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Avec la configuration du suivi de tâche, vous pouvez faire en sorte que, lorsqu’un document est reconnu par AdminPulse et éventuellement signé, certaines actions soient exécutées automatiquement.
1. Général : comment fonctionne la configuration du suivi de tâche ? |
1. Général : comment fonctionne la configuration du suivi de tâche ?
Pour configurer le suivi de tâche correctement, il est important de comprendre comment il fonctionne.
- Événement déclencheur : il s’agit toujours de la reconnaissance d’un document, ou de la lecture d’une donnée spécifique dans un document.
- Le document doit être signé : cochez cette option si la (sous-)tâche ne peut changer de statut que lorsque le document est signé.
- La tâche : vous déterminez le statut de la (sous-)tâche qui doit être modifié lorsque l’événement (1) se produit. En plus, la (sous-)tâche peut être marquée comme « bloquée » ou « non applicable ». Vous pouvez aussi choisir de ne pas modifier le statut.
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La date de référence : la zone de recherche est définie sur la base de la date de référence du document reconnu.
- TVA et déclaration Intracom : la date de référence est le dernier jour de la période à laquelle le document se rapporte.
- Listing TVA clients : la date de référence est le dernier jour de l’année civile à laquelle le listing se rapporte.
- ISOC : la date de référence est le dernier jour de l’exercice auquel l’impôt se rapporte.
- IPP : la date de référence est le dernier jour de la période imposable.
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Début et fin de la zone de recherche : vous définissez la zone de recherche en fonction de la date de référence du document reconnu. AdminPulse recherche une tâche dont l’échéance se situe dans cette zone.
Si la date du document est par exemple le 30/06 et que votre tâche peut avoir une échéance entre juin et août, indiquez « 30 » dans Début de la recherche (et pas « -30 »), et « 62 » dans Fin de la recherche.
Ainsi, lorsqu’un document est téléversé et reconnu, AdminPulse recherche une tâche du type défini dans la configuration du suivi de tâche. Si une tâche est trouvée avec une échéance comprise dans la zone de recherche définie, le statut de cette tâche est modifié.
👉 Points d’attention importants concernant Taskflow
Remarque 1 : Un suivi de tâche est uniquement déclenché lorsqu’un document est reconnu automatiquement par AdminPulse. Si un type de document est attribué manuellement à un document, cela ne déclenche pas le suivi de tâche.
Remarque 2 : Si seule la tâche principale est sélectionnée et qu’aucune sous-tâche n’est définie, le suivi de tâche adaptera le statut de toutes les sous-tâches encore à exécuter selon le statut choisi.
👉 Comment le suivi de tâche gère-t-il les statuts des tâches ?
Le suivi de tâche met automatiquement à jour le statut des tâches lorsque les conditions configurées sont remplies. Il tient toujours compte du statut actuel de la (sous-)tâche.
Si une sous-tâche est déjà marquée comme accomplie ou non applicable, Taskflow ne modifiera pas ce statut lorsque vous téléverserez ultérieurement un document.
Ce que Taskflow peut faire :
- Faire passer une tâche de à faire à en cours
- Faire passer une tâche de à faire à accomplie
- Faire passer une tâche de en cours à à faire
- Faire passer une tâche de en cours à accomplie
Ce que Taskflow ne peut pas faire :
- Réactiver une tâche déjà marquée comme accomplie ou non applicable
- Replacer une tâche déjà marquée comme accomplie ou non applicable dans l’état à faire
👉 Si vous vous attendez à ce qu’une tâche redevienne active après le téléversement d’un document, vérifiez d’abord qu’elle n’est pas déjà marquée comme accomplie ou non applicable.
2. Le lien entre le document et la tâche
Quand AdminPulse reconnaît le document et que la configuration du suivi de tâche est exécutée avec succès, le statut de la tâche est modifié.
Le document est maintenant lié à la tâche en question :
Comme le document et la tâche sont liés, vous pouvez envoyer automatiquement le document d’une tâche au client par e-mail, en ajoutant le type de document au modèle d’e-mail. (Comment faire : ajouter annexe à l’e-mail de facturation)
3. Paramètres recommandés
La zone de recherche est très importante. Elle doit être suffisamment grande pour que la bonne tâche soit trouvée. Si elle est trop grande, la tâche de la période suivante pourrait être trouvée et modifiée.
Par conséquent, voici les recommandations suivantes :
| Début de la recherche par rapport à la date de référence | Fin de la recherche par rapport à la date de référence | |
| Déclaration TVA : tout ce qui s’y rapporte | 0 | 30 |
| Listing TVA | 0 | 350 |
| Tous les autres | 0 | 350 |
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Cliquez sur « Ajouter ». Un écran s’affiche. Sélectionnez d’abord l’événement déclencheur en haut, puis complétez les paramètres correspondants. Enfin, cliquez sur « OK » pour enregistrer le paramètre. À partir de maintenant, l’action sera exécutée automatiquement. |
4. Quelques exemples de suivis de tâche
Voici quelques exemples d’actions que vous pourriez configurer. Ces exemples sont basés sur les modèles de tâches fournis au démarrage. Comme les tâches dans AdminPulse peuvent être adaptées selon vos besoins, vous pourriez devoir choisir d’autres tâches ou sous-tâches.
4.1. Mettre une tâche à l’état « accomplie » après le téléversement d’un accusé de réception TVA
Pour marquer une tâche comme accomplie lorsqu’un accusé de réception TVA est téléversé, ajoutez les paramètres comme ci-dessous.
- Événement déclencheur : « Déclaration TVA - accusé de réception identifié », car cette action peut être effectuée pour tous les accusés de réception reconnus.
- Tâche principale, sous-tâche et nouveau statut. Dans ce cas, définissez la sous-tâche « Déposer TVA » de la tâche « Déclaration TVA » sur « Accomplie ».
- Début de la recherche par rapport à la date de référence : une tâche est recherchée à partir de la date de référence.
- Fin de la recherche par rapport à la date de référence : une recherche est effectuée dans les 30 jours suivant la date de référence.
Si vous souhaitez aussi modifier le statut d’une autre sous-tâche, ajoutez un autre paramètre avec le même événement déclencheur.
4.2. Définir la déclaration Intracom comme non applicable
AdminPulse peut déterminer, à partir des montants figurant dans les grilles des déclarations TVA, si une déclaration Intracom doit être déposée, et modifier le statut d’une tâche en conséquence.
- Pour les dossiers ne nécessitant pas de déclaration Intracom,
- mettez la sous-tâche « Déclaration Intracom » à « Accomplie »,
- et marquez-la comme non applicable. De cette façon, vous voyez la différence avec les relations pour lesquelles la tâche a simplement été exécutée. « Non applicable » est indiqué en barrant le nom de la tâche.
4.3. Remplir le solde TVA
Ce paramètre permet de compléter automatiquement le champ du solde TVA avec le montant lu sur la déclaration TVA.
Comme événement déclencheur, choisissez l’action « Déclaration TVA - remplir le solde ».