Factuur- en creditnotanummering instellen

In AdminPulse kan je flexibel instellen hoe je facturen en creditnota’s worden genummerd. Je stelt de nummering apart in voor het huidige én het volgende boekjaar. Zo werk je flexibel, behoud je de controle en voorkom je verwarring of fouten.
Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen om de nummering in te stellen.

In dit artikel lees je:

• Hoe je het formaat van het jaartal kiest
• Hoe je een aparte nummering voor creditnota’s instelt
• Hoe je een nummerformaat opbouwt voor facturen en creditnota's (bv. 2025-0001 of FAC-25-001)
• Hoe je een aangepaste startwaarde instelt voor je factuur- en creditnotatellers

Overzicht van beschikbare instellingen voor factuur- en creditnotanummering

In AdminPulse stel je de nummering apart in voor elk boekjaar (Instellingen > Algemene instellingen > Facturatie-instellingen). Je ziet de instellingen per jaar gebundeld onder Huidig boekjaar en Volgend boekjaar.

Voor elk boekjaar kan je apart instellen:

• De startdatum van het boekjaar
• Of je aparte nummering voor creditnota’s gebruikt
• Het formaat van de factuurnummers
• Het formaat van de creditnotanummers
• De startwaarde van de factuurteller
• De startwaarde van de creditnotateller

Iets hoger kies je ook het Formaat van jaartal factuurnummers (bijv. “Jaar van startdatum boekjaar”). Die instelling bepaalt hoe het jaartal wordt ingevuld in je nummerformaat bij de elementen [JJ] en [JJJJ].

In dit artikel overlopen we de instellingen één voor één.

Formaat van het jaartal in factuurnummers instellen

Je kan kiezen welk jaartal er wordt weergegeven in je factuurnummers. Dit bepaalt welk getal ingevuld wordt via de elementen [JJ] en [JJJJ] in je nummerformaat. Die elementen worden verderop in dit artikel toegelicht.

Je hebt bij 'Formaat van jaartal factuurnummers' drie opties:

• Jaar van startdatum boekjaar (standaard)
  • Gebruikt het jaar waarin het boekjaar begint.
  • Voorbeeld: Boekjaar start op 1 januari 2025 → jaartal is 25.
  • Voorbeeld (gebroken boekjaar): 1 juli 2024 – 30 juni 2025 → factuur van januari 2025 krijgt jaartal 24.
• Jaar van factuurdatum
  • Gebruikt het kalenderjaar van de factuurdatum, ongeacht het boekjaar.
  • Voorbeeld: Factuur van 15 maart 2025 → jaartal 25, ook al valt deze in boekjaar 2024.
• Jaar van einddatum boekjaar
  • Gebruikt het jaar waarin het boekjaar eindigt.
  • Voorbeeld: 1 juli 2024 – 30 juni 2025 → facturen krijgen jaartal 25.

Welke instelling kies je best voor het jaartal?

• Gebroken boekjaar? Denk goed na over deze keuze om verwarring te vermijden.
• Wil je dat het jaartal overeenkomt met de factuurdatum? Kies dan "Jaar van factuurdatum".
• Werk je strikt per boekjaar? Kies dan voor start- of eindjaar, volgens jouw voorkeur.

💡Als je geen keuze maakt, gebruikt AdminPulse standaard het jaar van de startdatum van het boekjaar.

👉 De gekozen optie geldt voor alle facturen en creditnota’s.

Start van het boekjaar instellen

In AdminPulse bepaal je zelf wanneer je boekjaren starten. Hiervoor gebruik je twee velden:

• Start boekjaar in de sectie Huidig boekjaar
• Start boekjaar in de sectie Volgend boekjaar

Je stelt deze datums in via een datumveld. Welke startdatum je precies kan aanpassen, hangt af van of je een nieuwe AdminPulse-omgeving gebruikt, of al een bestaande omgeving hebt.

Start boekjaar instellen bij een nieuwe AdminPulse-omgeving

Als je net gestart bent met AdminPulse, heb je maximale flexibiliteit:

• Je kan de startdatum van het huidige boekjaar vrij kiezen
• Je kan ook de startdatum van het volgende boekjaar instellen
• Voorwaarden:
  • Huidig boekjaar: datum mag niet vroeger zijn dan 1 jaar geleden
  • Volgend boekjaar: vanaf vandaag of later

Zo stem je je boekhouding perfect af op je werkjaar.

