Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line, en is een beveiligd netwerk waarover facturen en creditnota's digitaal verstuurd kunnen worden. Voor de verbinding met het Peppol-netwerk heb je een 'provider' of een 'Peppol Access Point' nodig. AdminPulse maakt gebruik van het gecertificeerd Codabox Access Point om facturen en creditnota's te versturen.
Het gebruik van de Peppol-integratie is volledig gratis. Er worden geen extra kosten in rekening gebracht voor het versturen van facturen via Peppol. Hoe je peppol moet configureren lees je in dit artikel.
Inhoud
Opzoeken van een relatie op het Peppol-netwerk
Connectie opzetten
Om facturen en creditnota's te kunnen versturen over het Peppol-netwerk, moet je je als 'supplier' registreren op het Peppol-netwerk. Ga hiervoor binnen AdminPulse naar 'Algemene instellingen' > 'geconnecteerde applicaties'.
Klik op 'connect' bij de Peppol integratie.
Je kan je registreren op het Peppol-netwerk door op 'start onboarding' te klikken. Codabox zal, aan de hand van de gepubliceerde informatie in het Belgisch Staatsblad, de gegevens van het bedrijf waarvoor je een connectie aanvraagt, verifiëren.
Controleer of vul de volgende verplichte gegevens aan, zodat deze correct verstuurd kunnen worden naar Codabox.
- Company name: dit is het eigen bedrijf dat je wenst te registreren. Je kan deze naam alleen aanpassen in AdminPulse bij de instellingen van het eigen bedrijf.
- Company number: enkel geldige Belgische ondernemingsnummers zijn toegelaten.
- Company e-mail: het e-mailadres van het eigen bedrijf.
- Contact e-mail: dit e-mailadres wordt gebruikt door Codabox als de aanvraag afgewezen werd.
- Phone: het telefoonnummer van het eigen bedrijf.
- Website: het website-adres van het eigen bedrijf.
- Iban: Het rekeningnummer dat is ingesteld voor het eigen bedrijf. Dit kan alleen gewijzigd worden in AdminPulse onder de instellingen van het eigen bedrijf.
- Address: dit is het adres van het eigen bedrijf zoals deze in het KBO werd geregistreerd.
- Scan of front side ID-Card : Je kan hier een pdf, jpg of png (max. grootte van bestand = 1MB) van de voorzijde van de identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger van het eigen bedrijf opladen. Deze persoon moet geregistreerd zijn in het Belgisch Staatsblad als wettelijk verantwoordelijke van het eigen bedrijf.
'Send' stuurt de gegevens naar Codabox. Bij het correct doorsturen van de data wordt de onboarding status op 'created' gezet. De supplier werd aangemaakt. Het kan tot enkele dagen duren voordat Codabox de data heeft gecontroleerd. Bij een correcte validatie wordt de status op 'onboarded' gezet en wordt de supplier-ID ingevuld. Dit wil zeggen dat de supplier volledig aanvaard werd om facturen te verzenden. Vanaf dat moment kan je dus facturen en creditnota's versturen naar klanten die op het Peppol-netwerk zijn aangemeld.
Bij het ontbreken van de correcte data, wordt de status 'rejected' getoond en wordt de contactpersoon via e-mail op de hoogte gebracht van de reden van afwijzing door Codabox. Je kan de gegevens corrigeren en opnieuw het onboarding proces starten.
Als je bedrijf de status 'onboarded' kreeg, kan je facturen en credit nota's verzenden. AdminPulse zorgt er niet voor dat je facturen via Peppol kan ontvangen. Hiervoor registreer je je als ontvanger op een Acces Point. Dit kan wellicht via jouw (pre-)accounting software pakket.
Opzoeken van relatie op het Peppol-netwerk
Je kan alleen facturen versturen naar bedrijven die ook op het Peppol-netwerk zijn geregistreerd. Je kan nagaan of de relatie op het netwerk aanwezig is én of deze facturen kan ontvangen in het UBL-formaat dat door AdminPulse wordt ondersteund, namelijk
- De huidige Belgische standaard:
Peppol 3.0 (UBL.BE):urn:cen.eu:en16931:2017#Conformant#urn:UBL.BE:1.0.0.20180214 - De huidige Europese standaard:
Peppol 3.0 (EN16931): urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3
Je kan de relatie opzoeken op het Peppol-netwerk in AdminPulse via
- een relatiedossier. Bij facturatie > factuurgegevens en instellingen > verzendmethode. Hier klik je op 'relatie opzoeken op het Peppol-netwerk'.
- de globale actie 'relaties opzoeken op het Peppol-netwerk' bij de relaties.
