Heb je communicatiekanalen ingesteld voor een relatie (via Relatiedossier > sectie Communicatie)? In het blok Communicatie-instellingen daaronder kan je bepalen welk kanaal (adres, e-mail, telefoon, mobiel...) voor welk doel wordt gebruikt. Zo krijgt de juiste persoon de juiste communicatie.
Communicatie-instellingen instellen
Per relatiedossier kan je in het blok Communicatie-instellingen bepalen hoe de communicatie verloopt:
- Klik op de knop '+' om een nieuwe instelling toe te voegen.
- Kies uit deze opties wat het doel is van de communicatie waarvoor je een instelling wil maken:
- Andere – voor algemene communicatie
- Facturatie en aanmaningen – voor zowel facturen als betalingsherinneringen
- Taakbeheer – voor communicatie rond taken
- Enkel facturatie – alleen voor facturen, geen herinneringen
- Enkel aanmaningen – alleen voor betalingsherinneringen, geen facturen
- Kies het gewenste kanaal. Zorg dat dit kanaal eerst is toegevoegd in het blok Communicatiekanalen (net boven de Communicatie-instellingen).
- Voor e-mailkanalen kan je ook het e-mailtype instellen. Je kiest uit de beschikbare e-mailkanalen en bepaalt of dat adres wordt gebruikt als 'Aan', 'CC' of 'BCC'.
- Voeg een opmerking toe – een optionele notitie om de communicatie-instelling te verduidelijken.
- Klik op Opslaan om de instellingen te bewaren.
Hoe het werkt in de praktijk
👉 Als er geen specifiek kanaal per doel is ingesteld, kiest AdminPulse automatisch het favoriete adres (met gele ster).
Standaardadres voor facturen en betalingsherinneringen
Via de Communicatie-instellingen kan je het standaardadres instellen waar facturen en betalingsherinneringen naartoe worden gestuurd.
Voor facturen
Het systeem zoekt naar adressen met doel 'Facturatie en aanmaningen' of 'Enkel facturatie'.
De optie 'Enkel facturatie' kan je bijvoorbeeld gebruiken om facturen automatisch naar de inbox van een boekhoudprogramma te sturen, zoals de e-mailinbox van Yuki.
Voor betalingsherinneringen
Het systeem gebruikt adressen met doel 'Facturatie en aanmaningen' of 'Enkel aanmaningen'.
De optie 'Enkel aanmaningen' kan je bijvoorbeeld gebruiken om herinneringen uitsluitend naar het persoonlijke adres van de klant te verzenden.
E-mailadres voor taakbeheer
Voor e-mails die uit taken vertrekken kan je in de Communicatie-instellingen een specifiek e-mailadres invoeren.
Zo worden deze e-mails automatisch naar dit e-mailadres gestuurd, bijvoorbeeld het algemene kantooradres van de klant.
Optie: Andere
De optie 'Andere' gebruik je als je een specifiek e-mailadres wil instellen voor communicatie die niet over facturen, taken of aanmaningen gaat.
Zijn communicatie-instellingen verplicht?
Het ingeven van communicatie-instellingen is niet verplicht om taken- of facturatie-e-mails te versturen.
Als je geen instellingen toevoegt, wordt communicatie standaard gestuurd naar het favoriete adres van de relatie (herkenbaar aan de ster).
💡Goed om te lezen
- Wil je meer weten over de communicatiesectie en de communicatiekanalen van het relatiedossier? Lees dan dit artikel: Het Relatiedossier - sectie Communicatie