Met een taaksjabloon volg je vervallende identiteitskaarten automatisch op. AdminPulse maakt op basis van de vervaldatum een taak aan om de gegevens van de nieuwe identiteitskaart op te vragen en te verwerken. De bijbehorende e-mails kan je automatisch laten versturen of later zelf, individueel of in bulk, verzenden.
Zo blijven de klantgegevens up-to-date en voldoet de relatie eenvoudiger aan het criterium Identiteitskaart in de Kwaliteitstoetsing. In dit artikel lees je hoe je het taaksjabloon instelt en toepast op de relevante relaties.
De automatische opvolging instellen
Het voorgestelde taaksjabloon bevat een deeltaak om de gegevens van de nieuwe identiteitskaart op te vragen en een deeltaak om de ontvangen gegevens te verwerken.
1. Het taaksjabloon aanmaken
- Ga naar Instellingen > Taaksjablonen.
- Klik op + Toevoegen.
- Geef het taaksjabloon een duidelijke naam, bijvoorbeeld Opvolging identiteitskaarten.
- Stel in dat de taak van toepassing is op de relatietypes Persoon en Eenmanszaak.
- Klik op Toevoegen om het taaksjabloon op te slaan.
2. Deeltaken toevoegen
Voeg de volgende deeltaken toe aan het taaksjabloon.
Deeltaak 1: De gegevens van de nieuwe identiteitskaart opvragen
Met deze deeltaak vraag je de gegevens van de nieuwe identiteitskaart per e-mail op. Afhankelijk van je configuratie en werkwijze verstuur je de e-mails individueel, in bulk of automatisch.
- Type: kies E-mail - Automatisch om de e-mail automatisch te versturen. Kies E-mail als je de e-mails later zelf individueel of in bulk wil versturen vanuit Taken > Taak overzicht.
- E-mailsjabloon: gebruik bijvoorbeeld Documenten aanvragen. Je kan ook eerst een eigen e-mailsjabloon aanmaken.
- Vul de overige velden naar wens in.
Kies je E-mail - Automatisch? Stel dan ook in hoeveel dagen vóór of na de deadline de e-mail moet worden verzonden.
Deeltaak 2: De ontvangen gegevens verwerken
- Type: Echte taak
- Vul de overige velden naar wens in.
Markeer deze deeltaak als Klaar nadat je de gegevens van de nieuwe identiteitskaart hebt verwerkt. Zolang de klant niet reageert, blijft de opvolgingstaak openstaan en zie je in Taken > Taak overzicht welke relaties nog opvolging nodig hebben.
3. Het automatische taakschema instellen
Het taakschema bepaalt wanneer AdminPulse de opvolgingstaak aanmaakt ten opzichte van de vervaldatum van de identiteitskaart.
👉 Belangrijk: de vervaldatum van de identiteitskaart moet ingevuld zijn op de relatie. Zonder deze datum kan AdminPulse de taak niet plannen.
- Klik in het taaksjabloon op Taakschema’s openen en vervolgens op Schema toevoegen.
- Vul de planningsgegevens in:
- Naam: geef het schema een duidelijke naam, bijvoorbeeld ID-gegevens vernieuwen.
- Plannen (dagen voor deadline): kies hoeveel dagen vóór de vervaldatum de taak wordt aangemaakt, bijvoorbeeld 20 dagen.
- Planningslijnen: kies Ten opzichte van vervaldatum ID kaart.
- Deadline: stel de deadline bijvoorbeeld in op de vervaldatum van de identiteitskaart door 0 dagen in te vullen.
AdminPulse maakt één taak aan op basis van de vervaldatum van de huidige identiteitskaart. Nadat je de nieuwe eID inleest en de nieuwe vervaldatum overneemt op de relatie, plant AdminPulse automatisch een nieuwe opvolgingstaak voor die vervaldatum.
Je kan de vervaldatum bijwerken door de eID opnieuw in te lezen in de sectie Accountant info van het relatiedossier. Je kan het eID-bestand ook toevoegen via Documenten en de herkende gegevens overnemen op de relatie.
💡 In de Kwaliteitstoetsing kleurt het criterium Identiteitskaart oranje wanneer de kaart binnen twee maanden vervalt. Wil je de klant al eerder contacteren? Plan de taak dan meer dan twee maanden vóór de vervaldatum.
De opvolging toepassen en uitvoeren
De taakplanning in bulk toepassen op relaties
- Ga naar Relatiedossiers > Relaties.
- Filter op de relevante relatietypes, bijvoorbeeld Persoon en Eenmanszaak, en op de gewenste relatiestatussen.
- Selecteer de relaties waarvoor je de opvolging wil instellen.
- Klik op Globale acties en kies Taakplanning instellen/verwijderen.
- Selecteer het taaksjabloon Opvolging identiteitskaarten en pas eventueel de startdatum van de planning aan.
Wanneer worden de taken aangemaakt?
- Kies je als startdatum Vandaag? Dan worden de taken tijdens de volgende nacht aangemaakt.
- Wil je de taken onmiddellijk aanmaken? Ga dan naar Instellingen > Taaksjablonen, open het taaksjabloon en klik via Taakschema’s openen op Taakplanning uitvoeren voor deze schema’s.
De e-mails automatisch of in bulk versturen
De manier waarop de e-mails worden verstuurd, hangt af van het type dat je voor de eerste deeltaak hebt gekozen:
- Met E-mail - Automatisch verzendt AdminPulse de e-mail op het ingestelde tijdstip. Je hoeft hiervoor zelf niets te doen.
- Met E-mail verstuur je de e-mails zelf, individueel of in bulk. Voor een bulkverzending ga je naar Taken > Taak overzicht. Filter op het taaksjabloon Opvolging identiteitskaarten en selecteer de taken waarvoor je een e-mail wil versturen. Kies vervolgens via Globale acties de actie Status deeltaak wijzigen om de e-maildeeltaak voor meerdere taken tegelijk uit te voeren en de e-mails te versturen.
💡 Goed om te lezen
- Meer informatie over het criterium Identiteitskaart: Kwaliteitstoetsing: het criterium 'Identiteitskaart' uitgelegd
- Onderaan dit artikel kan je het beschreven taaksjabloon downloaden. Importeer het via Instellingen > Taaksjablonen en pas de instellingen daarna aan je eigen werkwijze aan.