In dit artikel lees je wat een referentiejaar is, hoe AdminPulse het referentiejaar bepaalt, waar je het kunt invoeren of aanpassen en hoe je ermee kunt filteren en groeperen.
Wat is een referentiejaar?
Het referentiejaar geeft aan bij welk boekjaar een registratie of taak hoort. Zo kun je later eenvoudig rapporteren of filteren op werkzaamheden die betrekking hebben op een bepaald jaar.
Een referentiejaar is vooral nuttig wanneer de datum waarop je werk registreert niet hetzelfde jaar is als het boekjaar waarop het werk betrekking heeft.
Voorbeeld:
Je registreert op 15 maart 2026 tijd voor de belastingaangifte 2025.
Hoewel de registratiedatum 15-03-2026 is, hoort deze registratie bij het boekjaar 2025. Dat is dus het referentiejaar.
Hoe bepaalt AdminPulse het referentiejaar?
Referentiejaar bij registraties
Het veld 'Ref. jaar' verschijnt bij het registreren zodra je een relatie hebt geselecteerd. Het veld is beschikbaar bij tijd-, kost- en opleidingsregistraties. Bij afwezigheidsregistraties, zoals verlof of ziekte, wordt er geen referentiejaar gevraagd.
AdminPulse vult het veld 'Ref. jaar' automatisch in waar dat mogelijk is:
- Is de registratie gekoppeld aan een taak? Dan stelt AdminPulse het referentiejaar voor op basis van de taak of het gekoppelde taakschema.
- Is de registratie niet gekoppeld aan een taak? Dan stelt AdminPulse het jaar van de registratiedatum voor.
- Maakt AdminPulse geplande registraties automatisch aan? Dan krijgen die registraties ook het jaar van de registratiedatum als referentiejaar, zonder dat je dit zelf hoeft in te voeren.
Je kunt het voorgestelde jaar altijd aanpassen, maar bij nieuwe of aangepaste registraties mag het veld niet leeg zijn. Zo worden registraties correct aan een boekjaar gekoppeld.
💡 In rapporten en in de overzichtsschermen kun je nog filteren op 'Zonder referentiejaar'. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn om oudere registraties of uitzonderingen zonder referentiejaar terug te vinden.
Referentiejaar bij facturen
Is het facturatieschema van een opdracht ingesteld op referentiejaar? Dan krijgt de factuur dat referentiejaar. Is dat niet het geval, dan vult AdminPulse het kalenderjaar van de factuurdatum in. Dit geldt zowel voor facturen die genummerd worden als voor facturen die intern worden afgeboekt.
Meer over facturatieschema's met referentiejaar lees je in Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?.
Referentiejaar invoeren en aanpassen bij registraties
Wanneer je een registratie aanmaakt of aanpast, kun je het referentiejaar zelf controleren en indien nodig wijzigen.
Eenmalige registratie aanmaken
Bij het toevoegen van een nieuwe registratie (Registratie > Nieuwe registratie) zie je het veld 'Ref. jaar'. Hier kun je uit de lijst het referentiejaar selecteren dat hoort bij de registratie.
Voor meer gedetailleerde informatie over het aanmaken van een registratie, zie: Overzicht: Registraties toevoegen en aanpassen
Registraties aanmaken via de globale actie 'Nieuwe registratie'
Maak je registraties aan via een globale actie in het Relaties-scherm (Relatiedossiers > Relaties)? Dan verschijnt ook daar een veld waarin je het referentiejaar kunt invoeren.
Voor meer gedetailleerde informatie over het Relaties-scherm, zie: Overzicht: Werken met het Relaties-scherm
Bestaande registraties aanpassen via de globale actie 'Registratie aanpassen'
Via de globale actie 'Registratie aanpassen' in het registratieoverzicht (Registratie > Overzicht) kun je voor meerdere registraties tegelijk het referentiejaar wijzigen. Selecteer de registraties, kies de globale actie en geef het gewenste referentiejaar op.
Deze aanpassing werkt alleen voor registraties die nog niet gekoppeld zijn aan een factuur of factuurvoorstel en die niet vergrendeld zijn. Registraties die wél al op een (voorstel)factuur staan of vergrendeld zijn, blijven ongewijzigd.
Referentiejaar bij tijdregistratie met de timer
Gebruik je de timer in AdminPulse om tijd te registreren? Dan kun je bij het starten van de timer een referentiejaar aangeven, zodat je tijdregistratie aan het juiste boekjaar wordt gekoppeld.
Voor meer gedetailleerde informatie over het gebruik van de timer, zie: Hoe registreer je tijd met de timer?
Referentiejaar bij taken
Bij taken kan AdminPulse het referentiejaar automatisch bepalen op basis van de taak, het taakschema of het boekjaar van de relatie. Je kunt het referentiejaar daarnaast ook meegeven bij een eenmalige taak of aanpassen voor bestaande taken.
Registreren op een taak
Maak je een registratie via een taak, bijvoorbeeld op het Taakbord (Taken > Taakbord)? Dan vult AdminPulse het referentiejaar automatisch in. Dit wordt bepaald op basis van het taakschema dat aan de taak is gekoppeld. Controleer altijd of het automatisch ingevulde jaar klopt.
Voor meer gedetailleerde informatie over het registreren vanuit het Taakbord, zie: Tijd of kost registreren vanuit het taakbord
Referentiejaar instellen in taakschema’s
In de meeste gevallen hoef je hier niets aan te doen. AdminPulse vult het referentiejaar van geplande taken namelijk automatisch in. Standaard gebruikt AdminPulse daarvoor 'Jaar van de deadline', dus het jaar waarin de deadline van de taak valt.
