Grâce à un modèle de tâche, vous pouvez assurer automatiquement le suivi des cartes d’identité qui arrivent à expiration. AdminPulse crée une tâche sur la base de la date d’expiration afin de demander et de traiter les données de la nouvelles carte d’identité. Les e-mails correspondants peuvent être envoyés automatiquement ou en masse.
Les données du client restent ainsi à jour et la relation satisfait plus facilement au critère Carte d’identité de la Revue qualité. Cet article vous explique comment configurer le modèle de tâche et l’appliquer aux relations concernées.
Configurer le suivi automatique
Le modèle de tâche proposé comprend une sous-tâche pour demander les données de la nouvelle carte d’identité et une autre pour traiter les données reçues.
1. Créer le modèle de tâche
- Accédez à Paramètres > Modèles de tâche.
- Cliquez sur + Ajouter.
- Donnez un nom clair au modèle de tâche, par exemple Suivi des cartes d’identité.
- Définissez que la tâche s’applique aux types de relation Personne et Entreprise individuelle.
- Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le modèle de tâche.
2. Ajouter les sous-tâches
Ajoutez les sous-tâches suivantes au modèle de tâche.
Sous-tâche 1 : Demander les données de la nouvelle carte d’identité
Cette sous-tâche vous permet de demander les données de la nouvelle carte d’identité par e-mail. Selon votre configuration et votre méthode de travail, vous pouvez envoyer les e-mails individuellement, en masse ou automatiquement.
- Type : choisissez E-mail - Automatique pour faire envoyer automatiquement l’e-mail. Choisissez Courrier électronique si vous souhaitez envoyer vous-même les e-mails un à un ou en masse depuis Tâches > Aperçu des tâches.
- Modèle d’e-mail : utilisez par exemple Demander des documents. Vous pouvez également créer au préalable votre propre modèle d’e-mail.
- Complétez les autres champs selon vos besoins.
Si vous choisissez E-mail - Automatique, définissez également combien de jours avant ou après l’échéance l’e-mail doit être envoyé.
Sous-tâche 2 : Traiter les données reçues
- Type : Tâche réelle
- Complétez les autres champs selon vos besoins.
Marquez cette sous-tâche comme Accomplie après avoir traité les données de la nouvelle carte d’identité. Tant que le client ne répond pas, la tâche de suivi reste ouverte. Vous pouvez ainsi voir dans l’Aperçu des tâches quelles relations doivent encore être suivies.
3. Configurer la planification automatique des tâches
Le calendrier détermine quand AdminPulse crée la tâche de suivi par rapport à la date d’expiration de la carte d’identité.
👉 Important : la date d’expiration de la carte d’identité doit être renseignée dans la relation. Sans cette date, AdminPulse ne peut pas planifier la tâche.
- Dans le modèle de tâche, cliquez sur Ouvrir les calendriers, puis sur Ajouter calendrier.
- Complétez les données de planification :
- Nom : donnez un nom clair au calendrier, par exemple Mettre à jour les données de la carte d’identité.
- Planifier (nombre de jours avant l’échéance) : choisissez combien de jours avant la date d’expiration la tâche doit être créée, par exemple 20 jours.
- Lignes de planification : choisissez Par rapport à date d’expiration carte ID.
- Échéance : définissez par exemple l’échéance à la date d’expiration de la carte d’identité en indiquant 0 jour.
AdminPulse crée une seule tâche pour la date d’expiration de la carte d’identité actuelle. Lorsque vous encodez une nouvelle eID et reprenez la nouvelle date d’expiration, AdminPulse planifie automatiquement une nouvelle tâche de suivi pour cette date.
Vous pouvez mettre à jour la date d’expiration en lisant à nouveau l’eID dans la section Information comptable du dossier relation. Vous pouvez également ajouter le fichier eID via Documents et reprendre les données reconnues dans la relation.
💡 Dans la Revue qualité, le critère Carte d’identité devient orange lorsque la carte expire dans les deux mois. Si vous souhaitez contacter le client plus tôt, planifiez la tâche plus de deux mois avant la date d’expiration.
Appliquer et utiliser le suivi
Appliquer la planification en masse aux relations
- Accédez à Dossiers relation > Relations.
- Filtrez sur les types de relation concernés, par exemple Personne et Entreprise individuelle, ainsi que sur les statuts de relation souhaités.
- Sélectionnez les relations pour lesquelles vous souhaitez configurer le suivi.
- Cliquez sur Actions globales et choisissez Ajouter/Supprimer une planification de tâche.
- Sélectionnez le modèle de tâche Suivi des cartes d’identité et modifiez éventuellement la date de début de la planification.
Quand les tâches sont-elles créées ?
- Si vous choisissez Aujourd’hui comme date de début, les tâches sont créées au cours de la nuit suivante.
- Pour créer immédiatement les tâches, accédez à Paramètres > Modèles de tâche, ouvrez le modèle de tâche, puis cliquez sur Ouvrir les calendriers et sur Effectuer la planification des tâches pour ce schéma.
Envoyer les e-mails automatiquement ou en masse
Le mode d’envoi des e-mails dépend du type choisi pour la première sous-tâche :
- Avec E-mail - Automatique, l’e-mail est envoyé automatiquement au moment défini. Vous ne devez effectuer aucune autre action.
- Avec Courrier électronique, vous envoyez vous-même les e-mails. Soit un à un soit en masse. Pour l'envoi en masse accédez à Tâches > Aperçu des tâches, filtrez sur le modèle de tâche Suivi des cartes d’identité et sélectionnez les tâches pour lesquelles vous souhaitez envoyer un e-mail. Dans Actions globales, choisissez ensuite Modifier l’état d’une sous-tâche pour exécuter la sous-tâche d’e-mail pour plusieurs tâches à la fois et envoyer les e-mails.
💡 Bon à savoir
- Pour en savoir plus sur le critère Carte d’identité : Revue qualité : explication du critère « Carte d’identité »
- Vous pouvez télécharger le modèle de tâche décrit au bas de cet article. Importez-le via Paramètres > Modèles de tâche, puis adaptez ses paramètres à votre propre méthode de travail.