Met afwezigheden tellers hou je bij hoeveel afwezigheidstijd (zoals vakantie of ADV-dagen) een medewerker nog kan opnemen. In dit artikel lees je wat afwezigheden tellers zijn, wanneer je ze gebruikt, hoe je ze instelt en hoe AdminPulse de tellerwaarden berekent.
👉 Dit artikel richt zich vooral tot beheerders die HRM-instellingen configureren en verantwoordelijk zijn voor de opvolging van afwezigheden.
Voor een algemene introductie tot HRM in AdminPulse, zie eerst: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Onderaan deze pagina vind je ook een korte video met uitleg: 🎥 Snel weg met afwezigheden opvolgen
Wat zijn afwezigheden tellers?
Een afwezigheden teller volgt het saldo van een specifieke afwezigheid op per medewerker. Je gebruikt tellers bijvoorbeeld voor:
- wettelijke vakantie
- overdracht vakantie
- vervangende feestdagen
- arbeidsduurverminderingsdagen (ADV)
Elke afwezigheden teller werkt met:
- een startwaarde (bijvoorbeeld 20 dagen wettelijke vakantie),
- een saldo dat automatisch vermindert wanneer een medewerker afwezigheden registreert.
👉 AdminPulse is geen volledig HR-systeem. Het platform biedt een flexibel en generiek kader, maar je blijft zelf verantwoordelijk voor het toepassen en opvolgen van wettelijke en interne regels.
Wanneer gebruik je afwezigheden tellers?
Je bepaalt zelf voor welke afwezigheden je een teller gebruikt. Afwezigheden tellers zijn vooral geschikt voor afwezigheden met een beperkt recht, die je actief wil opvolgen via een saldo.
Voor ziekte wordt meestal geen teller gebruikt, omdat hier doorgaans geen vooraf vastgelegd saldo aan gekoppeld is. Meer informatie: FAQ - Hoe werkt ziekte registreren in AdminPulse?
💡 Je kan meerdere tellers gebruiken om uitzonderingen of tijdelijke situaties op te volgen, zoals een aparte teller voor overgedragen vakantiedagen.
Wat moet eerst correct ingesteld zijn voor je met tellers werkt?
Voor je met afwezigheden tellers aan de slag gaat, is het belangrijk dat de basisinstellingen voor HRM zijn ingesteld. Deze instellingen hebben rechtstreeks impact op hoe tellers worden berekend en weergegeven.
Bekijk daarom eerst de algemene HRM-configuratie zoals beschreven in: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Algemene HRM-instellingen
Controleer in het bijzonder de volgende instellingen onder Instellingen > Algemene instellingen > sectie: HRM-instellingen (per eigen bedrijf):
-
Arbeidsduur per dag
Hier stel je in hoeveel uur een standaard werkdag telt binnen je kantoor. Werk je bijvoorbeeld 40 uur per week, dan is dit meestal 8 uur per dag. Bij een werkweek van 38 uur komt dit overeen met 7u36 per dag.
AdminPulse gebruikt deze instelling om:- dagen en uren correct naar elkaar om te zetten,
- afwezigheden te berekenen als er geen uurrooster is ingesteld,
- startwaarden van afwezigheden tellers om te rekenen naar uren.
Voorbeeld: geef je een startwaarde van 20 dagen wettelijke vakantie in, dan wordt dit:
- 160 uur bij een arbeidsduur van 8 uur per dag,
- 152 uur bij een arbeidsduur van 7u36 per dag.
- Vraag je zonder uurrooster een halve dag vakantie aan, dan rekent AdminPulse deze halve dag automatisch om naar uren op basis van deze instelling (respectievelijk 4u of 3u18).
-
Standaard eigen bedrijf voor afwezigheden
Een afwezigheid wordt altijd geregistreerd op een relatie van het type Eigen bedrijf. Heb je meerdere relaties van dit type, dan kan je hier bepalen welke standaard wordt ingevuld.
Dit maakt het invoeren van afwezigheden eenvoudiger voor medewerkers, omdat ze dit niet telkens zelf moeten selecteren.
Uurroosters van medewerkers
Voor een correcte en realistische berekening van afwezigheden tellers is een actueel uurrooster per medewerker sterk aanbevolen.
- Met uurrooster: AdminPulse rekent met de effectief ingeplande werkuren per dag.
- Zonder uurrooster: AdminPulse gebruikt de ingestelde arbeidsduur per dag (zie hierboven).
