Avec le planificateur de capacité dans AdminPulse, vous obtenez une vue claire sur la charge de travail et l’avancement au sein de votre cabinet. Vous voyez quelles tâches sont planifiées, combien de temps elles devraient prendre, auprès de quels employés la charge de travail se concentre et où il reste de la marge.
Vous passez ainsi d’une planification au feeling à une planification basée sur les données déjà présentes dans AdminPulse. L’objectif est simple : repérer plus vite les périodes chargées, identifier les points d’attention possibles et mieux évaluer si votre cabinet peut accepter du travail supplémentaire ou de nouveaux clients.
Cet article donne un aperçu général du planificateur de capacité. Pour le fonctionnement concret de chaque écran, vous pouvez consulter les articles dédiés.
👉 Le module planificateur de capacité est disponible sur demande. Vous souhaitez l’utiliser ? Indiquez votre intérêt via la page consacrée au planificateur de capacité.
Qu’est-ce que le planificateur de capacité ?
Le planificateur de capacité compare la charge de travail planifiée avec la capacité disponible de vos employés.
Le module utilise des données déjà présentes dans AdminPulse, comme les tâches, les programmations de tâche, les employés, les horaires de travail et les enregistrements de temps. Vous ne devez donc pas tenir toute votre planification séparément dans Excel, Outlook ou un autre outil.
AdminPulse tient notamment compte des données suivantes :
- les tâches et sous-tâches ;
- les programmations de tâche ;
- la durée planifiée des tâches ;
- les horaires de travail des employés ;
- les pourcentages de productivité ;
- les enregistrements de temps historiques, par exemple pour estimer plus précisément la durée attendue des tâches (pas automatiquement pour l'instant).
Le planificateur de capacité ne remplace pas votre gestion des tâches. Le module s’appuie sur vos tâches et programmations de tâche existantes et y ajoute une couche d’analyse supplémentaire : combien de travail y a-t-il, qui fait quoi, quand la charge augmente-t-elle et où reste-t-il de la marge ou un risque ?
À quoi sert le planificateur de capacité ?
Le planificateur de capacité vous aide à répondre plus rapidement à des questions pratiques de planification :
- Où se trouve la plus grande charge de travail dans mon cabinet ?
- Quels employés risquent d’être surchargés — et à quel moment précis ?
- Quelles périodes seront plus chargées que prévu ?
- Quelles tâches ou relations demandent structurellement plus de temps que prévu ?
- La planification actuelle est-elle réaliste par rapport à la capacité disponible ?
Quand allons-nous réellement travailler sur une tâche — et cela s’intègre-t-il dans la planification ?
- Quelles tâches doivent être traitées en priorité à court terme ?
- Où reste-t-il de la marge pour du travail supplémentaire ou de nouveaux clients ?
Vous utilisez ainsi le planificateur de capacité à la fois pour la planification à court terme et pour une estimation plus large de la charge de travail sur le mois, le trimestre ou l’année. À court terme, vous voyez ce qui demande de l’attention aujourd’hui, demain ou cette semaine. À plus long terme, vous repérez plus vite quand la charge augmente, où il reste de la marge et quelles échéances demandent un suivi supplémentaire.
À qui s’adresse le planificateur de capacité ?
Le planificateur de capacité est surtout utile pour les cabinets qui souhaitent suivre plus activement leur planification, leur charge de travail et leur avancement. Vous vous reconnaissez dans l’une de ces situations ?
- Vous suivez des dizaines ou des centaines de tâches récurrentes, comme les déclarations TVA, les comptes annuels ou les déclarations à l’impôt des sociétés, et vous voulez voir rapidement où en est chaque employé.
- Vous utilisez actuellement un outil externe en plus d’AdminPulse, comme Excel ou Office 365 Planner, pour suivre la planification et vous souhaitez centraliser ce suivi.
- Vous voulez voir plus rapidement quels employés risquent d’être surchargés, avant que cela ne devienne un problème.
