Overslaan en naar hoofdcontent gaan
English (United States) Français (Belgique) Nederlands (Nederland)

Facturen verzenden: hoe werkt het en hoe stel je het in?

Bijgewerkt

AdminPulse biedt verschillende manieren om facturen te versturen: per e-mail, via Peppol, per post,
en ook combinaties van deze opties. In dit artikel lees je hoe je de verzendmethode instelt en hoe
deze samenwerkt met de verschillende verzendacties, zowel automatisch als handmatig.

Waar stel je de verzendmethode voor facturen in?

Je kan de verzendmethode op twee niveaus instellen:

  • Algemene instellingen – Standaard verzendmethode voor alle facturen.
  • Relatiedossier – Specifieke verzendvoorkeuren per klant, die de algemene instellingen overschrijft.

Standaard verzendmethode voor facturen instellen in de Algemene instellingen

Volg deze stappen om een standaard verzendmethode voor alle facturen te bepalen:

  1. Ga naar Instellingen > Algemene instellingen
  2. Scroll naar de sectie Facturatie-e-mail
  3. Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de standaard verzendwijze

Klantspecifieke verzendmethode instellen voor facturen

Volg deze stappen om de verzendmethode voor een specifieke klant aan te passen:

  1. Open het Relatiedossier van de klant.
  2. Ga naar de sectie Facturatie > Factuurgegevens en instellingen.
  3. Kies in het veld 'Verzendmethode facturen' de verzendwijze voor deze klant.

👉 Let op: Een klantspecifieke instelling heeft voorrang op de algemene instellingen. Bijvoorbeeld, als e-mail standaard is ingesteld maar een klant facturen per post wil ontvangen, selecteer je 'Per post' voor deze klant.

Overzicht van de beschikbare verzendmethoden voor facturen

Hieronder vind je een overzicht van de beschikbare verzendmethoden en hun effect bij automatische verzending van facturen.

Verzendmethode Effect
E-mail Factuur wordt als bijlage per e-mail verzonden.
Per post Factuur moet afgedrukt worden en vervolgens per post verstuurd.
Peppol Factuur wordt uitsluitend via Peppol verstuurd.
Peppol en e-mail
  • Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt zowel via Peppol als per e-mail verzonden.
  • Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.
E-mail en per post Factuur wordt zowel per e-mail als per post verstuurd (na afdrukken).
E-mail, Peppol en per post
  • Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt via Peppol, per e-mail én per post verzonden (na afdrukken).
  • Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen per e-mail en per post verzonden (na afdrukken).
Peppol first
  • Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen via Peppol verzonden.
  • Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt alleen per e-mail verzonden.
Factuur via Peppol, detail via e-mail
  • Klant op Peppol gevonden: Enkel de factuur wordt via Peppol verzonden. Het factuurdetail wordt enkel via e-mail verzonden. 
    💡De instelling voor Type factuurdetail dient hiervoor op in aparte bijlage te staan. 
  • Klant niet op Peppol gevonden: De factuur en het factuurdetail worden via e-mail verzonden. 

Vereisten voor verzending via Peppol

Peppol-foutmeldingen vermijden bij klanten zonder Peppol verplichting (bij gebruik van Peppol first als standaard)

Gebruik je 'Peppol first' als standaard verzendmethode voor al je klanten? Dan kan je in het factuuroverzicht (Facturatie > Facturen) ook Peppol-foutmeldingen zien bij klanten zonder Peppol-verplichting.

Wil je dat vermijden? Dan kan je voor die klanten in één keer de 'Verzendmethode facturen' aanpassen via een globale actie:

  1. Ga naar Relatiedossiers > Relaties.
  2. Voeg via 'Meer filters' de filter 'Peppol verplicht' toe.
  3. Kies bij 'Peppol verplicht' de waarde 'Nee - Peppol verplicht'.
  4. Selecteer de gewenste relaties.
    👉 Houd er rekening mee dat sommige klanten zonder verplichting toch aangesloten kunnen zijn op Peppol en hun facturen liever via Peppol ontvangen.
  5. Ga naar 'Globale acties' en kies 'Veld aanpassen'.
  6. Stel het veld 'Verzendmethode facturen' bijvoorbeeld in op 'E-mail'.

Interacties tussen verzendmethoden en verzendacties

Facturen kunnen automatisch of handmatig (opnieuw) verzonden worden. 

  • Facturen verzenden via het Facturen-scherm

Meerdere facturen tegelijk verzenden via een globale actie in het Facturen-scherm

Er zijn drie mogelijke globale acties beschikbaar: 'Verzenden via e-mail', 'Verzenden via Peppol' en 'Verzenden via verzendmethode'. 