Start boekjaar instellen bij een bestaande AdminPulse-omgeving

Als je al een boekjaar hebt afgesloten of facturen of creditnota's hebt aangemaakt, gelden er beperkingen om je administratie correct te houden:

Start huidig boekjaar

• Niet meer aanpasbaar zodra er een vorig boekjaar in AdminPulse bestaat
• Niet aanpasbaar als er al genummerde facturen of creditnota’s bestaan in het huidige boekjaar

Start volgend boekjaar

• Nog wél aanpasbaar, zolang er geen genummerde facturen of creditnota's zijn in dat jaar

Aparte nummering voor creditnota’s instellen

In AdminPulse kan je kiezen of creditnota’s een eigen nummerreeks krijgen of dezelfde reeks als je facturen volgen. Dit bepaal je via de optie Aparte nummering voor creditnota’s. Vink het keuzevakje aan of uit, afhankelijk van hoe je de nummering wil organiseren:

• Uitgeschakeld (standaard) – Gedeelde teller voor facturen en creditnota's:
  • Facturen en creditnota’s gebruiken dezelfde nummerreeks.
  • Nummering loopt dus chronologisch door over beide documenttypes.
• Ingeschakeld – Aparte tellers voor facturen en creditnota's:
  • Facturen en creditnota’s hebben elk hun eigen teller.
  • Je kan een aparte startwaarde én een apart nummerformaat instellen voor creditnota’s.

👉 Zodra er in een boekjaar een creditnota is aangemaakt, kan je de instelling voor aparte nummering van creditnota's niet meer wijzigen voor dat jaar.

💡 Ongeacht of je aparte of gedeelde tellers gebruikt, kan je altijd een eigen formaat kiezen voor facturen én creditnota’s.

Formaat factuurnummers instellen

In AdminPulse stel je met elementen zelf het formaat van je factuurnummers samen. Zo creëer je een duidelijke, herkenbare en professionele nummerstructuur die past bij je manier van werken.

Klik in het veld naast Formaat factuurnummer om de configurator voor de factuurnummers te openen.

Wat zie je in de configurator voor factuurnummers?

Bovenaan zie je de beschikbare elementen. Klik op een element om het toe te voegen aan je gewenste structuur:

• [JJ] – jaartal in 2 cijfers (bv. 25)
• [JJJJ] – jaartal in 4 cijfers (bv. 2025)
• [MM] – maand in 2 cijfers (bv. 01)
• [Teller:Nx] – teller met x cijfers (bv. 0001)
• [Tekst] – eigen tekst of scheidingstekens (bv. INV- of -)

👉 Het element [Teller:Nx] verschijnt enkel als het nog niet is toegevoegd.

In het midden van de configurator stel je je formaat samen:

• Versleep onderdelen om de volgorde aan te passen
• Verwijder onderdelen via het kruisje (×)
• Voor de teller: kies het aantal cijfers van de teller (bv. 4 voor 0001)
• Voor tekst: typ eigen tekst of scheidingstekens

Daaronder verschijnen voorbeelden en waarschuwingen op basis van het gekozen formaat:

• Voorbeeld – toont hoe het factuurnummer eruit zal zien
• Eerste factuurnummer – toont welk nummer eerst toegekend wordt
• Waarschuwingen

Gebruik de knoppen onderaan om op te slaan, te wissen, te herstellen of te annuleren. De knop Opslaan is uitgeschakeld zolang er geen teller is toegevoegd.

Regels voor het formaat van factuurnummers

Houd rekening met deze voorwaarden bij het bewerken van factuurnummers:

• Het formaat moet minstens één teller ([Teller:Nx]) bevatten
• Het startnummer moet minimaal 1 zijn
• Het formaat geldt per boekjaar
• AdminPulse voegt automatisch voorloopnullen toe zodat het nummer altijd het gewenste aantal cijfers heeft (bv. 0001 voor de eerste factuur met een teller van 4 cijfers).
  Als de teller boven het opgegeven cijferformaat uitstijgt (bijv. 1000 bij een N3-formaat), dan wordt dat volledige nummer gewoon weergegeven — de teller groeit dus automatisch mee.
• Het uiteindelijke factuurnummer mag uit maximaal 50 tekens bestaan.

