Inhoudstafel
Meerdere eigen bedrijven koppelen met verschillende administraties
Inleiding
Je kan een koppeling aanmaken tussen AdminPulse en Exact online om facturen te exporteren naar je boekhoudpakket.
Koppeling AdminPulse
- Navigeer naar Algemene Instellingen : https://app.adminpulse.be/#/settings
- Wijzig binnen de Facturatie-instellingen de Export methode naar Admin-Connect
- Klik op het link symbool naast Admin-Connect.
- Een nieuwe pagina zal worden geopend waar de connect kan worden opgezet met Exact Online.
- Binnen deze omgeving klik je op Connect om de koppeling te configureren.
- Zodra de koppeling werd gemaakt klikt u op Configure en vul je de correcte waarden zoals hieronder uitgelegd.
Dagboek
Geef de juiste code voor het dagboek mee indien het gaat om een factuur en de juiste code voor het dagboek indien het gaat om een kredietnota. In ExactOnline kan u de juiste dagboekcode hier terugvinden:
Administraties
Indien u werkt met meedere administraties (departementen) zal AdminPulse gebruik maken van de administratie waar u op dat moment in bent aangemeld op de ExactOnline omgeving.
Indien u altijd de facturen naar 1 bepaalde administratie wilt exporteren kan u de code ingeven
 |
Meerdere eigen bedrijven koppelen met verschillende administraties
Om ervoor te zorgen dat vanuit AdminPulse verschillende eigen bedrijven elk met hun administratie in Exact Online gekoppeld kunnen worden, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online, AdminPulse toegang heeft.
Dit door je door deze stappen te volgen:
- Ga naar "Mijn exact online"
- Ga naar de sectie "Beveiligingscentrum" en
- klik op "AdminPulse"
- Klik op Administraties beheren
- Selecteer de gewenste administratie
- klik op het pijltje naar rechts om de geselecteerde administratie toe te voegen aan de lijst met administraties waartoe AdminPulse toegang heeft
BTW-codes
U kan in AdminPulse ook de BTW-code ingeven zoals die ingesteld staat in ExactOnline:
Koppeling Relatie
AdminPulse zoekt naar dezelfde relatie in ExactOnline op basis van de naam, nr. Boekhouding of het BTW-nummer.
Wordt er geen relatie gevonden, dan zal AdminPulse zelf een relatie aanmaken in ExactOnline indien je deze instelling hebt aangevinkt bij de Geconnecteerde Applicaties in AdminPulse:
Wanneer AdminPulse een nieuwe relatie aanmaakt in ExactOnline zal de relatiecode uit ExactOnline ingevuld worden als nr. boekhouding in AdminPulse.
Je kan ook manueel de koppeling leggen tussen een relatie in AdminPulse en ExactOnline. Om correct een link te maken tussen de relatie binnen AdminPulse en Exact Online moet je de relatiecode uit Exact Online overnemen als Nr. Boekhouding in AdminPulse.
Noot : Op basis van de facturen zullen er Boekingen worden aangemaakt, en zal de factuur bijlage mee worden opgenomen in Exact Online.
Facturen exporteren
Om in AdminPulse facturen te exporteren selecteer je de genummerde facturen die je wil exporteren op de pagina Facturatie > Facturen.
Daarna klik je op de knop bovenaan. Zonder manuele selectie worden alle niet eerder geëxporteerde facturen geselecteerd.
Boekstuknummers
Er zijn drie mogelijke opties om te bepalen welk nummer gebruikt wordt als boekstuknummer in Exact Online:
Exact Online sequence number: er wordt geen rekening gehouden met het factuurnummer in AdminPulse. Hier wordt het volgende boekstuknummer in Exact Online genomen.
AdminPulse invoice number: Het factuurnummer wordt overgenomen in ExactOnline als boekstuknummer.
Opmerking: Als je factuurnummer in AdminPulse ook letters bevat, worden deze niet mee overgenomen. Bv. factuurnummer "FAC2022001" zal boekstuknummer "2022001" worden.
AdminPulse invoice counter number (ex.150): Het volgnummer van het factuurnummer in AdminPulse wordt genomen als boekstuknummer.
Opmerking: Indien je de nummering van AdminPulse overneemt, zorg er dan ook voor dat de nummering voor facturen en kredietnota's doorloopt. Kies je voor een aparte nummering dan krijg je namelijk een factuur en kredietnota dat bij de export hetzelfde nummer zou krijgen in ExactOnline, wat niet kan. Onderstaande optie moet dus afgevinkt staan:
Geschiedenis raadplegen
De geschiedenis van de factuur kan je raadplegen via Meer acties > Geschiedenis.
Zo krijg je een overzicht van alle stappen die een factuur heeft doorlopen.
- Voorstel
- Genummerd
- Verzonden
- Geëxporteerd
- Export gelukt
Mogelijke foutcodes
| Foutcode | Betekenis |
| Account information for reference X not found. | De klant met code X kon niet gevonden worden in de Exact Online omgeving. - Controleer of deze klant bestaat met deze code en dat deze overeenkomt met het nr van de boekhouding in AdminPulse. - Indien u met meerdere administraties werkt, dient de juiste administratie code worden ingevuld in de configuratie pagina van AdminPulse. Dit is de administratie code waarin de klant zich bevindt. |
| Ongeldige referentie: Dagboek |
Het juiste dagboek kon niet worden gevonden op basis van de code in Exact Online.
|
| Ongeldig: Klant (Type) |
U kan enkel facturen exporteren naar relaties die binnen ExactOnline gekend zijn als klant (geen suspects / prospects) |
| Unable to find correct division X for given tenant configuration. |
1)De code die werd ingegeven als Adminstratiecode (departementen) kan niet worden gevonden in ExactOnline. Zorg er dus voor dat je hier de correcte code ingeeft.
2)Als je werkt met verschillende Eigen Bedrijven in AdminPulse, moet je aangeven tot welke administraties binnen Exact Online, AdminPulse toegang heeft. Hier lees je hoe je dit instelt. |
| In gebruik: Boekstuknummer |
- Deze foutmelding doet zich voor bij het exporteren van een factuur of credit nota waarvoor desbetreffend boekstuknummer al voorkomt in ExactOnline. - Mogelijk gebruikt u eenzelfde nummering voor Facturen als voor Credit notas. - U kan ervoor kiezen om AdminPulse een sequence nummer te laten toekennen. Of om facturen en creditnotas een doorlopend nummer te geven
|
| De relatiecode mag alleen cijfers bevatten. Huidige waarde: XYZ |
Nakijken in Exact Online indien de gegevens van de klant namelijk het BTW-nummer/activiteit volledig zijn. Bv. niet BTW plichtig, maar is recent gewijzigd, indien u dit enkel in AdminPulse hebt gewijzigd zal de export hierdoor niet lukken, u zal deze informatie ook in Exact Online moeten wijzigen. |