👉 Verandert het uurrooster van een medewerker in de loop van het jaar, dan heeft dat een directe impact op de berekening van hun afwezigheden tellers.
Je leest hoe je uurroosters instelt en beheert in: Overzicht van de HRM-functionaliteiten in AdminPulse
Afwezigheden met tellers instellen
In AdminPulse bepaal je zelf welke types afwezigheden je wil opvolgen met een teller. Dat doe je door voor elk type afwezigheid een item aan te maken in de Prijslijst.
Voor elk afwezigheidstype kan je vervolgens kiezen of je er al dan niet een afwezigheden teller aan koppelt.
Een afwezigheid met teller instellen via de prijslijst
Afwezigheden types beheer je via Registratie > Prijslijst, in de sectie Afwezigheid. Hier maak je per type afwezigheid een afzonderlijk subklasse aan, zoals vakantie, ADV of vervangende feestdagen.
Wil je voor een afwezigheid ook een teller gebruiken, dan vink je bij dat afwezigheidstype de optie “Teller afwezigheden” aan.
- Ga naar Registratie > Prijslijst.
- Open de sectie Afwezigheid of maak een nieuw subklasse voor een afwezigheidstype aan.
- Geef het afwezigheidstype een duidelijke naam (bijvoorbeeld Vakantie of ADV).
- Vink 'Teller afwezigheden' aan als je het saldo wil opvolgen.
Zodra je deze optie aanvinkt, verschijnt de teller automatisch als kolom in het scherm Hrm > Afwezigheden tellers.
Een afwezigheid met teller werkt altijd met een startwaarde. Elke geregistreerde afwezigheid vermindert het saldo van die teller automatisch.
Een teller uitschakelen
Wil je een afwezigheid niet langer opvolgen met een teller, dan kan je het vinkje “Teller afwezigheden” opnieuw uitschakelen in de Prijslijst.
👉 Opgelet: als je een teller uitschakelt, wordt deze volledig verwijderd voor alle medewerkers, inclusief de volledige historiek van die teller. Voor de minste impact doe je dit best voor de start van een nieuw jaar.
Hoe worden afwezigheden tellers berekend?
De manier waarop een afwezigheden teller wordt verminderd, hangt af van de instellingen van de medewerker. AdminPulse berekent afwezigheden anders naargelang er wel of geen uurrooster is ingesteld.
Berekening met uurrooster
Heeft een medewerker een uurrooster, dan baseert AdminPulse zich op de ingeplande werkuren per dag zoals ingesteld op de medewerkerfiche (bij instellingen > Medewerkers > fiche van de medewerker > knop 'Uurrooster bewerken').
We raden aan om uurroosters zo realistisch en actueel mogelijk te houden, zodat de berekening van afwezigheden tellers correct verloopt.
Voorbeeld: werkt een medewerker op woensdag slechts 3 uur in de voormiddag, dan vermindert een afwezigheid op woensdag de teller met 3 uur.
Berekening zonder uurrooster
Is er voor een medewerker geen uurrooster ingesteld, dan kan AdminPulse zich enkel baseren op de arbeidsduur per dag uit de algemene HRM-instellingen.
Een volledige dag afwezigheid telt in dat geval altijd als die vaste arbeidsduur, ongeacht hoe lang de medewerker die dag normaliter zou werken.
Het scherm Afwezigheden tellers gebruiken
Als beheerder gebruik je het scherm Hrm > Afwezigheden tellers om afwezigheden tellers van medewerkers te raadplegen, op te volgen en te beheren. Je krijgt hier een overzicht per medewerker en per afwezigheid waarvoor een teller is ingesteld.
Overzicht van het scherm Afwezigheden tellers
Het overzicht is opgebouwd als een tabel:
- Elke rij stelt een medewerker voor.
- Elke kolom stelt een afwezigheid met teller voor (bijvoorbeeld vakantie of ADV).
- De waarde toont het huidige saldo, eventueel samen met de startwaarde.
Afhankelijk van je instellingen worden tellers weergegeven in dagen of in uren.
Filters en weergave-opties in het scherm Afwezigheden tellers
Bovenaan het scherm vind je verschillende filters en schuivers. Hiermee kan je het overzicht verfijnen en sneller focussen op de informatie die voor jou relevant is.
- Medewerker: Gebruik deze filter om het overzicht te beperken tot één specifieke medewerker. Dit is handig wanneer je het saldo van één persoon wil controleren of aanpassen.