- facturen > meer acties > relatie opzoeken op het Peppol-netwerk.
Mogelijke Peppol-statussen die zichtbaar kunnen zijn na het opzoeken van de relatie:
- Nog niet gevonden op het Peppol-netwerk.
- Actief op het Peppol-netwerk, maar ondersteunt geen UBL formaat dat ook door AdminPulse ondersteund wordt: er kunnen vanuit AdminPulse geen facturen worden gestuurd naar deze relatie.
- Actief op het Peppol-netwerk: facturen kunnen worden verstuurd vanuit AdminPulse en kunnen worden afgeleverd aan deze relatie.
Via volgende externe website kan je relaties opzoeken die aanwezig zijn op het Peppol-netwerk. Je vindt hier bijkomende info zoals welke formaten er ondersteund worden, bij welk Access Point ze geregistreerd zijn, wat de vervaldag van hun certificaten is, etc.
-
https://my.galaxygw.com/participantlookup
(Het iso-identificatienummer voor het opzoeken van een Belgische ondernemingsnummer is 0208 of 9925 voor een Belgisch BTW-nummer)
Facturen versturen via Peppol
Voordat facturen via Peppol kunnen verstuurd worden in AdminPulse, moet de relatie opgezocht worden op Peppol. Via een 'globale actie' bij de relaties kies je voor 'relatie opzoeken op het Peppol-netwerk'. Je kan dan meteen ook de verzendmethode aanpassen als de klant actief is op het Peppol-netwerk en het UBL-formaat van AdminPulse ondersteunt.
Je kan facturen versturen via een globale actie: Ga naar facturatie > facturen > globale actie > facturen verzenden. Je duidt hier aan dat, als de verzendmethode op Peppol staat voor de relatie, de facturen via Peppol verstuurd mogen worden. Voor de relaties waar verzendmethode op Peppol staat, worden de facturen dan niet meer via e-mail verstuurd.
De factuur wordt onmiddellijk verzonden naar het Peppol netwerk. Via de factuurgeschiedenis kan je nagaan of de factuur afgeleverd is op Peppol-netwerk. Je kan ook de status raadplegen via de status-kolom. Het laatste bolletje verwijst naar de Peppol-status:
Via de geavanceerde filters bij facturatie, kan je eenvoudig facturen filteren op de Peppol-verzendstatus en op de verzendmethode.
Gekende foutmeldingen
Bij het versturen van facturen:
- Er werd geen Peppol configuratie gevonden voor dit eigen bedrijf: het bedrijf is nog niet gekend op het Peppol netwerk als verzender. Het onboarding proces dient voor elk eigen bedrijf dat facturen uitstuurt via Peppol, te worden doorlopen. Zie 'Connectie opzetten' in dit artikel.
- CodaBox Peppol network: error-customer-not registered: Certificate does not have a valid expiration date: het Access Point van de ontvanger heeft geen geldig certificaat meer. De ontvanger dient dit zelf via zijn gekozen Access Point in orde te brengen.
- CodaBox Peppol network: error-customer-not-registered: Identifier 'xxx' not registered in SML: de ontvanger is niet gekend op het Peppol-netwerk. AdminPulse zal echter bij het versturen van de facturen eerst checken of de ontvanger gekend is op het Peppol-netwerk.
- CodaBox Peppol network: Invalid identifier: Supplier data in document can't be matched with data of supplier: de data van het eigen bedrijf of Iban-nummer komt niet meer overeen met de initiële data waarmee het bedrijf werd geregistreerd. AdminPulse zal bij wijzigingen van het IBAN-nummer of van de naam van het eigen bedrijf, de nieuwe data automatisch doorsturen naar Codabox.
- error-customer-access-point-issue: Unable to fetch xxx: het betreft meestal een tijdelijke fout bij de het versturen van de factuur door onze Peppol-partner. Gelieve enkele minuten later opnieuw te proberen.
-
CodaBox Peppol network: Invalid-schematron: [BR-CL-24]-For Mime code in attribute use MIMEMediaType(/Invoice/cac:AdditionalDocumentReference... : het formaat van de bijlage wordt niet ondersteund. Enkel pdf, csv, png, jpeg of excel-files kunnen als bijlage via het Peppol netwerk verstuurd worden.
De reden dat de status van het onboarding proces 'rejected' kan zijn:
- Het adres van het eigen bedrijf is niet identiek aan het adres uit de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
- De foto van de ID-kaart komt niet overeen met een wettelijke verantwoordelijke van het bedrijf zoals vermeld in het Belgisch Staatsblad.