👉 Deze instellingen blijven steeds bewerkbaar. Als je het factuurnummerformaat aanpast, wordt dit onmiddellijk toegepast op de eerstvolgende factuur die een nummer krijgt.

💡 Enkele aanbevelingen voor het formaat van factuurnummers

• Kies een formaat dat jaartal en volgnummer duidelijk weergeeft
• Gebruik scheidingstekens zoals "-" of "/" voor leesbaarheid
• Voorzie voldoende cijfers (bv. 4 of 5) naargelang je factuurvolume
• Voeg een prefix toe zoals INV- of  CN- om het type document te verduidelijken
• 👉 Stem je formaat af op de vereisten van je boekhoudsoftware.
  Zorg ervoor dat de totale lengte van je factuurnummer niet langer is dan wat je boekhoudpakket toelaat. Te lange nummers kunnen problemen veroorzaken bij het importeren van facturen. 
  Raadpleeg de handleiding van je boekhoudsoftware voor de toegestane limieten.
• Stel je factuurnummerformaat in aan het begin van het boekjaar, vóór je je eerste factuur nummert.

Voorbeelden van factuurnummerformaten

• [JJ]-[Teller:N4] → 25-0001, 25-0002,...
• [JJJJ]/[Teller:N3] → 2025/001, 2025/002,...
• INV-[JJ]-[Teller:N5] → INV-25-00001,...
• [JJJJ]-[MM]-[Teller:N3] → 2025-01-001,...
• Gedetailleerd voorbeeld: factuurnummer instellen als "FAC-000001"
  
  Wil je dat je facturen een nummer krijgen zoals FAC-000001? Volg dan deze stappen in de configurator:
  1. Klik op 'Wis' om van nul te beginnen
  2. Klik op het element [Tekst]
  3. Typ FAC- in het tekstveld
  4. Klik op het element [Teller:Nx] om een teller toe te voegen
  5. Vul bij het veld # het aantal cijfers in voor de teller (bv. 6 voor “000001”)

💡 AdminPulse zorgt automatisch voor de juiste hoeveelheid voorloopnullen vóór het nummer, zodat de teller altijd uit het opgegeven aantal cijfers bestaat.

Formaat van creditnotanummers instellen

Het instellen van het formaat voor creditnota’s wordt apart gedaan bij Formaat creditnotanummers maar werkt op dezelfde manier als bij facturen. Je gebruikt dezelfde configurator en dezelfde elementen: [JJ], [JJJJ], [MM], [Tekst] ,[Teller:Nx]. Een teller is ook hier verplicht.

Startwaarde factuurteller instellen

Met de startwaarde van de factuurteller bepaal je vanaf welk nummer je facturen starten in een boekjaar. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen om je nummering te laten starten vanaf 100 of 1000 in plaats van 1.

Waarom een aangepaste startwaarde voor factuurtellers gebruiken?

• Voor een professionelere uitstraling
• Als je weinig facturen hebt, maar een grotere reeks wil tonen
• Om consistent te blijven over de jaren heen
• Voor aansluiting met andere systemen zoals boekhoudsoftware

Aandachtspunten bij het instellen van de startwaardes

• Standaard begint de teller vanaf 1
• De startwaarde stel je apart in per boekjaar
• De startwaarde van een teller kan enkel ingesteld worden zolang er nog geen facturen zijn genummerd in het boekjaar. Zodra er een factuur genummerd is, wordt deze instelling vergrendeld.

💡 Tip: Stel de startwaarde in vóór je de eerste factuur aanmaakt.

Startwaarde teller creditnota's instellen

Als je creditnota’s wil laten starten vanaf een specifiek nummer — los van je facturen — dan stel je een aparte startwaarde in. Dit is alleen mogelijk als je aparte nummering voor creditnota’s hebt ingeschakeld.

Wanneer kan je een startwaarde voor de creditnota teller instellen?

• Enkel als aparte nummering voor creditnota’s is ingeschakeld
• Enkel zolang er nog géén creditnota’s zijn genummerd in het boekjaar

💡 Tip: Stel deze waarde in vóór je je eerste creditnota aanmaakt.

Waarom een aangepaste startwaarde voor creditnotatellers gebruiken?

• Creditnota’s laten starten vanaf een ander nummer dan facturen
• Een apart bereik gebruiken (bv. CN-2001 voor creditnota's en IN-1001 voor facturen)
• Betere aansluiting met je boekhoudsoftware of andere systemen