Het Registraties-scherm (Registratie > Overzicht) biedt een helder overzicht van al je registraties. Het scherm bestaat uit twee hoofdonderdelen:
- Filters bovenaan: Hiermee kan je specifieke registraties selecteren die je wilt bekijken.
- Registratielijst onderaan: Een overzicht van de gefilterde registraties, waar je verschillende acties kunt uitvoeren, zowel individueel als globaal.
Met deze handleiding leer je alles over het gebruik van filters, de informatie in de lijst en het uitvoeren van acties.
Gebruik van filters in het Registraties-scherm
De filters bovenaan het registratiescherm helpen je om specifieke registraties te vinden. Je kan de volgende filters instellen:
- Gebruiker: Kies van wie je de registraties wilt zien.
- Relatie: Selecteer een specifieke relatie.
- Periode: Selecteer een periode, zoals "Vandaag", "Deze maand" of stel een aangepaste periode in met begin- en einddatums.
- Type prijslijstitem: Filter op het type prijslijstitem.
- Taaksjabloon: Filter registraties op basis van een specifiek taaksjabloon.
- Prospect/Klant/Eigen bedrijf: Kies of de registraties betrekking hebben op een prospect, een klant of interne activiteiten binnen je eigen bedrijf.
De resultaten kan je sorteren en verder filteren, direct binnen de kolommen van de registratielijst:
- Op Type: Tijd, Product/Kost, Afstand, Afwezigheid of Recup.
- Op facturatie eigenschap: Factureerbaar, Binnen forfait, Nooit factureren of Factuur.
Wanneer een extra filter is toegepast op een kolom, kleurt het kleine filtericoontje naast de kolomnaam rood. Hierdoor zie je snel welke extra filters momenteel actief zijn.
Om de gegevens in een kolom te sorteren, klik je op de kolomnaam. Je kan de gegevens oplopend of aflopend sorteren. Een klein driehoekje naast de kolomnaam toont dat er een sortering actief is en geeft de richting van de sortering aan.
Geavanceerde filteropties
Als de gewenste filteroptie niet zichtbaar is, klik op 'Geavanceerde filters' om extra filtermogelijkheden te activeren, zoals labels, factuurdatum, relatiegroep, opdrachtsjabloon, behandelingsniveau en meer.
Als registraties vergrendelen is geactiveerd, kun je via de geavanceerde filters ook filteren op Ongecontroleerde registraties en Gecontroleerde registraties.
Samenvattende statistieken
Bovenaan het Registraties-scherm worden, op basis van de ingestelde filters, automatisch de volgende waarden weergegeven:
- Totale tijd: Het totale aantal uren en minuten van de gefilterde registraties.
- Gemiddeld bedrag per uur: Het berekende gemiddelde uurtarief, berekend als het factureerbare bedrag gedeeld door het totale aantal uren.
- Geregistreerd bedrag: Het bedrag dat oorspronkelijk geregistreerd is, ongeacht eventuele wijzigingen tijdens de facturatie.
- Factureerbaar bedrag: Het bedrag dat gefactureerd kan worden, berekend op basis van uitsluitend de factureerbare registraties in de lijst.
- Totaal: De som van de facturatiebedragen voor de geselecteerde registraties. Voor niet-aangepaste registraties is dit gelijk aan het geregistreerde bedrag.
Registratielijst bekijken en aanpassen in het Registraties-scherm
De registratielijst toont alle registraties die voldoen aan de ingestelde filters. Per registratie krijg je de volgende details te zien:
- Datum: De datum waarop de registratie betrekking heeft.
- Gebruiker: De persoon die de registratie heeft ingevoerd.
- Relatie: De relatie waarvoor de registratie gemaakt is.
- Registratiedetails: Informatie zoals het type registratie (tijd, kosten, afstand), begin- en eindtijd, hoeveelheid (uren, producten of kilometers), opdracht, taak en andere relevante gegevens.
- Factureerbaar: Geeft aan of de registratie gefactureerd kan worden.
- Binnen forfait: Toont of de registratie binnen het forfaitair valt.
- Nooit factureren: Voor registraties die niet op een factuur mogen verschijnen (ook niet op een factuurvoorstel).
- Factuur: Geeft aan of een registratie is gefactureerd op een genummerde factuur of op een factuurvoorstel staat (met een klikbare link).
-
Opmerking: Een tekstballon verschijnt als er opmerkingen zijn ingevuld.
Weergave van kolommen instellen
Via de knop 'Kolommen aanpassen' bovenaan de lijst kan je zelf bepalen welke informatie je zichtbaar wilt maken.
