In AdminPulse kan je taken instellen voor het versturen van rapporten vanuit Bizzcontrol. Dankzij de taakplanning worden deze taken elk jaar automatisch aangemaakt, zodat je je nooit zorgen hoeft te maken dat je een rapport vergeet te versturen. Je kiest zelf hoe ver je de automatisatie wil laten gaan: van het enkel opslaan van een rapport tot het automatisch versturen ervan naar je klant.
Deze handleiding begeleidt je bij de nodige instellingen.
Taaksjabloon en e-mailopties instellen
Begin met het taaksjabloon, dat bij dit artikel is toegevoegd, te importeren in AdminPulse. Dit sjabloon bevat de taskflow-instellingen, een e-mailsjabloon en de bijhorende deeltaken.
1. Taaksjabloon importeren
- Download het taaksjabloon onderaan dit artikel
- Ga naar het tandwieltje > Taaksjablonen > klik op 'Taaksjabloon importeren'
2. E-mailsjabloon configureren
Na het importeren van het taaksjabloon, stel je het e-mailsjabloon in:
- Ga naar het tandwieltje > E-mailsjablonen en bewerk het standaardsjabloon 'Bizzcontrol - management rapport versturen' of maak een nieuw sjabloon aan
Zorg ervoor dat het e-mailsjabloon zo ingesteld is dat het bijhorende rapport automatisch als bijlage wordt meegestuurd. Of je nu kiest voor automatische of handmatige verzending, het rapport wordt zo altijd automatisch als bijlage bij de e-mail gevoegd.
3. Verzendopties instellen
Je hebt twee opties voor het verzenden van e-mails: automatisch of handmatig. Beide opties configureer je via het taaksjabloon.
Automatisch e-mails versturen
Wil je dat de e-mails volledig automatisch verzonden worden? Stel de deeltaak in het taaksjabloon dan in als 'E-mail - Automatisch'. Dit zorgt ervoor dat op de deadline van de taak AdminPulse de e-mail met het rapport als bijlage automatisch naar de klant verstuurt.
Opmerking: Als het document op de dag dat de automatische e-mail moet worden verstuurd nog niet aan de taak is toegevoegd, zal er een foutmelding optreden en vertrekt de e-mail niet. Enkel e-mails met een gekoppeld rapport worden automatisch verstuurd naar de klanten.
Handmatig e-mails versturen
Verstuur je de e-mail liever zelf op een gekozen moment? Stel de deeltaak in het taaksjabloon dan in als 'E-mail'. Zo wordt de e-mail klaargezet, maar nog niet automatisch verstuurd.
Je kan de gegenereerde e-mail altijd nakijken, aanpassen en vervolgens handmatig versturen.
4. Kosten koppelen
Wil je kosten doorrekenen voor het opstellen van rapporten? Om ervoor te zorgen dat je dit niet vergeet, kan je een vaste kost toevoegen aan een deeltaak. Deze kosten worden dan automatisch geregistreerd.
Alternatief: gebruik een bestaande taaksjabloon
In plaats van een nieuw taaksjabloon te importeren of aan te maken, kun je er ook voor kiezen om je bestaande taak (bijv. de btw-taak) te gebruiken en daar extra deeltaken aan toe te voegen.
- Bijkomende deeltaken toevoegen
Je kunt eenvoudig nieuwe deeltaken toevoegen aan een bestaande taak via Tandwiel > Taaksjablonen > 'Toevoegen' in de desbetreffende taak - Koppel het herkende document
Stel in dat het herkende document automatisch aan de juiste deeltaak wordt gekoppeld via Tandwiel > Taskflow instellingen > Toevoegen
-
-
- Gebruik de status 'Klaar' voor de deeltaak die het rapport moet opmaken.
- Gebruik 'In uitvoering' voor de deeltaak die de e-mail moet versturen, zodat je weet welke e-mails nog verzonden moeten worden.
-
Rapporten opslaan in AdminPulse
Nu het taaksjabloon klaarstaat, kan je rapporten eenvoudig koppelen aan taken in AdminPulse.
Bizzcontrol rapporten manueel opladen in AdminPulse
Je kan rapporten manueel opladen via het documentenscherm in AdminPulse. Dit hoeft niet één voor één; je kan ze ook in bulk toevoegen. AdminPulse herkent automatisch de juiste relatie en koppelt het rapport aan de bijhorende taak.
Bizzcontrol rapporten via e-mail bewaren in AdminPulse
Laat rapporten vanuit Bizzcontrol automatisch versturen naar het kantoor e-mailadres (MagicMail), zodat ze direct in AdminPulse worden ingeladen.
Instelling in AdminPulse
Voeg in AdminPulse het e-mailadres Kantoornaam@mail.bizzcontrol.com toe via Instellingen > Algemene Instellingen > Algemeen > Adres voor e-mail naar Documenten > Opties herkenning
Instelling in Bizzcontrol
Voeg in Bizzcontrol het e-mailadres van het kantoor toe aan de dossiers in de rapportgenerator. Voor meer informatie kun je contact opnemen met het Bizzcontrol-team.
👉 Opgelet: De e-mail zelf wordt niet automatisch gelinkt, aangezien deze van Bizzcontrol komt. Je kan wel een aparte relatie “Bizzcontrol” aanmaken met het adres <Kantoornaam>@mail.bizzcontrol.com zodat deze e-mails altijd aan die relatie gelinkt worden. Vergeet niet om dit type als "Klant" in te stellen, anders wordt het niet herkend.
Documentherkenning bij Bizzcontrol rapporten
Of je nu een rapport via e-mail of manuele upload toevoegt, AdminPulse herkent het documenttype en koppelt het document aan de juiste relatie en taak, zoals ingesteld in de taskflow. De deeltaak "Rapport opladen in AdminPulse" wordt automatisch als "klaar" gemarkeerd zodra het document herkend is.
Meerdere versies van een Bizzcontrol rapport
Let op: Wanneer je meerdere versies van hetzelfde rapport in AdminPulse opslaat, worden al deze versies meegenomen als bijlage bij dezelfde e-mail.
Conclusie
Met een goed ingesteld taaksjabloon en de juiste e-mail- en verzendinstellingen kan je je processen rond het versturen van rapporten volledig automatiseren. Zo zorg je ervoor dat je klanten altijd tijdig de juiste documenten ontvangen.