In AdminPulse wordt het criterium 'Identiteitsbewijs' gebruikt om ervoor te zorgen dat voor klanten en hun gelinkte relaties (zoals bestuurders, vennoten, maten en uiteindelijk belanghebbenden) een identiteitsbewijs is geregistreerd.
Dit artikel legt uit wanneer dit criterium van toepassing is, hoe je identiteitsinformatie invoert, welke statussen het criterium kan hebben en waar je deze terugvindt binnen AdminPulse.
Wanneer moet een identiteitsbewijs geregistreerd worden?
Voor personen en eenmanszaken
Bij een relatie van het type 'Persoon' of 'Eenmanszaak' met de relatiestatus 'Klant' wordt het criterium automatisch geactiveerd. Identiteitsgegevens moeten dan rechtstreeks in het bijbehorende relatiedossier worden ingevuld onder de sectie 'Accountant info'.
Voor bedrijven
Bij een relatie van het type 'Bedrijf' wordt het criterium pas geactiveerd wanneer in de sectie 'Gelinkte relaties' een gelinkte relatie wordt toegevoegd met als link type Bestuurder, Vennoot, Maat of Uiteindelijke belanghebbende (UBO). Voor elke gelinkte relatie moet de identiteitsinformatie worden ingevuld in het eigen relatiedossier van die persoon en niet in het dossier van het bedrijf zelf.
Wanneer geldt de identiteitsverplichting voor een gelinkte relatie?
Het criterium 'Identiteitsbewijs' wordt voor een gelinkte relatie geactiveerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- Het link type is Bestuurder, Vennoot, Maat of Uiteindelijke belanghebbende (UBO).
- De gelinkte relatie is een natuurlijk persoon of een eenmanszaak (geen bedrijf).
- Bij een Bestuurder, Vennoot of Maat geldt bovendien dat het mandaat actief moet zijn (de startdatum is bereikt en de einddatum is leeg of ligt in de toekomst).
👉 Belangrijk:
Als een bedrijf (bijv. Bedrijf A) een ander bedrijf (bijv. Bedrijf B) als Bestuurder, Vennoot of Maat toevoegt, wordt het criterium 'Identiteitsbewijs' niet geactiveerd bij Bedrijf A. Het criterium geldt namelijk alleen voor gelinkte relaties die een natuurlijk persoon of eenmanszaak zijn. In plaats daarvan moet bij Bedrijf B een gelinkte relatie worden toegevoegd en wordt daar de identiteitsregistratie opgevolgd.
Hoe registreer je identiteitsinformatie?
Je kunt identiteitsinformatie toevoegen via Relatiedossier > Accountant info. Vul ten minste één van de volgende velden in:
- Vervaldatum ID-kaart
- Vervaldatum paspoort
- Vervaldatum rijbewijs
- Vervaldatum verblijfsvergunning
Alle wijzigingen zijn terug te vinden in de Wijzigingsgeschiedenis van het relatiedossier.
Wat betekenen de statussen van het criterium Identiteitsbewijs?
De status wordt weergegeven in het relatiedossier en het Kwaliteitstoetsing-scherm:
-
Groen: Er is ten minste één identiteitsbewijs geregistreerd.
-
Rood: Er zijn nog geen identiteitsgegevens geregistreerd.
Let op: Dit criterium controleert alleen of er een identiteitsbewijs is geregistreerd. De vervaldata zelf worden niet bewaakt; een verlopen document blijft dus groen.
💡 Tip: Beweeg met de muis over de statusindicator om de exacte reden te zien.
Hoe zorg ik voor een groen vinkje bij het criterium 'Identiteitsbewijs'?
Een relatie krijgt een groen vinkje zodra er een identiteitsbewijs is geregistreerd. Controleer de volgende stappen:
- Open het relatiedossier.
- Controleer of de relatie een Persoon, Eenmanszaak of Bedrijf is en of de juiste gelinkte relaties (Bestuurder, Vennoot, Maat of UBO) zijn toegevoegd.
- Ga naar de sectie 'Accountant info' van de relatie zelf of van de gelinkte persoon.
- Controleer of ten minste één vervaldatum is ingevuld: ID-kaart, paspoort, rijbewijs of verblijfsvergunning.
- Keer terug naar het relatiedossier. Zodra de gegevens zijn geregistreerd, wordt het vinkje automatisch groen.
💡 Tip: Is het vinkje niet groen? Hover over de statusindicator in het Kwaliteitstoetsing-scherm of in het relatiedossier om te zien welke informatie ontbreekt.
💡Goed om te lezen
- Artikel over het Kwaliteitstoetsing-scherm in het algemeen: Overzicht: Inzicht en controle dankzij de kwaliteitstoetsing