Actiemogelijkheden in het Registraties-scherm
Individuele acties per registratie in het Registraties-scherm
Aan het einde van elke lijn in de registratielijst vind je verschillende knoppen in de kolom 'Acties'. Met deze knoppen kan je een registratie individueel bewerken, toevoegen aan een factuurvoorstel of terugzetten in 'Te factureren', of verwijderen.
De beschikbare acties verschillen op basis van de staat van de registratie:
Actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Beschikbaar voor registraties die nog niet gefactureerd zijn. Hiermee voeg je de registratie toe aan een (nieuw) factuurvoorstel.
Actie: Terugzetten in 'Te factureren'
Als de registratie al op een factuurvoorstel staat, zie je een knop om ze opnieuw als 'Te factureren' te markeren. Zo haal je ze van het factuurvoorstel.
Actie: Registratie vergrendelen of vrijgeven
Als 'Registraties vergrendelen toegestaan' is ingeschakeld, kun je een registratie vergrendelen via het slot-icoon. Een vergrendelde registratie blijft zichtbaar, maar kan niet meer aangepast of verwijderd worden. Klik opnieuw op het slot-icoon om de registratie vrij te geven. Meer informatie: Registraties vergrendelen om ongewenste wijzigingen te voorkomen
Actie: Bewerken
Pas details aan zoals tijdstip, taak of bedrag. Deze knop is beschikbaar zolang de registratie nog niet gefactureerd is.
Actie: Verwijderen
Verwijdert een registratie permanent. Enkel beschikbaar voor een nog niet-gefactureerde registratie.
Actieknoppen bij een niet-gefactureerde registratie
Actieknoppen bij registratie op een factuurvoorstel (met mogelijkheid tot terugzetten)
Actieknoppen bij een reeds gefactureerde registratie (alleen bekijken mogelijk)
Meerdere registraties tegelijk aanpassen in het Registraties-scherm (globale acties)
In het Registraties-scherm kan je meerdere registraties in één keer bewerken via Globale acties. De globale acties hebben alleen invloed op de velden die bij elke actie expliciet vermeld worden; andere eigenschappen van de registraties blijven ongewijzigd.
Globale actie: Registratie aanpassen
Pas in bulk een aantal eigenschappen van de geselecteerde registraties aan. De actie 'Registratie aanpassen' laat je uitsluitend de onderstaande velden wijzigen; zaken zoals datum, gebruiker of omschrijving wijzig je hier niet. Zo werkt het:
- Ga naar Globale acties > Registratie aanpassen.
- Selecteer in het dropdownmenu één van de beschikbare velden uit de onderstaande lijst. Alleen deze velden kan je in bulk aanpassen.
- Kies de nieuwe waarde.
- Klik op 'Opslaan'.
Velden die je kan aanpassen
- Factureerbaar: zet meerdere registraties tegelijk factureerbaar (of niet). Vink 'Ja' aan of maak het vakje leeg.
- Binnen forfait: markeer registraties als binnen of buiten forfait. Vink 'Ja' aan of maak het vakje leeg.
- Nooit factureren: wil je bepaalde registraties niet (meer) factureren? Zet 'Ja' aan. Terugdraaien kan door het vakje leeg te maken.
- Relatie: wil je registraties aan een andere relatie koppelen? Kies het veld 'Relatie', zoek en selecteer de juiste relatie.
- Opdracht: staan registraties op de verkeerde opdracht? Kies 'Opdracht' en selecteer de juiste uit de keuzelijst.
- Prijslijstitem: is het verkeerde prijslijstitem gekozen? Kies 'Prijslijstitem' en selecteer het juiste item uit de keuzelijst.
👉 Let op: de globale actie wordt enkel toegepast op registraties die nog niet gefactureerd zijn. Registraties die al op een factuurvoorstel of genummerde factuur staan, worden overgeslagen.
Globale actie: Registraties verwijderen
Via de globale actie Registraties verwijderen kun je meerdere registraties tegelijk permanent verwijderen.
- Gebruik de filters om de registraties op te zoeken die je wilt verwijderen.
- Selecteer de registraties via de selectievakjes.
- Open Globale acties.
- Kies Registraties verwijderen.
- Bevestig dat je de geselecteerde registraties definitief wilt verwijderen.
👉 Verwijder registraties alleen als je zeker weet dat ze niet meer nodig zijn. Deze actie heeft veel impact en kan niet zomaar ongedaan worden gemaakt.
