Inleiding
Om de opvolging van de personenbelasting te kunnen doen werd er reeds een standaard taaksjabloon voorzien.
Inhoudstafel
Taakschema
Aangezien we jaarlijks 1 keer de personenbelasting dienen in te geven werd er één jaarlijks taakschema voorzien.
Noot : Opgelet; indien de deadline van de personenbelasting zou wijzigen, zal AdminPulse niet automatisch de deadline van reeds ingeplande taken aanpassen. Dit kan u echter eenvoudig zelf doen via Globale acties in het taakoverzicht. Selecteer de juiste taak > Selecteer alle relaties > Globale acties > Deadline wijzigen
Deeltaken
- Er werd een deeltaak voorzien die u toelaat een vragenlijst te verzenden naar de klanten.
- Een deeltaak is beschikbaar om aan te geven of alle nodige documenten en antwoorden werden ontvangen. Zo weet je duidelijk wanneer je kan starten met de ingave van de personenbelasting voor desbetreffende persoon (of koppel)
Invulvelden
Er werden standaard een aantal velden voorzien die specifiek zijn aan het uitvoeren van de personenbelasting; denken we daarbij aan een extra veld met de naam van de partner, en het rijksregisternummer van de klan.
Bijkomende velden kan u zelf eenvoudig configureren door op invulvelden te klikken.
Vragenlijst genereren
U kan gebruik maken van de taak documentgeneratie om een vragenlijst te genereren.
- Indien u nog niet beschikt over de PB vragenlijst als briefsjabloon kan u deze eenvoudig hier downloaden, of bij de briefsjabloon voorbeeldbrieven.
- Na het downloaden van deze voorbeeld briefsjablonen kan u deze opladen in AdminPulse als vragenlijst. Klik hiervoor op Toevoegen en selecteer het correcte sjabloon type
E-mail verzenden met vragenlijst
- Zorg ervoor dat u een e-mailsjabloon opmaakt waarbij u de klant vraagt om alle relevante documenten en antwoorden terug te sturen. Hierbij geeft u ook aan dat documenten van het type PB - vragenlijst moeten worden gekoppeld aan deze e-mail.
- Koppel dit e-mailsjabloon aan de taak waarbij u de documenten wenst op te vragen
- Nadat u voor alle relaties / taken de documenten hebt aangemaakt, kan u deze doorsturen naar de klant. Klik hiervoor op Globale acties > Status deeltaak wijzigen. We willen namelijk na het e-mailen kunnen opvolgen wie de vragenlijst reeds heeft ontvangen.
- Aangezien het e-mailsjabloon werd opgemaakt om automatisch documenten te linken van het type PB - Vragenlijst zullen deze documenten automatisch worden toegevoegd aan de e-mail.
- Klik op Ok om de e-mails te verzenden. Zodra de e-mail met vragenlijst werd verzonden zal de taak worden afgevinkt.
Vragenlijst gebruiken om (deel)taak af te vinken
- Zodra de klant het ingevulde formulier terug heeft gezonden kan u dit door AdminPulse laten herkennen. Indien de correcte taskflow configuratie actief is zal ook hiervoor de juiste taak worden afgevinkt.
- Na het opladen van een ingevulde vragenlijst (PDF) zal AdminPulse automatisch de taak afvinken, gebruik makende van de documentherkenning.