Via l’écran Aperçu des planifications de facturation (Dossiers relations > Aperçu des planifications de facturation), vous voyez par relation (et mission) si une planification de facturation est défini, quel montant est appliqué et quel tableau des prix est utilisé. Vous pouvez rapidement consulter des planifications de facturation, effectuer des adaptations ciblées ou mettre en place ou remplacer des planifications de facturation en masse grâce aux actions globales.
Cet article vous explique comment utiliser cet écran, filtrer selon des situations spécifiques et effectuer efficacement des actions pour plusieurs relations en une seule fois.
💡Plus d’explications sur les différents types de planifications de facturation et comment les ajouter à une relation se trouvent ici : Planification de la facturation par relation : configuration, consultation et modification
💡Créer et gérer des calendriers de facturation ? Découvrez comment : Créer et gérer des calendriers de facturation
Rechercher et filtrer dans l’écran Aperçu des planifications de facturation
En haut de l’écran, vous disposez de nombreuses options de filtres pour retrouver rapidement des relations ou des planifications spécifiques.
💡 Combinez intelligemment les filtres pour créer des listes de relations sur lesquelles vous pouvez ensuite appliquer des actions globales.
Filtres standards dans l’Aperçu des planifications de facturation
- Relation : Recherchez et sélectionnez une relation spécifique.
- Type : Filtrer sur le type de relation (Une société, Entreprise individuelle ou Une personne).
- Calendriers de facturation : Filtrer par exemple sur “Avec planification de facturation”, "Avec planification de facturation inactive" “Pas de planification de facturation”, “Forfait”, “Régie”, “Avec "facturer à"”, etc.
Filtres supplémentaires sous 'Plus de filtres' dans l’Aperçu des planifications de facturation
Cliquez sur Plus de filtres pour utiliser des critères supplémentaires et affiner votre recherche. Les filtres disponibles sont :
- Types de collaborateur : Sélectionner le type de collaborateur lié à la relation (ex. responsable, partenaire, facturation, remplaçant).
- Comment facturer les enregistrements 'hors forfait' ? : filtrez sur la manière dont les enregistrements hors forfait sont facturés : selon le paramètre général, avec le forfait ou sur une facture séparée.
- Comment facturer les enregistrements 'hors l'acompte' ? : filtrez sur la manière dont les enregistrements hors acompte sont facturés : selon le paramètre général, avec l’acompte, sur le décompte ou sur une facture séparée.
- Date de début relation de - Date de début relation à : Filtrer les relations créées dans une période donnée.
- Fin de l’exercice comptable : Filtrer les relations en fonction de leur date de clôture de l’exercice.
- Groupes de relation : Limiter aux relations faisant partie d’un groupe défini.
- Modèle de mission : Filtrer selon le modèle de mission utilisé.
- Montant de / Montant à : Filtrer sur un montant minimum, maximum ou les deux.
- Périodicité TVA : Filtrer selon l’indication TVA de la relation (mensuel, trimestriel, …).
- Propres entreprises : Limiter l’aperçu aux relations d’une propre entreprise spécifique.
- Relations inactives : Inclure les relations actuellement inactives.
- Sélecteur de relations : Filtrez sur plusieurs relations spécifiques en les entrant une par une.
- Tableau des prix : Filtrer selon le tableau des prix appliqué (par exemple “Défaut” ou tableaux spécifiques).
- Tags (avec) : Rechercher des relations ayant certains tags. Vous pouvez filtrer selon “ET” ou “OU”.
- Tags (sans) : Rechercher des relations n’ayant pas certains tags.
Réinitialiser les filtres
Cliquez sur Réinitialiser les filtres pour supprimer tous les filtres actifs et afficher à nouveau l’aperçu complet.
Tableau récapitulatif dans l’Aperçu des planifications de facturation
Le tableau récapitulatif affiche, par relation et mission, la planification de facturation appliquée. Vous y voyez également les informations suivantes :
- Mission : La mission assignée, si applicable.
- Code d'identification unique : le code attribué automatiquement à la mission, composé du code APR du dossier relation et d’un numéro d’ordre.
