Wat is een referentiejaar en hoe geef je het in?

In dit artikel leer je wat een referentiejaar is, hoe je het kunt ingeven bij het registreren en hoe je het als filter kunt gebruiken.

👉 De referentiejaar-functionaliteit is niet standaard beschikbaar in AdminPulse. Om toegang te krijgen, kun je contact opnemen met onze support door een ticket in te dienen.

Wat is een referentiejaar?

Het referentiejaar van een registratie geeft aan bij welk boekjaar een bepaalde registratie hoort. Zo kun je later eenvoudig rapporteren of filteren op werkzaamheden die betrekking hebben op een specifiek jaar.

Voorbeeld:

Je registreert op 15 maart 2025 tijd voor de belastingaangifte 2024.
Hoewel de registratiedatum 15-03-2025 is, hoort deze registratie bij het boekjaar 2024 – dat is dus het referentiejaar.

Het referentiejaar invullen en aanpassen

Je kunt het referentiejaar ingeven wanneer je een registratie toevoegt in AdminPulse. Hieronder bespreken we hoe dit werkt bij eenmalige registraties, via globale acties, bij taken en wanneer je tijd registreert met de timer.

💡 Het veld 'Ref. jaar' wordt bij elke registratie automatisch ingevuld. AdminPulse stelt standaard een referentiejaar voor op basis van de taak waaraan de registratie is gekoppeld, of – als er geen taak is – op basis van het kalenderjaar. Je kunt het voorgestelde jaar altijd aanpassen, maar het veld mag niet leeg blijven. Zo worden alle registraties correct aan het juiste boekjaar gekoppeld.

Referentiejaar ingeven bij eenmalige registraties

Bij het toevoegen van een nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie) zie je het veld 'Ref. jaar'. Hier kun je uit de lijst het referentiejaar selecteren dat hoort bij de registratie.

Voor meer gedetailleerde informatie over het aanmaken van een registratie, zie: Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen

Referentiejaar ingeven via de globale actie 'Nieuwe registratie'

Maak je registraties aan via een Globale actie in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties), dan verschijnt er ook een veld waarin je het referentiejaar kunt invullen. 

Voor meer gedetailleerde informatie over het Relaties-scherm, zie: Overzicht: Werken met het Relaties-scherm

Referentiejaar ingeven bij het registreren op een taak

Als je een registratie maakt via een taak, bijvoorbeeld op het Taakbord (Taken > Taakbord), vult AdminPulse het referentiejaar automatisch in. Dit wordt bepaald op basis van het taakschema dat aan de taak is gekoppeld. Controleer altijd of het automatisch ingevulde jaar klopt.

Voor meer gedetailleerde informatie over het registreren vanuit het Taakbord, zie: Tijd of kost registreren vanuit het taakbord

Configuratie van referentiejaar in taakschema’s

Via Instellingen > Taaksjablonen kun je voor elk sjabloon in het taakschema een referentiejaar instellen. Dit kan zowel op schema- als op lijnniveau worden gedaan. In het veld 'Ref. jaar' kies je tussen 'Jaar vóór de deadline' of 'Jaar van de deadline' of 'Boekjaar op basis van deadline + of - x dagen'. 
Denk bijvoorbeeld aan de btw-taak die als deadline 20 januari heeft, maar die hoort bij het boekjaar dat van toepassing is in december. Dan kan je "boekjaar op basis van deadline - 20 dagen" instellen, zo wordt dan als referentiejaar het boekjaar genomen dat voor de relatie van toepassing is op 31/12.

Het referentiejaar wordt vervolgens op basis van deze instelling automatisch ingevuld bij het plannen van de taken. 

💡 Bij jaarrekening-taken hoef je het referentiejaar niet zelf in te vullen.
AdminPulse weet automatisch aan welk boekjaar de jaarrekening gekoppeld is en vult het referentiejaar in op basis van het beginjaar van dat boekjaar.

Referentiejaar ingeven bij tijdregistraties via de timer

Gebruik je de timer in AdminPulse om tijd te registreren? Ook hier kun je bij het starten van de timer een referentiejaar aangeven, zodat jouw tijdregistratie aan het juiste boekjaar wordt gekoppeld.

Voor meer gedetailleerde informatie over het gebruik van de timer, zie: Hoe registreer je tijd met de timer?

Filteren op referentiejaar

Bij rapporten met betrekking tot registraties (zoals per relatie, medewerker, prijslijstitem of taaksjabloon) kun je een filter activeren op referentiejaar. Volg deze stappen om specifiek te filteren op referentiejaar:

1. Ga naar een rapport dat je wilt bekijken
2. Klik op 'Meer filters'
3. Activeer de filter 'Ref. jaar' om resultaten te tonen op basis van een specifiek referentiejaar

Daarnaast kun je ervoor kiezen om het referentiejaar toe te voegen als een groep, zodat de rapportgegevens worden gegroepeerd per referentiejaar:

1. Ga naar een rapport dat je wilt bekijken
2. Klik op 'Groep toevoegen'
3. Selecteer de groep 'Ref. jaar' om gegroepeerde resultaten te tonen op basis van een specifiek referentiejaar

💡 Goed om te lezen

• Voor je factuurvoorstellen al meteen het juiste referentiejaar toekennen? Lees hierover in Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?