Vous partez bientôt en vacances ou votre cabinet fonctionnera-t-il en effectif réduit pendant la période des congés ? Dans cet article, vous découvrez comment préparer à l’avance votre facturation, vos communications clients et la gestion des absences.
Le rythme est-il plus calme pendant les mois d’été ? Profitez-en pour vérifier certaines données, certains paramètres et certains processus. Vous aborderez ainsi le second semestre dans de bonnes conditions.
👉 Les actions disponibles dépendent de vos droits d’utilisateur. Vous n’avez pas accès à un écran ou à un paramètre ? Demandez à un administrateur d’effectuer l’action.
Préparez votre facturation avant vos vacances
Créez vos factures provisoires avant vos vacances
Vous souhaitez créer vos factures provisoires avant de partir en vacances ? Allez dans Dossiers relations > Aperçu des planifications de facturation et utilisez l’action globale Exécuter la prochaine planification de facturation. Vous créez ainsi immédiatement la prochaine facture provisoire pour une ou plusieurs relations.
Pour en savoir plus, consultez Aperçu : consulter et gérer les planifications de facturation.
Assurez le suivi des factures impayées
Avant de partir en vacances, vous pouvez vérifier les factures impayées et envoyer des rappels de paiement si nécessaire.
Configurez les rappels via Paramètres > Préférences des rappels. Pour chaque rappel, choisissez un modèle d’e-mail, le nombre de jours avant (-) ou après la date d’échéance, ainsi que la répétition souhaitée.
Vous souhaitez envoyer automatiquement les rappels ? Dans Paramètres > Paramètres généraux > Contrôle des paiements, activez Envoyer des rappels automatiquement.
Vous pouvez également envoyer un rappel manuellement via Facturation > Factures. Sélectionnez la facture et choisissez Envoyer un rappel. Vous pouvez aussi regrouper plusieurs factures impayées d’un même client dans un seul rappel.
Pour en savoir plus, consultez FAQ - Comment générer un rappel regroupant plusieurs factures impayées ? et FAQ - Que dois-je savoir sur les frais de rappel ?.
Informez vos clients de vos vacances
Envoyez un e-mail à plusieurs relations
Vous souhaitez prévenir vos clients que le cabinet sera entièrement fermé ou que les délais de réponse seront temporairement plus longs ? Allez dans Relations, sélectionnez les relations que vous souhaitez contacter, puis choisissez Action globale > Envoyer e-mail.
Rédigez l’e-mail dans chaque langue. Vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail ou rédiger un e-mail libre. Ajoutez, si nécessaire, des pièces jointes et des substituants. AdminPulse remplace les substituants par les données de chaque relation, puis envoie les e-mails en masse.
Ajoutez un message d’absence temporaire à vos e-mails
Vous souhaitez ajouter un message d’absence personnel aux e-mails que vous envoyez depuis AdminPulse ? Utilisez le substituant {user.emailremark}.
- Allez dans Paramètres > Paramètres généraux > Général et cliquez sur E-mail signature. Si votre environnement comprend plusieurs propres entreprises, sélectionnez d’abord l’entreprise concernée.
- Ajoutez le substituant
{user.emailremark}à la signature d’e-mail dans chaque langue. - Allez dans Mon profil et saisissez votre message temporaire dans chaque langue sous Remarque pour e-mails.
AdminPulse ajoute automatiquement le texte personnel du collaborateur qui envoie l’e-mail. Chaque collaborateur peut ainsi utiliser son propre message.
👉 La remarque e-mail est uniquement ajoutée aux e-mails envoyés depuis AdminPulse.
Pour en savoir plus, consultez Configurer et utiliser votre signature d’e-mail.
Profitez d’une période plus calme pour prendre de l’avance
Vous disposez d’un peu plus de temps pendant la période des congés ? Profitez-en pour vérifier vos données, vos paramètres et vos processus internes. Choisissez les sujets pertinents pour votre cabinet.
Vérifiez vos dossiers relations
Utilisez la Revue qualité pour repérer les données manquantes ou obsolètes, comme les cartes d’identité expirées, les lettres de mission manquantes ou les informations anti-blanchiment incomplètes.
Pour en savoir plus, consultez Aperçu : Gagnez en clarté et en contrôle grâce à la revue qualité et FAQ - Comment automatiser le suivi des cartes d’identité expirées avec un modèle de tâche ?.
Préparez vos tâches Biztax
Vérifiez que les tâches liées à l’impôt des sociétés sont correctement planifiées et attribuées. Vous n’utilisez pas encore de modèle de tâche pour ce processus ? Utilisez le modèle de tâche ISOC (Biztax) comme base.
Ce modèle est disponible par défaut dans AdminPulse. Pour en savoir plus, consultez Modèles de tâches disponibles par défaut dans AdminPulse.
Vérifiez les absences
Vérifiez les jours fériés, les quotas de congés, les horaires de travail et les paramètres relatifs aux heures supplémentaires. Vérifiez également que toutes les absences prévues ont été correctement enregistrées.
Utilisez le Calendrier d’absences pour consulter les absences au sein de votre équipe.
Vous trouverez plus d’informations dans l’aperçu des fonctionnalités GRH dans AdminPulse.
Adaptez la charge de travail en fonction des absences
Certains collaborateurs sont-ils absents pendant la période des congés ? Vérifiez si des tâches importantes doivent être replanifiées ou réattribuées à un collègue. Vous évitez ainsi que certaines tâches restent en attente ou que des échéances soient dépassées.
Vous souhaitez mieux évaluer si votre planning reste réaliste compte tenu de la capacité disponible ? Grâce au planificateur de capacité, vous visualisez la charge de travail planifiée par collaborateur. Vous repérez ainsi les surcharges potentielles et les marges encore disponibles.
👉 Le module Planificateur de capacité est disponible sur demande.
Pour en savoir plus, consultez Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
Mettez à jour les processus internes et la documentation des tâches
Mettez à jour les méthodes de travail et les instructions qui ne sont plus d’actualité. Examinez avec votre équipe quelles opérations récurrentes pourraient être réalisées plus simplement ou de manière plus cohérente.
Ajoutez de la documentation de tâche à un modèle de tâche afin que les collaborateurs retrouvent les instructions utiles directement dans leurs tâches.
Découvrez comment ajouter de la documentation de tâche à un modèle de tâche.
Passez en revue les intégrations et les automatisations
Identifiez les opérations récurrentes que vous pouvez automatiser et les données qui peuvent être échangées automatiquement entre AdminPulse et d’autres applications.
Consultez l’aperçu des intégrations disponibles avec AdminPulse.
Vous partirez ainsi l’esprit plus tranquille et votre cabinet sera prêt pour la prochaine période chargée. Bonnes vacances ! 🌴