De kwaliteitstoetsing in AdminPulse helpt je te voldoen aan wet- en regelgeving. Het geeft je een helder overzicht en laat zien waar aandacht nodig is, zodat je gericht kunt handelen en volledige controle over je dossiers behoudt.
Overzicht van het Kwaliteitstoetsing-scherm
Het kwaliteitstoetsingsscherm (te vinden via Relatiedossiers > Kwaliteitstoetsing) biedt een overzicht van de naleving van verschillende criteria voor al jouw relaties. Het stelt je in staat snel te zien welke acties nodig zijn om een "groene" of conforme status te behalen voor elk criterium en elke relatie.
Indeling van het Kwaliteitstoetsing-scherm
Het scherm is verdeeld in twee hoofddelen:
Bovenste gedeelte: filters en overzicht
- Overzicht van criteria: Dit toont de verschillende criteria met de percentages van conformiteit. Deze kun je tevens gebruiken als filters.
- Extra filters: Er zijn aanvullende filters beschikbaar waarmee je jouw selectie kunt verfijnen, bijvoorbeeld per type relatie. Als een filter niet direct zichtbaar is, kun je deze toevoegen via de knop 'Meer filters'.
Onderste gedeelte: overzicht in tabelvorm
-
Relaties en status kleurcodes: Hier worden alle relaties getoond met kleurcodes voor elk criterium:
- Groen: Conform
- Geel: Waarschuwing – een stap ontbreekt of het criterium moet worden gecontroleerd.
- Rood: Niet conform – de vereisten voor dit criterium moeten nog worden opgevolgd.
- Grijs: Niet van toepassing – dit criterium is uitgesloten van toetsing.
Acties in het Kwaliteitstoetsing-scherm
Hieronder vind je de beschikbare acties in dit scherm.
Status bekijken of bijwerken
Twijfel je wat er ontbreekt om een criterium geldig te maken? Beweeg je muis over het gekleurde icoon (geel of rood) om te zien welke actie nodig is.
Wil je direct wijzigingen aanbrengen? Klik op de status, en je wordt doorgestuurd naar het relevante onderdeel van het relatiedossier om de informatie aan te passen.
Documenten versturen
Aan het einde van elke rij vind je een knop met een brief-icoon. Klik hier om documenten te verzenden via een vooraf ingesteld e-mailsjabloon.
Exporteren naar Excel
Via Exporteren naar Excel kun je de lijst uit het Kwaliteitstoetsing-scherm exporteren. De export houdt rekening met de actieve filters, zodat je eerst gericht kunt selecteren welke relaties je wilt opnemen.
Het Excel-bestand bevat per relatie onder andere identificatiegegevens, klantgegevens en de statussen van de kwaliteitstoetsingscriteria die voor jouw omgeving actief zijn. Ook risico-informatie wordt opgenomen, zoals Klant risico, Activiteit risico, Geografisch gebied risico, Aard risico, Eindbeoordeling risico en eventuele Opmerkingen.
De statussen in het Excel-bestand volgen dezelfde kleurcodes als in AdminPulse: groen voor conform, geel voor waarschuwing of gedeeltelijk conform, rood voor niet conform en grijs voor niet van toepassing.
💡 De export wordt op de achtergrond aangemaakt. Bij een grote selectie kan het dus even duren voordat het bestand klaar is.
Globale acties in het Kwaliteitstoetsing-scherm
Met de knop 'Globale acties' (rechtsboven de tabel) kun je de volgende acties uitvoeren voor meerdere relaties tegelijk:
- Status 'Niet van toepassing' instellen: Selecteer of een criterium wel of niet van toepassing is.
- E-mails versturen: Verstuur e-mails naar meerdere relaties in één keer.
Overzicht van de kwaliteitstoetsing in een relatiedossier
Wil je zien hoe het ervoor staat met de kwaliteitstoetsing terwijl je in een relatiedossier werkt? Bovenaan in het relatiedossier (in het relatielint) kun je dit op twee manieren bekijken:
- Algemeen: bekijk het percentage bij het meter-icoon. Klik op het meter-icoon om rechtsonder in je scherm een melding te krijgen met een overzicht van de openstaande acties voor deze relatie.
