Octopus

Inleiding

Je kan een koppeling aanmaken tussen AdminPulse en Octopus om facturen te exporteren naar je boekhoudpakket. Deze facturen zullen worden aangemaakt als boekingen binnen de Octopus omgeving.

Noot : Om deze connectie te kunnen maken moet de module actief zijn binnen je Octopus omgeving.
Indien de webservice module nog niet geactiveerd is, kan deze geactiveerd worden via het menu bestellen.  Als ze wel al actief is, is deze keuze niet meer zichtbaar.

Inhoud

Koppeling met AdminPulse
Configuratievelden
Koppeling relatie
Betaalstatus overnemen
Facturen exporteren
Geschiedenis raadplegen
Factuur PDF raadplegen
Mogelijke foutmeldingen

 

Koppeling met AdminPulse

1. Navigeer naar Algemene Instellingen : https://app.adminpulse.be/#/settings
2. Wijzig binnen de Facturatie-instellingen de Export methode naar Admin-Connect
3. Klik op het link symbool naast Admin-Connect.
4. Een nieuwe pagina zal worden geopend waar de connect kan worden opgezet met Octopus.
5. Binnen deze omgeving klik je op Connect om de koppeling te configureren. Hieronder vindt u een korte samenvatting van de configureerbare velden.
6. Zodra de koppeling werd gemaakt klik u op Save om de instellingen te bewaren.
   
   

Configuratievelden

• Gebruikersnaam & wachtwoord: de logingegevens van de Octopus omgeving
• Dossier: de exacte naam van het dossier naar waar de facturen geëxporteerd zullen worden. zie screenshot onderaan om de naam van het dossier te weten te komen.

• BTW-codes: indien de BTW-codes niet overeenkomen met de standaardcodes die gedefinieerd zijn in Octopus (Beheer > BTW-codes), dan kunt u hier de code invullen die overeenstemt met de code in Octopus

Koppeling Relatie

AdminPulse zoekt naar dezelfde relatie in Octopus op basis van het Nr. Boekhouding, het BTW-nummer of de naam van de relatie.

Wordt er geen relatie gevonden,  dan zal AdminPulse zelf een relatie aanmaken in Octopus indien je deze instelling hebt aangevinkt bij de Geconnecteerde Applicaties in AdminPulse:

Je kan ook manueel de koppeling leggen tussen een relatie in AdminPulse en Octopus op basis van het veld Nr. Boekhouding (AdminPulse) en het veld Externe Relatie Nr. (ander pakket) (Octopus). 

1. Vul in de relatiefiche in Octopus het veld "Externe Relatie Nr. (ander pakket)" in met het relatie id.
   
   
   
2. Dit nummer vul je dan in als Nr Boekhouding in AdminPulse.

Betaalstatus overnemen

Vink je deze optie aan dan zal AdminPulse elke nacht de betaalstatus van de openstaande facturen nagaan, en automatisch de betalingen uit Octopus overnemen. Enkel facturen die geëxporteerd werden na 19 september 2024 zullen opgevolgd kunnen worden.

Facturen exporteren

Om in AdminPulse facturen te exporteren selecteer je de genummerde facturen die je wil exporteren op de pagina Facturatie > Facturen. Daarna klik je op de knop bovenaan.

Zonder manuele selectie worden alle niet eerder geëxporteerde facturen geselecteerd.

Geschiedenis raadplegen

De geschiedenis van de factuur kan je raadplegen via Meer acties > Geschiedenis.
Zo krijg je een overzicht van alle stappen die een factuur heeft doorlopen.

• Voorstel
• Genummerd
• Verzonden
• Geëxporteerd
• Export gelukt / mislukt

Factuur PDF raadplegen

De factuur werd aangemaakt in het verkoopdagboek.
Indien u wenst de PDF te raadplegen kan dit via het paperclip icoon naast de Historiek knop.

Mogelijke foutmeldingen

Bij het exporteren van facturen naar Octopus kunnen er zich mogelijk een aantal fouten voordoen. Dit heeft meestal te maken met incorrecte configuratie. Hierbij een overzicht van de meestvoorkomende fouten. Deze fout kan u steeds opvragen door op de rode bol van de factuur te klikken.

• 12 - Het gevraagde dagboek is geopend door een andere gebruiker.
  Oplossing : U dient octopus af te sluiten (of althans het desbetreffende dossier) wanneer AdminPulse facturen doorstuurd naar Octopus.
  
  
• 16 - De gebruikte relatie is niet gekend binnen dit dossier.
  Oplossing : Zorg zeker dat u de correcte link hebt aangemaakt tussen de relatie (zie topic Koppeling relatie) 
  
  
• 29 - Het verkoopsdagboek staat in de verkeerde mode ( boekingen <> facturen )
  Oplossing : U kan momenteel enkel facturen exporteren naar een dagboek met Invoer Type "Verkoop Boekingen"
  
  
• 89 - De geselecteerde relatie is niet ingesteld als een klant.
  Zorg bij het exporteren van de facturen zeker dat de relaties gemarkeerd zijn als Klant binnen de Octopus omgeving.
  
• Issue when trying to send octopus invoice Sequence contains no matching element.
  Zorg dat de waarde voor 0% in AdminPulse ook dezelfde is in Octopus.
• Issue when trying to send octopus invoice Either external link or VAT number is required in to find relation. Contact support. 
  AdminPulse kan de relatie in Octopus niet opzoeken omdat zowel het BTW-nummer als het Nr. Boekhouding niet is ingevuld. 
  Opmerking: dit kan voorkomen bij nieuwe relaties waarbij de BTW nog in aanvraag is. Hiervoor zal je manueel de koppeling moeten leggen door gebruik te maken van het Nr. Boekhouding.
• Noot : zorg er zeker voor dat de klantcode uniek is bepaald binnen de omgeving van Octopus ! Bij hergebruik van eenzelfde code kan dit problemen geven bij het doorsturen van facturen.