- Calendrier de facturation : Le calendrier appliqué, “Pas de programmation de facturation” ou Facturé à — le cas échéant, la relation facturée.
- Montant : Le montant pour les planifications de type forfait ou acompte/décompte.
- Comment facturer les enregistrements 'hors forfait' ?
- Comment facturer les enregistrements 'hors provision' ?
- Tableau des prix : Le tableau tarifaire appliqué.
Vous ne voyez pas toutes les colonnes ? Cliquez sur Modifier les colonnes et cochez ou décochez les colonnes que vous souhaitez afficher ou masquer.
💡 Cliquez sur les titres de colonnes Relation, Mission ou Montant pour trier le tableau de manière ascendante ou descendante.
Actions dans l’écran Aperçu des planifications de facturation
Exporter vers Excel
Cliquez sur Exporter vers Excel pour télécharger l’aperçu des planifications au format Excel. Pratique pour traitement en interne, les rapports ou archivage.
Boutons d’action par ligne de planification
À la fin de chaque ligne du tableau figure un bouton d’action :
-
Ouvrir l’historique de facturation
: Consultez les montants déjà facturés et d’autres informations liées à la facturation pour cette relation.
Actions globales dans l’Aperçu des planifications de facturation
Vous souhaitez effectuer des actions sur la planification de facturation de plusieurs relations simultanément ? Les actions globales sont alors particulièrement adaptées. Elles vous permettent notamment de mettre en place des planifications de facturation en masse, d’adapter des montants, de modifier des collaborateurs ou d’informer vos clients.
Le choix de l’action globale dépend de ce que vous souhaitez faire : mettre en place une planification de facturation complète ou n’en adapter qu’un élément spécifique.
Comment appliquer une action globale ?
- Sélectionnez une ou plusieurs relations à l’aide de la case à cocher au début de la ligne ou en haut du tableau.
Dès qu’une relation est sélectionnée, le bouton des actions globales devient actif.
- Cliquez sur le bouton Action globale et choisissez l’action souhaitée.
Action globale : Ajout planification de facturation
Avec l’action globale Ajout planification de facturation, vous mettez en place en une seule fois de nouvelles planifications de facturation pour plusieurs relations, ou vous remplacez entièrement des planifications de facturation existantes.
Vous définissez à chaque fois une planification de facturation complète : le type de calendrier de facturation (comme forfait, acompte/décompte ou régie), la date de début, éventuellement un montant, un compte grand livre spécifique et la manière dont les planifications de facturation existantes sont traitées.
Quand utiliser 'Ajout planification de facturation' ?
Cette action globale est destinée aux situations dans lesquelles vous devez mettre en place ou réinitialiser des planifications de facturation, et non pour ajuster ponctuellement des éléments de planifications existantes.
- Lors du démarrage d’AdminPulse, lorsque de nombreuses relations n’ont pas encore de planification de facturation.
- Lors de la création de plusieurs nouvelles relations, par exemple dans le cadre d’un onboarding ou d’une migration.
- Lorsque vous souhaitez volontairement remplacer entièrement des planifications de facturation existantes pour un groupe de relations.
Action globale : Modifier le montant
L’action globale Modifier le montant vous permet de modifier en masse les montants forfaitaires ou acomptes. Pratique pour corriger, indexer ou harmoniser les montants.
👉 Explications complètes disponibles ici : FAQ - Comment modifier ou indexer des montants forfaitaires dans AdminPulse ?
Action globale : Modifier le tableau des prix
Grâce à Modifier le tableau des prix, vous pouvez modifier les tableaux des prix associés aux plannings de facturation, par relation ou mission. Vous pouvez aussi effacer celui d’une mission pour faire appliquer celui de la relation.
Utilisez Modifier le tableau des prix lorsque vous commencez à travailler avec un nouveau tableau des prix, que certains services ont été réévalués ou que vous souhaitez harmoniser vos structures tarifaires auprès de vos clients.