- Per criterium: in het relatielint zie je de criteria met een icoon (groen/oranje/rood/grijs). Dit icoon geeft de status van elk criterium aan. Bij oranje of rood kun je met je muis over het icoon bewegen om te zien wat er precies ontbreekt. Klik op een criterium om rechtstreeks naar het bijbehorende deel van het relatiedossier te gaan en de ontbrekende informatie aan te vullen.
💡 Je ziet de kwaliteitstoetsing alleen bij relaties met status Klant of Prospect. Bij status Andere wordt dit overzicht niet getoond.
Uitzonderingen beheren: 'Niet van toepassing'
Soms is een specifiek criterium niet relevant voor een relatie, of wil je dit niet in de kwaliteitstoetsing meenemen. In dat geval kun je het markeren als 'Niet van toepassing'. Zo wordt het criterium uitgesloten van toetsing en blijf je op een nauwkeurige manier de totale conformiteit monitoren.
Hoe markeer je een criterium als 'Niet van toepassing' voor een relatie?
In het kwaliteitstoetsingsscherm:
- Zoek het criterium in de tabelweergave.
- Beweeg met je muis over het criterium voor de relatie. Er verschijnt een driehoek-icoon naast de status.
- Klik op het icoon en selecteer 'Niet van toepassing'.
In het relatie-lint:
- Klik op het driehoek-icoon naast het criterium.
- Selecteer 'Niet van toepassing'.
Hoe markeer je een criterium als 'Niet van toepassing' voor alle relaties?
Wil je een criterium in AdminPulse helemaal niet volgen, voor geen enkele relatie? Schakel het dan uit in de instellingen. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Kwaliteitstoetsing
- Vink het criterium uit dat je niet wilt volgen in AdminPulse
👉 Let op: deze instelling geldt voor al je eigen bedrijven.
Overzicht van de criteria binnen de kwaliteitstoetsing
👉 Hieronder vind je een overzicht van de criteria die in AdminPulse gebruikt worden voor de kwaliteitstoetsing. We breiden deze sectie binnenkort verder uit met meer informatie over elk criterium.
Herkomst gelden
Het criterium 'Herkomst gelden' controleert of er voldoende documenten zijn toegevoegd die de herkomst van gelden aantonen.
Hoe voldoe je aan dit criterium?
- Upload één of meerdere documenten die als bewijs dienen voor de herkomst van gelden.
- Zorg ervoor dat je bij het uploaden van een document het documenttype 'WWFT Herkomst van gelden' selecteert.
- Vink vervolgens 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' aan om te bevestigen dat de verzamelde documenten compleet zijn.
Wat betekenen de kleurcodes?
- Rood: Er is geen enkel document geüpload of de geüploade documenten zijn onvoldoende. Daarnaast is de bevestiging 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' niet aangevinkt.
- Geel: Er zijn documenten geüpload, maar de bevestiging 'Ik heb voldoende documenten over de herkomst van gelden toegevoegd' is niet aangevinkt. Controleer of de geüploade documenten compleet zijn en vink dit handmatig aan.
- Groen: De benodigde documenten zijn succesvol geüpload en de checklist is volledig. Het criterium is conform en verdere actie is niet nodig.
Identificatie
Identiteitsbewijs
Lees alles over het criterium ‘Identiteitskaart’ in dit artikel: Kwaliteitstoetsing: het criterium 'Identiteitsbewijs' uitgelegd
Opdrachtbrief
Zorg ervoor dat je een getekende opdrachtbrief hebt toegevoegd om een groene status voor dit criterium te behalen.
Risicoanalyse
Zie het artikel Hoe krijg je een groen vinkje bij de risicoanalyse in de kwaliteitstoetsing? voor meer informatie.
Wil je aanpassen na hoeveel jaar risicobeoordelingen of het KVK-uittreksel opnieuw gecontroleerd moeten worden? Lees dan: Hoe pas je de vervaltermijnen voor risicobeoordelingen aan?
Risicoanalyse (uitgebreid)
Zie het artikel Uitgebreide risicoanalyse voor meer informatie.
UBO
Zie het artikel UBO-berekening door AdminPulse: een stapsgewijze gids voor meer informatie over dit criterium.