Inleiding
Om de opvolging van de personenbelasting te kunnen doen werd er een standaard taaksjabloon voorzien. Via Instellingen > Taaksjablonen kan je Taaksjabloon PB-Persoon openen en bewerken.
Inhoudstafel
Taakschema
Aangezien je jaarlijks 1 keer de personenbelasting dient in te geven, is er één jaarlijks taakschema voorzien.
Noot : Indien de deadline van de personenbelasting zou wijzigen, zal AdminPulse niet automatisch de deadline van reeds ingeplande taken aanpassen. Dit kan je echter eenvoudig zelf doen via Globale acties in het taakoverzicht. Selecteer de juiste taak > Selecteer alle relaties > Globale acties > Deadline wijzigen.
Deeltaken
- Er is een deeltaak die je toelaat een vragenlijst te verzenden naar de klanten.
- Een deeltaak is beschikbaar om aan te geven of alle nodige documenten en antwoorden werden ontvangen. Zo weet je duidelijk wanneer je kan starten met de ingave van de personenbelasting voor desbetreffende persoon (of koppel).
Invulvelden
Er zijn standaard een aantal velden voorzien die specifiek zijn aan het uitvoeren van de personenbelasting; denken we daarbij aan een extra veld met de naam van de partner (tekst), het rijksregisternummer van de klant (tekst), 'Personenbelasting bedrag' (getal) en 'Is personenbelasting terug te vorderen' (ja/nee).
Bijkomende velden kan je zelf eenvoudig configureren door op invulvelden te klikken en nieuw invulveld aan te maken.
Vragenlijst genereren
Je kan gebruik maken van de taak documentgeneratie om een vragenlijst te genereren.
- Indien je nog niet beschikt over de PB vragenlijst als briefsjabloon kan je deze eenvoudig hier of bij de briefsjabloon voorbeeldbrieven downloaden.
- Na het downloaden van deze voorbeeldbriefsjablonen kan je deze opladen in AdminPulse als vragenlijst. Klik hiervoor op Toevoegen en selecteer het correcte sjabloontype.
E-mail verzenden met vragenlijst
- Zorg ervoor dat je een e-mailsjabloon opmaakt waarbij je de klant vraagt om alle relevante documenten en antwoorden terug te sturen. Hierbij geef je ook aan dat documenten van het type PB - vragenlijst moeten worden gekoppeld aan deze e-mail.
- Koppel dit e-mailsjabloon aan de taak waarbij je de documenten wenst op te vragen
- Nadat je voor alle relaties / taken de documenten hebt aangemaakt, kan je deze doorsturen naar de klant. Klik hiervoor op Globale acties > Status deeltaak wijzigen. We willen namelijk na het e-mailen kunnen opvolgen wie de vragenlijst reeds heeft ontvangen.
- Aangezien het e-mailsjabloon werd opgemaakt om automatisch documenten te linken van het type PB - Vragenlijst zullen deze documenten automatisch worden toegevoegd aan de e-mail.
- Klik op Ok om de e-mails te verzenden. Zodra de e-mail met vragenlijst werd verzonden zal de taak worden afgevinkt.
Vragenlijst gebruiken om (deel)taak af te vinken
- Zodra de klant het ingevulde formulier terug heeft gezonden kan je dit door AdminPulse laten herkennen. Indien de correcte taskflow configuratie actief is, zal ook hiervoor de juiste taak worden afgevinkt.
- Na het opladen van een ingevulde vragenlijst (PDF) zal AdminPulse automatisch de taak afvinken, gebruik makende van de documentherkenning.
PB - Complex
Om de opvolging van de deadlines voor 'complexe' aangifte's te doen kan je de werkwijze gebruiken die we in dit artikel beschrijven: Deadline PB - Complex