Action globale : Modifier collaborateur
L’action globale Modifier collaborateur vous permet de modifier en masse un type spécifique de collaborateur pour plusieurs relations ou missions. Dans le menu déroulant, vous indiquez le type de collaborateur que vous souhaitez modifier — comme le responsable, le collaborateur en facturation, le remplaçant, l’associé ou un autre type. Pour les missions, vous pouvez également indiquer qu’un collaborateur doit être supprimé, afin que celui configuré au niveau de la relation soit automatiquement repris.
Vous avez par ailleurs la possibilité d’appliquer ces modifications aux tâches existantes où ce collaborateur est actuellement assigné. Vous gérez ainsi aussi les responsables de tâches en une seule action.
Cette action globale est particulièrement utile lors de changements d’équipe internes, de redistribution de travail ou en cas de remplacement temporaire du personnel.
Action globale : Modifier champ
Modifiez en une seule fois le même champ pour plusieurs planifications de facturation sélectionnées. Vous modifiez ainsi rapidement un paramètre par mission, comme la Date de début, le Mode de paiement ou le Mode d’envoi de la facture.
- Dans le menu Actions globale, choisissez Modifier champ.
- Sélectionnez le champ que vous souhaitez modifier.
- Saisissez ou sélectionnez la nouvelle valeur.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Quels champs pouvez-vous modifier ?
Via l’action globale Modifier champ, vous pouvez modifier en une fois les champs suivants pour plusieurs planifications de facturation sélectionnées :
- Date de début
- Mode d’envoi de la facture
- Mode de paiement
- Modèle de détail de facture
- Modèle de facture
- Modèle de note de crédit
- Le type de détail de la facture
Action globale : Envoyer e-mail
Avec Envoyer e-mail, vous pouvez envoyer un message identique à plusieurs relations sélectionnées, en utilisant un modèle ou en saisissant votre propre texte.
Pratique pour informer rapidement vos clients de changements de méthode de facturation, d’ajustements de prix ou de communications importantes.
Action globale : Recréer les factures provisoires
L'action globale Recréer les factures provisoires vous permet de régénérer les factures provisoires précédemment supprimées, par calendrier de facturation. Vous sélectionnez vous-même quelle facture doit être recréée et avec quelle date de création.
Action globale : Exécuter la prochaine planification de facturation
Vous souhaitez facturer plus tôt ? Utilisez l’action globale Exécuter la prochaine planification de facturation. Cela crée immédiatement la prochaine facture provisoire pour une ou plusieurs relations.
Quand utiliser 'Exécuter la prochaine planification de facturation' ?
- Si vous voulez établir une facture plus tôt que prévu pour un client
- Avant une période de congé ou un week-end, pour préparer les factures à l’avance
- Pour répartir la charge de travail autour de la clôture mensuelle
👉 Attention : les enregistrements effectués après la génération ne sont pas repris automatiquement et doivent être ajoutés manuellement.
Action globale : Ajouter un tag à la relation
Avec l’action globale Ajouter un tag à la relation, vous ajoutez le même tag à plusieurs relations en une seule fois.
Filtrez d’abord les relations auxquelles vous souhaitez appliquer le label. Sélectionnez ensuite les relations souhaitées et choisissez l’action Ajouter un tag à la relation via Action globale.
Ce tag peut servir d’étape intermédiaire pour retrouver ou traiter facilement ces relations plus tard dans d’autres écrans d’AdminPulse.
Action globale : Effectuer la facturation par tâche
Lorsque vous utilisez la facturation par tâche, les factures provisoires sont normalement créées automatiquement pendant la nuit, après que vous avez finalisé la tâche. Si vous ne souhaitez pas attendre, utilisez l’action globale Effectuer la facturation par tâche pour créer immédiatement des factures provisoires pour les relations sélectionnées avec des tâches finalisées.
Filtrez d’abord les relations pour lesquelles vous souhaitez exécuter la facturation de tâche. Sélectionnez ensuite les relations souhaitées et choisissez l’action Effectuer la facturation par tâche via Action globale.
💡 Une facture provisoire basée sur la facturation par tâche a été supprimée par erreur ? Vous pouvez alors la recréer via l’action globale Recréer les factures provisoires.