaan wie de taak deze status gegeven heeft.
💡 Ook als je werkt via de Taskflow kan je een deeltaak op "Niet van toepassing" laten zetten zonder dat het verplichte document aan de deeltaak hangt. Zo kan je bijvoorbeeld de intracom deeltaak op "Niet van toepassing" laten zetten, ook al is voor die deeltaak normaal gezien de aangifte een verplicht document. Dat is logisch, omdat er in dat geval geen intracom is en er dus ook geen aangifte-document bestaat.