Een e-mailhandtekening wordt automatisch onderaan je e-mails geplaatst. Deze kan je naam, functie, contactgegevens, bedrijfslogo of een standaardafsluiting bevatten. Door één centrale handtekening voor je kantoor in te stellen, zorg je voor een professionele uitstraling en maak je het makkelijker voor ontvangers om contact met je op te nemen.
E-mailhandtekening instellen
Je stelt de handtekening in via de Algemene instellingen. AdminPulse gebruikt deze handtekening in vrije e-mails en in e-mailsjablonen waarin je het invulveld {company.signature} hebt toegevoegd.
Zo stel je een handtekening in:
- Ga naar Instellingen > Algemene instellingen > Algemeen.
- Klik naast E-mail – handtekening op 'E-mail handtekening'.
Er opent een scherm met twee teksteditors: één voor Nederlands en een voor Engels. Je kunt voor elke taal een aparte handtekening aanmaken. AdminPulse kiest automatisch de juiste versie op basis van de taal van de e-mail.
In de teksteditor maak je de handtekening op in de stijl die je wilt. Je kunt ook invulvelden toevoegen. AdminPulse vervangt deze automatisch door de juiste informatie wanneer je de e-mail verstuurt.
💡 Tip: Je kunt je handtekening testen door een vrije e-mail te openen. AdminPulse toont direct de juiste versie onderaan het bericht.
Beschikbare invulvelden
Je kunt deze invulvelden gebruiken om je handtekening dynamisch te maken:
{user.emailremark}– Toont de persoonlijke boodschap van de gebruiker die de e-mail verstuurt.
Voorbeeld: Als iemand via Mijn profiel > E-mailopmerking “Ik ben er niet op woensdag” heeft ingevuld, verschijnt dit in de handtekening.{company.emailremark}– Toont een algemene e-mailopmerking voor het hele kantoor.
Voorbeeld: Een bericht zoals “Ons kantoor is gesloten van 7 t/m 15 augustus”. Je stelt dit in via Instellingen > Algemene instellingen > Algemeen > E-mailopmerking.
De volledige lijst met beschikbare invulvelden is te vinden via de knop ‘Invulvelden’ in de handtekeningeditor.
💡 Tip: Als een invulveld geen waarde heeft (bijvoorbeeld omdat een gebruiker geen persoonlijke boodschap heeft ingevuld), verschijnt het niet in de handtekening.
Handtekening gebruiken in e-mailsjablonen
Wil je dat je handtekening in een e-mailsjabloon verschijnt? Voeg dan het invulveld {company.signature} toe aan het sjabloon.
Zo voeg je de handtekening toe aan een sjabloon:
- Open het e-mailsjabloon dat je wilt aanpassen.
- Ga naar de plek waar de handtekening moet komen (meestal onderaan).
- Voeg
{company.signature}in via de teksteditor. - Sla het sjabloon op.
Wanneer je dit sjabloon gebruikt om een e-mail te versturen, plaatst AdminPulse automatisch de juiste versie van de handtekening op die plek.
👉 Belangrijk: Een handtekening verschijnt niet automatisch in sjablonen. Ze wordt alleen toegevoegd wanneer je het invulveld {company.signature} gebruikt.
Handtekening in vrije e-mails
In een vrije e-mail (een handmatig geschreven e-mail zonder sjabloon) plaatst AdminPulse de handtekening automatisch onderaan het bericht. Je hoeft dit niet zelf te doen.
👉 Let op: Er wordt alleen een handtekening geplaatst als je die hebt ingesteld in de Algemene instellingen.