- Afwezigheid: Hiermee filter je op één type afwezigheid, zoals vakantie of ADV. Zo zie je in één oogopslag het saldo van die specifieke teller voor alle medewerkers.
- Jaar: Met deze selectie bepaal je voor welk jaar de tellers worden getoond. Afwezigheden tellers worden per jaar bijgehouden.
- Medewerkertype: Deze filter gebruikt het veld Medewerker type uit de medewerkerfiche (opties: Interne medewerker, Externe medewerker, Zelfstandige, Stagiair en Student).
- Medewerkerlabels (met): Filter op medewerkers met een bepaald label, zoals een team, functie of groep. Dit is vooral nuttig in grotere kantoren.
- Eigen bedrijf: Als je met meerdere relaties van het type Eigen bedrijf werkt, kan je hierop filteren om tellers per bedrijf te bekijken.
Naast deze filters zijn er ook twee belangrijke weergave-opties in de vorm van schuivers:
- Afwezigheden in dagen weergeven: Met deze schuiver bepaal je of tellers worden weergegeven in dagen of in uren.
- Toon enkel medewerkers met resterend saldo: Als je deze schuiver activeert, zie je alleen medewerkers die nog een positief saldo hebben op minstens één teller.
💡 Deze schuiver is bijzonder handig in combinatie met de afwezigheidsfilter, bijvoorbeeld om snel te zien welke medewerkers nog vakantiedagen moeten opnemen.
Tellers initialiseren voor meerdere medewerkers tegelijk
Door tellers te initialiseren, stel je een startwaarde in voor afwezigheden tellers. Dit doe je meestal aan het begin van een nieuw jaar, maar het kan ook nodig zijn wanneer uurroosters of afspraken wijzigen.
Globale actie: tellers initialiseren
Via een globale actie kan je in één keer tellers instellen voor meerdere medewerkers tegelijk.
- Ga naar Hrm > Afwezigheden tellers
- Selecteer één of meerdere medewerkers in het overzicht.
- Klik op Globale acties en kies Teller initialiseren.
- In het pop-upvenster dat opent, stel je de gewenste opties in.
- Klik 'OK' om te bewaren
Keuzes in het initialisatiescherm
In het pop-upscherm Teller initialiseren bepaal je hoe de teller wordt aangemaakt of aangepast.
- Jaar: Kies het jaar waarvoor je de teller wil initialiseren. Afwezigheden tellers worden altijd per jaar bijgehouden.
- Prijslijstitem: Selecteer het afwezigheidstype waarvoor je de teller instelt, bijvoorbeeld Vakantie of ADV.
-
Actie
Je hebt hier drie mogelijkheden:- Stel startwaarde in (uren)
- Stel startwaarde in (dagen)
- Kopieer uit vorig jaar
Bij het instellen van een startwaarde geef je het aantal dagen of uren in dat als beginwaarde moet dienen voor de geselecteerde medewerkers.
- Overschrijven als teller al bestaat: Vink deze optie aan als er mogelijk al een teller bestaat voor het gekozen jaar en afwezigheidstype, en je deze wil vervangen door de nieuwe startwaarde.
- Bestaande correcties verwijderen: Met deze optie worden manuele correcties op de teller gewist. Gebruik dit enkel als je zeker bent dat deze correcties niet langer relevant zijn.
👉 Zijn er voor het geselecteerde jaar al afwezigheden geregistreerd, dan houdt AdminPulse hier automatisch rekening mee en past het saldo aan op basis van de bestaande registraties.
Acties per medewerker en teller
Naast globale acties kan je in het scherm Hrm > Afwezigheden tellers ook per medewerker en per teller verschillende acties uitvoeren. Deze acties gebruik je vooral om startwaarden in te stellen, correcties door te voeren of details te raadplegen.
Startwaarde manueel instellen, per medewerker
Heeft een medewerker nog geen startwaarde voor een bepaalde teller, dan zie je in de kolom van die afwezigheid een plusteken (+).
Via dit plusteken kan je snel een startwaarde instellen voor één specifieke medewerker, zonder een globale actie te gebruiken.
👉 Zodra je een startwaarde hebt ingegeven, verschijnt deze teller ook op de tegel Afwezigheden tellers op het beginscherm van de medewerker.
Acties op een tellerwaarde
Zodra een teller een waarde heeft, kan je bijkomende acties uitvoeren door:
- op de tellerwaarde te klikken, of
- op het pijltje naast de waarde te klikken (dat verschijnt wanneer je met de muis over de waarde gaat).