Wil je dit voor een bepaald taakschema anders instellen? Dat kan via Instellingen > Taaksjablonen, in het veld 'Ref. jaar'. Dit kan zowel op schema- als op lijnniveau. Je hebt drie keuzes:
- Jaar van de deadline – het jaar waarin de deadline valt (de standaardinstelling).
- Jaar voor de deadline – het jaar vóór de deadline.
- Boekjaar op basis van deadline (+ of - x dagen) – AdminPulse neemt het boekjaar van de relatie, eventueel met een aantal dagen verschil.
De laatste optie is handig wanneer de deadline net in een ander jaar valt dan het boekjaar waar de taak eigenlijk bij hoort. Denk aan een btw-taak met deadline 20 januari die nog over december gaat. Stel je 'Boekjaar op basis van deadline - 20 dagen' in, dan kijkt AdminPulse naar 31-12 en neemt het boekjaar dat op dat moment voor de relatie geldt.
Het referentiejaar wordt op basis van deze instelling automatisch ingevuld bij het plannen van de taken.
Taken op basis van het boekjaar
💡 Bij Jaarrekening-taken hoef je het referentiejaar niet zelf in te vullen. AdminPulse weet automatisch aan welk boekjaar de jaarrekening gekoppeld is en vult het referentiejaar in op basis van het startjaar van het boekjaar.
Dezelfde automatische bepaling geldt voor andere taken die op het boekjaar van de relatie gebaseerd zijn, zoals de vennootschapsbelasting, taken aan het einde van het boekjaar en de algemene vergadering.
Eenmalige taak aanmaken
Maak je een eenmalige (unieke) taak aan, dan kun je ook daar meteen een referentiejaar meegeven in het veld 'Ref. jaar'. AdminPulse vult standaard het kalenderjaar van de deadline in. Pas je de deadline aan, dan wordt het voorgestelde jaar mee aangepast.
Het veld is verplicht, dus een eenmalige taak heeft altijd een referentiejaar.
Je kunt een eenmalige taak op twee manieren aanmaken:
- rechtstreeks als unieke taak in een specifiek relatiedossier (sectie Taakbeheer > Eenmalige taak toevoegen)
- via een globale actie waarmee je dezelfde taak voor meerdere relaties tegelijk plant (Relatiedossiers > Relaties > Globale acties)
Referentiejaar van één taak aanpassen
Wil je het referentiejaar van één taak wijzigen? Open de taak en pas in het detailvenster het veld 'Ref. jaar' aan. Dit kan voor een hoofdtaak. Een subtaak neemt automatisch het referentiejaar van de hoofdtaak over en kan niet apart worden ingesteld.
Referentiejaar van meerdere bestaande taken aanpassen
In het takenoverzicht (Taken > Taak overzicht) kun je het referentiejaar van bestaande, geplande taken in bulk aanpassen via de globale actie 'Veld hoofdtaak wijzigen'. Je hebt daarbij drie mogelijkheden:
- Referentiejaar overschrijven – je geeft zelf een referentiejaar in.
- Referentiejaar verwijderen – je maakt het referentiejaar leeg.
- Referentiejaar herberekenen – AdminPulse bepaalt het referentiejaar opnieuw op basis van het taakschema.
💡 Herberekenen van het referentiejaar is alleen mogelijk voor jaarlijkse schema’s.
Filteren en groeperen op referentiejaar
Je kunt het referentiejaar gebruiken om gegevens terug te vinden in rapporten en overzichtsschermen. In registratierapporten, zoals rapporten per relatie, medewerker, prijslijstitem of taaksjabloon, kun je filteren en groeperen op referentiejaar.
In de rapporten Klantrentabiliteit en Onderhanden werk kun je ook op referentiejaar filteren. Daarbij worden de factuurgegevens (omzet) gefilterd op het referentiejaar van de factuur en de registraties op het referentiejaar van de registratie. Zo kun je beide met elkaar vergelijken.
Filteren op referentiejaar in rapporten
Volg deze stappen om in een rapport te filteren op referentiejaar:
- Ga naar een rapport dat je wilt bekijken.
- Klik op 'Meer filters'.
- Activeer de filter 'Ref. jaar' om resultaten te tonen op basis van een specifiek referentiejaar.
Je kunt in deze filter een specifiek jaar kiezen. Je kunt ook 'Zonder referentiejaar' selecteren om registraties te tonen waaraan nog geen referentiejaar werd toegekend.
Filteren op referentiejaar in overzichtsschermen
Naast de rapporten kun je ook in de overzichtsschermen zelf op referentiejaar werken.
In Registratie > Overzicht kun je de kolom 'Ref. jaar' tonen. Zo zie je meteen welk referentiejaar aan een registratie is toegekend. Je kunt in dit overzicht ook filteren op een specifiek referentiejaar, of 'Zonder referentiejaar' selecteren om registraties te tonen waaraan nog geen referentiejaar werd toegekend.
In Taken > Taak overzicht kun je ook filteren op referentiejaar. Zo kun je taken terugvinden op basis van het jaar waaraan ze gekoppeld zijn.
Groeperen op referentiejaar in rapporten
In registratierapporten kun je het referentiejaar ook als groep toevoegen. Zo worden de rapportgegevens gegroepeerd per referentiejaar.
- Ga naar een rapport dat je wilt bekijken.
- Klik op 'Groep toevoegen'.
- Selecteer de groep 'Ref. jaar' om de resultaten te groeperen op basis van het referentiejaar.
💡 Goed om te lezen
- Wil je dat factuurvoorstellen meteen het juiste referentiejaar krijgen? Lees dan ook Hoe stel je een facturatieschema gebaseerd op referentiejaar in?