Globale acties: Registraties vergrendelen en Registraties vrijgeven
Als 'Registraties vergrendelen toegestaan' is ingeschakeld, kun je meerdere registraties tegelijk vergrendelen of vrijgeven met een globale actie. Vergrendelde registraties blijven zichtbaar, maar kunnen niet meer aangepast of verwijderd worden. Meer informatie: Registraties vergrendelen om ongewenste wijzigingen te voorkomen
Globale actie: Toevoegen aan factuurvoorstel
Selecteer meerdere registraties en voeg ze met één klik toe aan een factuurvoorstel. Deze actie is handig wanneer je een groep prestaties of kosten samen wilt factureren.
Globale actie: Terugzetten in 'Te factureren'
Deze globale actie gebruik je om registraties die al aan een factuurvoorstel zijn gekoppeld, opnieuw als Te factureren te markeren. Dat wil zeggen: loskoppelen van het huidige voorstel, zodat je ze later opnieuw kan opnemen in een ander voorstel.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je een bepaalde kost pas op een volgende factuur wil opnemen. Filter eerst op die kost, selecteer de registraties, en zet ze in één keer terug.
👉 Let op: Registraties die aan een gecontroleerd factuurvoorstel hangen, kan je niet terugzetten.
Nieuwe Registratie/Afwezigheid/Recup toevoegen
Je kan een nieuwe registratie, afwezigheid of recup toevoegen, zowel voor jezelf als voor een collega. Hieronder lees je hoe je dat doet.
Zelf een registratie, afwezigheid of recup toevoegen
In het Registraties-scherm kan je een nieuwe registratie of afwezigheid toevoegen, zowel voor jezelf als voor een andere gebruiker. Volg de onderstaande stappen afhankelijk van de situatie.
Registratie/Afwezigheid/Recup toevoegen voor jezelf
-
Klik op 'Toevoegen': Rechtsboven in het scherm vind je de groene knop 'Toevoegen'.
- Wil je een Afwezigheid of Recup toevoegen? Klik dan op de driehoek naast 'Toevoegen' en selecteer de gewenste optie in het dropdownmenu.
- Vul de details in: Vul alle benodigde informatie in, zoals het type, begin- en eindtijd, hoeveelheid, omschrijving, communicatieverslag en andere relevante gegevens.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie of afwezigheid vast te leggen. De nieuwe registratie wordt toegevoegd.
Registratie, afwezigheid of recup toevoegen voor een collega
- Selecteer de gebruiker: Gebruik de filter 'Gebruiker' bovenaan het scherm en kies de gebruiker waarvoor je een registratie of afwezigheid wilt toevoegen.
- Klik op de driehoek naast 'Toevoegen': Zodra je de juiste gebruiker hebt geselecteerd, klik je rechtsboven op de driehoek naast de groene knop 'Toevoegen.' Je ziet opties om een registratie, afwezigheid of recup-tijd toe te voegen.
- Vul de details in: Voer de nodige gegevens in, zoals type, tijdsduur, opdracht of reden van de afwezigheid.
- Opslaan: Klik op 'Registreren' of 'Opslaan' om de registratie vast te leggen.
Registraties exporteren
Registraties exporteren naar Excel
Exporteer de lijst met registraties naar Excel, gebaseerd op de ingestelde filters. Bij het exporteren worden extra kolommen toegevoegd, zoals:
- Creatiedatum: Wanneer de registratie is aangemaakt.
- Gemaakt door: De gebruiker die de registratie heeft ingevoerd.
- Laatst aangepast: De datum waarop de registratie als laatste werd aangepast.
- Laatst aangepast door: Wie de aanpassing heeft gedaan.
Registraties die automatisch door AdminPulse worden gegenereerd, tonen "no-reply@syneton.be" als gebruiker.
Registraties exporteren met een detailsjabloon
Je kan voor één relatie een selectie maken van registraties en deze exporteren naar een Word- of PDF-bestand op basis van een sjabloon.
Volg deze stappen:
- Selecteer bij de filters de relatie waarvoor je wilt exporteren.
- Gebruik eventueel extra filters om de selectie verder te verfijnen, bijvoorbeeld op prijslijstitem of periode.
- Filter in het overzicht eventueel verder, bijvoorbeeld op enkel factureerbare registraties of registraties binnen forfait.
- Vink de relevante registraties aan in het overzicht.
- Klik op de knop 'Exporteren' en kies vervolgens 'Registraties exporteren met detailsjabloon'.
- Selecteer het gewenste sjabloon uit de lijst. Deze toont automatisch de beschikbare factuursjablonen van het factuurdetail van het eigen bedrijf waartoe de relatie behoort.
- Kies of je het bestand wilt genereren als Word of PDF en klik op de bijbehorende optie.
- AdminPulse genereert het bestand. Je kan dit vervolgens delen met je klant.