Afhankelijk van de gekozen actie kan je:
- het registratieoverzicht openen,
- de details van de teller bekijken,
- of de teller verwijderen.
Tellerdetails en historiek bekijken
Kies Details openen om het detailvenster van een teller te openen. In dit venster zie je een volledige historiek van de teller.
De historiek toont onder andere:
- alle registraties en initialisaties,
- het saldo vóór en na elke wijziging,
- eventuele manuele correcties en opmerkingen.
Correcties ingeven op een teller
Onderaan het detailvenster kan je een manuele correctie ingeven op de teller.
Je kan daarbij:
- een positieve correctie ingeven om toe te voegen aan het saldo,
- of een negatieve correctie om het saldo te verminderen. Het saldo kan niet negatief worden; als een correctie dit zou veroorzaken, wordt het saldo op 0 gezet.
Voeg steeds een opmerking toe, zodat duidelijk blijft waarom de correctie werd uitgevoerd.
👉 Dit is vooral belangrijk als meerdere beheerders werken, zodat elke wijziging achteraf traceerbaar is.
Acties op een medewerker (rij-acties)
Helemaal rechts in elke rij van het overzicht vind je actie-iconen die betrekking hebben op de medewerker zelf.
-
Medewerkerfiche openen: Hiermee ga je rechtstreeks naar de fiche van de geselecteerde medewerker.
-
Registratieoverzicht openen: Hiermee open je het overzicht van tijd- en afwezigheidsregistraties van die medewerker.
Wat ziet een medewerker?
Medewerkers zien hun afwezigheden tellers in één overzichtelijke widget op de homepagina. Deze widget geeft per afwezigheidstype het huidige saldo weer.
Alleen afwezigheden waarvoor een startwaarde is ingesteld, worden in deze widget getoond.
Met de schuiver Afwezigheden in dagen weergeven kan de medewerker zelf kiezen of het saldo wordt weergegeven in dagen of in uren.
Via de knop '+ Afwezigheid toevoegen' kan de medewerker meteen een nieuwe afwezigheid registreren. Het saldo van de teller wordt daarbij automatisch aangepast. Er kan geen afwezigheid geregistreren worden als het saldo 0 is.
Meer uitleg over het registreren van afwezigheden vind je in: FAQ – Hoe voeg je afwezigheden toe?
Veelgestelde vragen (FAQ)
-
We mogen onze vakantie van vorig jaar nog opnemen tot 31 maart. Hoe stel ik dit het beste in?
Werk met een aparte teller, bijvoorbeeld 'Overdracht vakantie'. Initialiseer deze teller voor elke medewerker met het juiste aantal overgedragen vakantiedagen. Je volgt zelf op dat deze dagen tijdig worden opgenomen. Zijn er na de deadline toch nog dagen over, dan kan je via een correctie de teller op 0 zetten vanaf 1 april. -
Medewerkers mogen vervangende feestdagen pas opnemen na de datum van de feestdag. Hoe ga ik hiermee om?
Als je deze regel strikt wil opvolgen, kan je een aparte teller instellen, bijvoorbeeld Vervangende feestdagen. Telkens wanneer een feestdag in het weekend valt, voeg je via een manuele correctie één dag toe aan de teller van de betrokken medewerkers. -
Waarom verschijnt er geen informatie op de widget Afwezigheden tellers op het beginscherm?
Een teller wordt pas getoond op het beginscherm als:- bij de afwezigheid in de prijslijst een teller is aangevinkt, en
- voor die teller een startwaarde is ingesteld in Hrm > Afwezigheden tellers.
-
Mijn medewerker neemt een langdurige afwezigheid. Hoe pak ik dit het best aan?
Als een langdurige afwezigheid invloed heeft op het uurrooster (bijvoorbeeld bij tijdskrediet), pas je het uurrooster van de medewerker aan vanaf de startdatum van de afwezigheid. Controleer daarna ook of de afwezigheden teller moet worden aangepast. -
Het uurrooster van een medewerker verandert in de loop van het jaar. Heeft dit impact op de vakantieteller?
Ja. Om de startwaarde van de vakantieteller correct aan te passen, moet je de teller opnieuw initialiseren. Vergeet daarbij niet het vinkje 'Overschrijven als teller al bestaat' aan te vinken.
🎥 Snel weg met afwezigheden opvolgen
In deze korte video krijg je een helder overzicht van hoe je afwezigheden vlot kan opvolgen in AdminPulse: