Configuration du suivi des tâches - Modifier l'état des tâches après le téléchargement de documents

Avec les paramètres du suivi de tâche, vous déterminez les actions qu’AdminPulse exécute automatiquement lorsqu’un document est reconnu et, si nécessaire, lorsqu’il est également signé. Vous pouvez ainsi adapter automatiquement des tâches sans suivi manuel. 1. Comment fonctionne le suivi de tâche ? 2. Le lien entre le document et la tâche 3. Paramètres recommandés 4. Exemples Mettre une tâche sur accomplie après la lecture d’un accusé de réception TVA Mettre une déclaration Intracom sur non applicable Remplir le solde TVA

Comment fonctionne le suivi de tâche ?

Pour configurer le suivi de tâche correctement, il est important de comprendre comment la reconnaissance des documents et l’adaptation des tâches sont liées.

1. Événement déclencheur : il s’agit toujours de la reconnaissance d’un document ou de la lecture d’une donnée spécifique dans un document.
2. Le document doit être signé : cochez cette option si la (sous-)tâche ne peut changer de statut que lorsque le document est signé.
3. La tâche : vous déterminez le statut de quelle (sous-)tâche doit être adapté lorsque l’événement (1) se produit. Vous pouvez aussi choisir de ne pas modifier le statut. Si vous sélectionnez une sous-tâche, elle peut également être marquée comme « bloquée » ou « non applicable ».
4. La date de référence : une zone de recherche est définie sur la base de la date de référence du document reconnu.
   • Déclaration TVA et déclaration Intracom : la date de référence est le dernier jour de la période à laquelle le document se rapporte.
   • Listing TVA clients : la date de référence est le dernier jour de l’année civile à laquelle le listing se rapporte.
   • ISOC : la date de référence est le dernier jour de l’exercice auquel l’impôt se rapporte.
   • IPP : la date de référence est le dernier jour de la période imposable.
5. Début et fin de la zone de recherche : vous définissez la zone de recherche en fonction de la date de référence du document reconnu. AdminPulse recherche une tâche dont l’échéance se situe dans cette zone.
   
   Si la date du document est par exemple le 30/06 et que votre tâche peut avoir une échéance entre juin et août, indiquez « 30 » dans Début de la recherche (et pas « -30 »), et « 62 » dans Fin de la recherche.

Lorsqu’un fichier est téléchargé et reconnu automatiquement, AdminPulse recherche une tâche du type indiqué dans les paramètres du suivi de tâche.

Si une tâche est trouvée avec une échéance comprise dans la zone de recherche définie, AdminPulse adapte le statut de cette tâche.

👉 Points d’attention importants concernant le suivi de tâche

Remarque 1 : Un suivi de tâche est uniquement déclenché lorsqu’un document est reconnu automatiquement par AdminPulse. Si un type de document est attribué manuellement à un document, cela ne déclenche pas le suivi de tâche.

Remarque 2 : Si seule la tâche principale est sélectionnée et qu’aucune sous-tâche n’est choisie, le suivi de tâche adapte le statut de la tâche principale :

• Si la tâche principale est mise sur accomplie, alors toutes les sous-tâches qui doivent encore être exécutées sont également mises sur accomplie. Les sous-tâches ouvertes de type e-mail sont alors marquées comme non applicable.
• Si vous choisissez à faire ou en cours, alors seul le statut de la tâche principale est modifié. Les sous-tâches restent inchangées.

👉 Comment le suivi de tâche gère-t-il les statuts des tâches ?

Le suivi de tâche met automatiquement à jour le statut des tâches lorsque les conditions configurées sont remplies. Il tient compte du statut actuel de la (sous-)tâche.

Si une tâche principale ou une sous-tâche est déjà sur accomplie, non applicable ou non exécutée, le suivi de tâche ne modifiera pas ce statut lorsque vous téléchargerez un document ultérieurement.

Ce que le suivi de tâche peut faire :

• Faire passer une (sous-)tâche de à faire à en cours
• Faire passer une (sous-)tâche de à faire à accomplie
• Faire passer une (sous-)tâche de en cours à à faire
• Faire passer une (sous-)tâche de en cours à accomplie

Ce que le suivi de tâche ne peut pas faire :

• Remettre une (sous-)tâche déjà sur accomplie, non applicable ou non exécutée sur en cours
• Remettre une (sous-)tâche déjà sur accomplie, non applicable ou non exécutée sur à faire

👉 Si vous vous attendez à ce qu’une tâche redevienne active après le téléchargement d’un document, vérifiez d’abord qu’elle n’est pas déjà sur accomplie, non applicable ou non exécutée.

Le lien entre le document et la tâche

Lorsqu’un document est reconnu et qu’un paramètre de suivi de tâche est exécuté avec succès, le statut de la tâche est adapté.

Le document est lié à la tâche concernée.

Comme le document et la tâche sont liés, vous pouvez envoyer automatiquement le document au client depuis une tâche en ajoutant le type de document au modèle d’e-mail. Vous trouverez plus d’explications dans Ajouter annexe à l’e-mail de facturation.

Paramètres recommandés pour les suivis de tâche

La zone de recherche est importante. Elle doit être suffisamment grande pour que la bonne tâche soit trouvée. Si elle est trop grande, la tâche de la période suivante peut également être trouvée et modifiée.

Utilisez donc les recommandations ci-dessous comme point de départ :

	Début de la recherche par rapport à la date de référence	Fin de la recherche par rapport à la date de référence
Déclaration TVA : tout ce qui s’y rapporte	0	30
Listing TVA	0	350
Tous les autres	0	350

Ajouter un suivi de tâche

1. Allez dans Paramètres > Configuration du suivi de tâche.
2. Cliquez sur Ajouter.
3. Un écran s’affiche. Sélectionnez d’abord l’événement déclencheur en haut. Complétez ensuite les paramètres correspondants. Cliquez sur OK pour enregistrer le paramètre.
4. Cliquez sur OK. À partir de maintenant, l’action est exécutée automatiquement.

Exemples

Voici quelques exemples d’actions de suivi de tâche que vous pouvez configurer. Ces exemples sont basés sur les modèles de tâches fournis au démarrage. Comme les modèles de tâches peuvent être adaptés librement dans AdminPulse, vous devrez peut-être choisir d’autres tâches ou sous-tâches.

Mettre une tâche sur accomplie après la lecture d’un accusé de réception TVA

Pour marquer une tâche comme accomplie lorsqu’un accusé de réception TVA est lu, vous pouvez ajouter un paramètre comme ci-dessous.

1. Choisissez Déclaration TVA - accusé de réception identifié comme événement déclencheur, car cette action peut être exécutée pour chaque accusé de réception reconnu.
2. Choisissez la tâche principale, la sous-tâche et le nouveau statut. Dans ce cas, nous mettons la sous-tâche Déposer TVA de la tâche principale Déclaration TVA sur accomplie.
3. Début de la recherche par rapport à la date de référence : une tâche est recherchée à partir de la date de référence.
4. Fin de la recherche par rapport à la date de référence : une recherche est effectuée dans les 30 jours suivant la date de référence.

Si vous souhaitez modifier une autre sous-tâche, ajoutez un paramètre de suivi de tâche supplémentaire avec le même événement déclencheur.

Mettre une déclaration Intracom sur non applicable

AdminPulse peut déterminer, à partir des montants figurant dans les grilles de l’accusé de réception TVA, si une déclaration Intracom doit être déposée. Sur cette base, AdminPulse peut modifier le statut d’une tâche.

1. Pour les dossiers ne nécessitant pas de déclaration Intracom,
2. vous pouvez mettre la sous-tâche Déclaration Intracom sur accomplie,
3. et la marquer comme non applicable. De cette façon, vous voyez la différence avec les relations pour lesquelles la tâche a simplement été exécutée. Non applicable est indiqué en barrant le nom de la tâche.

Remplir le solde TVA

Ce paramètre permet de compléter automatiquement le champ du solde TVA avec le montant lu sur l’accusé de réception TVA. Pour cela, choisissez l’action de suivi de tâche Déclaration TVA - remplir le solde.