- Vous voulez répartir la charge de travail plus consciemment au sein de votre équipe : non pas au feeling, mais sur la base de ce qui est réellement planifié.
- Vous voulez repérer plus tôt les périodes de pointe et pouvoir réagir à temps.
- Vous voulez mieux évaluer si votre cabinet peut accepter un nouveau client ou du travail supplémentaire.
Dans ces situations, le planificateur de capacité vous aide à moins travailler à l’instinct et à piloter davantage sur la base de ce qui est effectivement planifié.
Quels sont les grands volets ?
Le planificateur de capacité se compose de trois grands volets : gestion de la charge de travail, suivi de l’avancement et planification à court terme. Chaque volet utilise d’autres écrans pour analyser votre planification sous un angle différent.
Gestion de la charge de travail
Avec la gestion de la charge de travail, vous voyez combien de travail est planifié et comment ce travail est réparti entre les employés, les tâches, les relations et les périodes. Cela vous aide à vérifier si la planification est réaliste, où des points d’attention peuvent apparaître et où il reste éventuellement de la marge.
Les principaux écrans pour la gestion de la charge de travail sont :
- Capacité des employés : compare la charge de travail planifiée avec la capacité disponible par employé.
- Matrice des attributions par relation : montre comment les employés sont attribués par relation.
- Matrice des attributions par tâche : montre comment les tâches sont réparties entre les employés.
- Matrice de planification des tâches par relation : montre combien de temps est planifié par relation, réparti par modèle de tâche.
Suivi de l’avancement
Avec le suivi de l’avancement, vous suivez l’état d’avancement des tâches planifiées. Vous voyez donc non seulement que du travail est planifié, mais aussi quelles étapes sont déjà terminées et lesquelles doivent encore être réalisées.
Les principaux écrans pour le suivi de l’avancement sont :
- Aperçu des tâches : donne un aperçu des tâches et vous aide à les suivre, les filtrer et les gérer.
- Avancement des tâches par employé : montre où en sont les employés pour une tâche principale sélectionnée et les sous-tâches correspondantes.
C’est utile pour les tâches récurrentes comme les déclarations TVA, les comptes annuels ou d’autres missions dans lesquelles plusieurs sous-tâches doivent être suivies.
Planification à court terme
Avec la planification à court terme, vous traduisez la planification plus large en un aperçu hebdomadaire concret. Chaque employé voit ainsi ce qui est prévu aujourd’hui, demain ou plus tard dans la semaine.
L’écran principal pour cela est le Planificateur hebdomadaire. Cet écran vous permet de consulter les tâches et to-do par employé et, si vous disposez des droits nécessaires, de déplacer des tâches vers un autre jour.
Activation, abonnement et prix
Le planificateur de capacité est un module séparé dans AdminPulse et il est disponible sur demande. Les informations les plus récentes sur la disponibilité, le prix et les conditions d’abonnement se trouvent sur le site web d’AdminPulse.
Vous souhaitez utiliser le planificateur de capacité ? Indiquez votre intérêt via la page consacrée au planificateur de capacité.
Ensuite, nous accompagnons votre bureau lors de la mise en place du module. Nous examinons ensemble quelles données historiques sont déjà disponibles et comment les utiliser pour configurer le planificateur de capacité le plus efficacement possible.
💡 Bon à lire
Cet article fait partie de la série consacrée au planificateur de capacité. Utilisez les articles ci-dessous pour mieux comprendre le module étape par étape.
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Commencez ici
- Vous souhaitez d’abord obtenir un aperçu général du module ? Consultez : Planificateur de capacité dans AdminPulse : de l’approximation à la maîtrise.
- Vous souhaitez savoir quels paramètres, notions et bonnes habitudes sont importants pour obtenir des résultats fiables ? Consultez : Tirer le meilleur parti du planificateur de capacité : notions, configuration et conseils.
- Gestion de la charge de travail
- Suivi de l’avancement
- Planification à court terme
- Planificateur de capacité dans les écrans de tâches