  • Globale actie: verzenden via e-mail

    Met de globale actie 'Verzenden via e-mail' worden facturen altijd per e-mail verzonden, ongeacht de algemene en klantspecifieke verzendinstellingen. Volg deze stappen:

    1. Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
    2. Ga naar Globale acties
    3. Klik op Verzenden via e-mail
    4. Een pop-up verschijnt waarin je de e-mail details kan controleren en aanpassen (indien nodig).
    5. Klik op Verstuur

  • Globale actie: verzenden via Peppol

    Met de globale actie 'Verzenden via Peppol' worden facturen altijd via Peppol verzonden, ongeacht de algemene en klantspecifieke verzendinstellingen. Volg deze stappen:

    1. Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
    2. Ga naar Globale acties
    3. Klik op Verzenden via Peppol
    4. Een pop-up verschijnt om te bevestigen dat je de geselecteerde facturen wilt versturen. Klik op Verstuur. 
      2025-07-16 16_17_16-AdminPulse.png

  • Globale actie: Verzenden via verzendmethode

    Met de globale actie 'Verzenden via verzendmethode' wordt voor elke relatie de factuur verzonden volgens de verzendmethode die van toepassing is voor die specifieke relatie. Volg deze stappen:

    1. Filter de facturen, bijvoorbeeld op 'Status' en 'Verzendmethode'
    2. Ga naar Globale acties
    3. Klik op Verzenden via verzendmethode
    4. Een pop-up verschijnt waarin je de e-mail details kan controleren en aanpassen. Deze pop-up verschijnt voor het geval er onder de geselecteerde relaties een relatie is waarvoor de factuur via e-mail wordt verzonden.

Eén factuur verzenden met de actieknoppen in het Facturen-scherm

Wanneer je een factuur verzendt via een van de beschikbare acties bij een specifieke factuur, wordt deze verzonden volgens de verzendmethode die hoort bij de geselecteerde actie.

Actie Effect
Factuur verzenden 2025-02-18 09_07_44-AdminPulse.png Factuur wordt verzonden volgens de Verzendmethode facturen-instelling in de algemene instellingen, met mogelijke uitzonderingen per klant.
E-mail factuur (optie uit het keuzemenu) Factuur wordt altijd per e-mail verzonden, ongeacht de ingestelde verzendmethode.
Verzenden via Peppol (optie uit het keuzemenu)
  • Klant op Peppol gevonden: De factuur wordt via Peppol verzonden.
  • Klant niet op Peppol gevonden: De factuur wordt niet verzonden.

 

2025-02-17 14_12_32-AdminPulse.png

  • Facturen verzenden via het Factuurvoorstellen-scherm

Meerdere facturen tegelijk verzenden via de globale actie 'Facturen nummeren'

Bij het nummeren van facturen worden deze verzonden volgens de algemene verzendinstellingen en eventuele klantspecifieke uitzonderingen. Volg deze stappen:

  1. Filter de facturen
  2. Ga naar 'Globale acties'
  3. Klik op 'Facturen nummeren'
  4. Vink 'Factuur verzenden' aan

2025-02-17 14_14_42-AdminPulse.png

Een factuur verzenden met de actieknop 'Nummer en verstuur factuur'

Deze actie verstuurt de factuur volgens de verzendmethode die is ingesteld in de algemene instellingen of bij de klant.

2025-02-17 15_42_13-AdminPulse.png

Verzendstatus van facturen controleren in het Facturen-scherm

Je kan de verzendstatus van facturen op verschillende manieren bekijken en opvolgen. Hieronder tonen we hoe je dat doet per factuur én per groep van facturen.

Actie/statusknop per factuur

In de actieknoppen aan de rechterkant van elke factuur vind je een knop om de factuur te verzenden. Zodra een factuur verzonden is, verandert deze knop in een statusicoon. Door hierop te klikken, krijg je meer informatie over de verzendstatus en kan je de details van de verzendpoging bekijken. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende knoppen en hun betekenis:

Icoon Betekenis
Start verzenden Er werd nog geen e-mail verzonden. Klik op dit icoon om de factuur te versturen.
E-mail verzonden De e-mail werd verzonden.
E-mail afgeleverd De e-mail werd afgeleverd bij de ontvanger.
E-mail niet afgeleverd De e-mail kon niet worden afgeleverd.
E-mail gelezen De e-mail werd geopend door de ontvanger.

💡Wil je meer details raadplegen? Klik dan op Gebeurtenissen in het menu van de factuur. Daar zie je wie welke actie uitvoerde, en wanneer.

2025-02-17 15_00_14-AdminPulse.png

Verzendstatus van meerdere facturen tegelijk evalueren

Gebruik de filters op 'Status' bovenaan het Facturen-scherm om de lijst van facturen per status te bekijken. Zo kan je ook meteen een verdere Globale actie toepassen.

2025-02-17 15_01_43-AdminPulse.png

💡Goed om te lezen

Gerelateerd aan

Verwante artikelen