Dankzij een actie taskflow kan jouw klant via e-mail een bevestiging sturen. Wanneer AdminPulse de bevestiging ontvangt, kan de relevante (deel)taak automatisch van status wijzigen. Typische voorbeelden zijn de bevestiging van je klant dat alle nodige documenten voor de BTW-taak of de PB-taak doorgegeven werden.
Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je kan instellen om documenten voor de BTW-taak op te vragen.
1. Actie taskflow instellen
- Ga naar de Instellingen > Taskflow instellingen > tweede tabblad 'Actie taskflow'
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuwe actie taskflow aan te maken.
- De volgende velden dien je aan te vullen:
- Naam: hier kies je zelf een naam voor de actie taskflow. Dit is enkel voor intern gebruik.
- Actie naam: De tekst die je hier ingeeft, wordt getoond boven de actieknop. Je kan deze tekst ook ingeven per taal.
- Hoofdtaak: Selecteer hier de relevante hoofdtaak.
- Deeltaak: Optioneel kan je hier de relevante deeltaak selecteren.
- Nieuwe status: De status die de (deel)taak automatisch moet krijgen.
- Als geblokkeerd markeren of Als niet van toepassing markeren: Je kan de (deel)taak ook blokkeren of op niet van toepassing laten zetten.
- Voorbeeld: Hier zie je een voorbeeld van de pagina die je klant te zien zal krijgen. Via de velden taal en Bedrijf kan je het voorbeeld bekijken voor een andere taal en/of ander Eigen Bedrijf.
2. E-mailsjabloon instellen
- Ga naar de Instellingen > E-mailsjablonen
- Klik bovenaan op + Toevoegen om een nieuw e-mailsjabloon aan te maken, of bewerk een al bestaand e-mailsjabloon.
- Ga met je cursor staan op de plaats in de e-mail waar de actieknop dient te komen. Klik dan op Knop taskflow actie toevoegen
- Het schermpje Voeg taskflow actie toe verschijnt dan. Vul de volgende velden aan:
- Taskflow: selecteer de eerder aangemaakte actie taskflow
- Knop tekst: de tekst die de actieknop dient te bevatten
- Knop kleur: klik op de kleur die je wilt geven aan de actieknop
- Klik dan op Opslaan.
- De actieknop zal dan verschijnen in je e-mailsjabloon:
👉 De weergave van de actie in de e-mail hangt af van de mailapp van de ontvanger.
In Gmail en in de nieuwe versie van Outlook wordt die meestal correct weergegeven. In oudere versies van Outlook kan de knop als een gewone link verschijnen. AdminPulse heeft daar geen invloed op.
- Klik op Opslaan om je e-mailsjabloon op te slaan.
3. Taaksjabloon aanpassen met je e-mailsjabloon
Ga naar de Instellingen> Taaksjablonen voeg jouw nieuwe e-mailsjabloon toe aan de juiste deeltaak.
Voorbeeld: bevestiging dat de documenten voor de btw werden doorgegeven
- Je klant krijgt automatisch een e-mail. Daarin wordt gevraagd alle documenten in te dienen en zodra dit gebeurd is, dit te bevestigen via de actieknop.
💡Dit gebeurt omdat je in taaksjabloon bij de BTW-taak de deeltaak "Documenten aanvragen" van het type automatische e-mail is. Het e-mailsjabloon bevat de actieknop om de indiening te bevestigen. - Je klant klikt op de knop in de e-mail. Hij komt vervolgens op een pagina waarin hij kan bevestigen dat alle documenten ingediend werden.
Wanneer hij klikt op bevestigen krijgt je klant nog de volgende boodschap te zien: Bedankt. Je mag dit venster sluiten.
💡De tekst die de klant op deze pagina te zien krijgt, kan je zelf bepalen bij de Actie taskflow via het veld Actie naam - De deeltaak "documenten ontvangen" wordt automatisch op klaar gezet
💡AdminPulse kan deze deeltaak op "klaar"zetten,n aangezien dit bij de Actie taskflow werd ingesteld. - De medewerker die toegewezen staat aan de deeltaak "documenten ontvangen" krijgt een melding dat de klant bevestigd heeft.